קבוצות Google לעסקים הוא שירות ליבה במסוף Google Admin שקובע איך אפשר להשתמש בקבוצות של הארגון באפליקציית המשתמש של קבוצות Google בכתובת groups.google.com.
אדמינים של קבוצות Google יכולים להשתמש ב-Groups for Business כדי:
- קובעת אם משתמשים יכולים לגשת לקבוצות של הארגון ב'קבוצות Google' (ההגדרה הזו תלויה בהפעלה או בהשבתה של השירות 'קבוצות לעסקים').
- אתם יכולים לקבוע איך הקבוצות שלכם ישמשו ב-Google Groups.
הערה: אם סופר-אדמין מפעיל את ההגדרה 'קבלת אישור ממספר משתמשים' לשיתוף קבוצות ב-Groups for Business, כל שינוי בהגדרות השיתוף יפעיל תהליך של קבלת אישור ממספר משתמשים. השינוי ייכנס לתוקף רק אחרי שהתהליך הזה יושלם. פרטים נוספים מופיעים במאמר קבלת אישור ממספר משתמשים לביצוע פעולות רגישות.
ההבדל בין הפעלה לבין השבתה של Groups for Business
כאשר Groups for Business מופעל
הקבוצות של הארגון שלכם יהיו זמינות בספרייה של קבוצות Google של המשתמשים – אפשר לגשת אליה דרך מרכז האפליקציות של המשתמשים 
כמו שמוצג כאן ובכתובת groups.google.com.- אדמינים יכולים לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות בארגון. אפשר גם להגדיר מדיניות ברמת הארגון לגבי גישה ועבודה בקבוצות.
- אתם ובעלים ומנהלים אחרים של קבוצות יכולים להפוך קבוצה לתיבת דואר משותפת, להגדיר כללי פרסום ופיקוח ולהוסיף תכונות אחרות בקבוצות Google.
- חברים עם ההרשאות המתאימות יכולים לגשת לקבוצות של הארגון בספרייה של Google Groups, לראות את השיחות בקבוצה ולפרסם בהן, ולבצע משימות אחרות.
כשההגדרה Groups for Business מושבתת
- הקבוצות של הארגון לא זמינות באפליקציית קבוצות Google של המשתמשים.
- אי אפשר לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות בארגון.
- אי אפשר להשתמש בתיבות דואר משותפות, לנהל שיחות או להוסיף תכונות אחרות.
- אדמינים עדיין יכולים ליצור קבוצות במסוף Admin שאפשר להשתמש בהן במגוון דרכים אחרות (ראו בהמשך).
הערה: כדי לראות או להסתיר קבוצות חיצוניות ב-Google, אפשר להשתמש בשירות הנוסף של קבוצות Google.
שלב 1: השוואה בין התכונות הזמינות
הנה תכונות שזמינות אם Groups for Business מופעלות או מושבתות:
| התכונה 'קבוצות' | השירות Groups for Business | |
|---|---|---|
| אפליקציית קבוצות Google (בכתובת groups.google.com) | מופעל | מושבת |
| זמינה במרכז האפליקציות של המשתמשים |
✔ | * |
| הצגת קבוצות ציבוריות וקבוצות חיצוניות אחרות | * | * |
| הצגת קבוצות פנימיות בארגון | ✔ | |
* זמין רק אם השירות הנוסף של קבוצות Google מופעל במסוף Admin
| איך אפשר להשתמש בקבוצות | ||
|---|---|---|
| רשימות של כתובות אימייל ורשימות תפוצה, שיתוף, הזמנות לפגישות ביומן | ✔ | ✔ |
| הגדרות לקבוצות משתמשים לשינוי הגדרות במסוף Admin | ✔ | ✔ |
| קהל היעד לשיתוף ב-Drive וב-Docs | ✔ | ✔ |
| תיבת דואר משותפת | ✔ | |
| שיחות קבוצתיות עם תכונות נוספות | ✔ | |
| מי יכול ליצור קבוצות? | ||
| אדמינים עם הרשאה לקבוצות | ✔ | ✔ |
| משתמשים פנימיים (אם ההגדרות מאפשרות זאת) | ✔ | |
| חיצוניים וציבוריים (אם ההגדרה מאפשרת) | ✔ | |
| אפשרויות לניהול חברות בקבוצה | ||
| איך מוסיפים משתתפים ישירות למרחב | ✔ | ✔ |
| ניהול חברים באופן דינמי, למשל לפי מחלקה | ✔ | ✔ |
| ניהול חברים בכמות גדולה באמצעות API או סנכרון עם שרת LDAP | ✔ | ✔ |
| הוספת משתמשים מחוץ לארגון לקבוצה | ✔ | ✔ |
| הזמנה של משתמשים להצטרף לקבוצה | ✔ | |
| אפשר לשלוח בקשות הצטרפות | ✔ |
שלב 2: איפה מנהלים את הקבוצות בארגון
אם משביתים את Groups for Business, אפשר לדלג על הקטע הזה. במקרה כזה, כל הניהול הפנימי של הקבוצות מתבצע במסוף Admin.
אם מפעילים את Groups for Business, אפשר לנהל את הקבוצות של הארגון במסוף Admin או באפליקציית Google Groups. בשני המקומות אפשר לנהל את אותן קבוצות, אבל יכול להיות שתצטרכו לעבור ממקום אחד למקום אחר כדי להשתמש בתכונה מסוימת.
בהמשך מפורטות הפעולות שאפשר לבצע בכל מקום.
- מסוף Admin – ברשימה קבוצות בדף הבית
(אלא אם צוין אחרת) - Google Groups – נפתח ממפעיל האפליקציות או בכתובת groups.google.com
| משימה לאדמין | מסוף Admin | קבוצות Google |
|---|---|---|
| יצירת קבוצות חדשות לשימושים האלה | ||
| רשימות תפוצה, שיתוף, הזמנות ליומן, דיונים עם מנחה | ✔ | ✔ |
| תיבת דואר משותפת | ✔ | ✔ |
| קהל היעד לשיתוף ב-Drive וב-Docs | * | |
| קבוצת הגדרות לשינוי הגדרות במסוף Admin | ✔ | |
| ניהול החברות בקבוצה | ||
| הוספה והסרה של חברים באופן ידני | ✔ | ✔ |
| ניהול חברות באופן דינמי, למשל לפי מחלקה | ✔ | |
| הקצאת תפקידי ברירת מחדל לחברים (בעלים, מנהל, חבר) | ✔ | ✔ |
| יצירה והקצאה של תפקידים בהתאמה אישית לקבוצה | ✔ | |
| צפייה בהגדרות הקבוצה וניהול שלהן | ||
| הצגת הקבוצות בארגון | ✔ | ✔ |
| עדכון השם או כתובת האימייל של קבוצה | ✔ | ✔ |
| מחיקת קבוצה | ✔ | ✔ |
| הוספה של הודעת פתיחה, תשובות אוטומטיות ועוד | ✔ | |
| הפיכת קבוצה לתיבת דואר משותפת | ✔ | |
| ניהול ובקרה של שיחות קבוצתיות | ✔ |
* קבוצות קהל היעד נמצאות בספרייה 
קהל היעד, ולא ברשימה הראשית של קבוצות Google