เริ่มต้นจัดการกลุ่มขององค์กร

หน้านี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบที่จัดการกลุ่มให้กับองค์กร หากคุณไม่ใช่ผู้ดูแลระบบและต้องการความช่วยเหลือในการจัดการกลุ่มของคุณเอง ให้ไปที่ศูนย์การเรียนรู้

Google Workspace ช่วยให้องค์กรใช้กลุ่มเพื่อสื่อสารและทำงานร่วมกันในทีมต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณยังใช้กลุ่มเพื่อกำหนดค่าฟีเจอร์และบริการให้กับกลุ่มผู้ใช้ต่างๆ ได้อีกด้วย

ต่อไปนี้คือวิธีเริ่มต้นใช้กลุ่มในองค์กร

ตั้งกลุ่มการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

สร้างอีเมลและรายชื่อการส่งอีเมล

เริ่มต้นใช้งานโดยสร้างกลุ่มสำหรับทีม แผนก หรือกลุ่มคนอื่นๆ ในองค์กร เมื่อมีกลุ่ม ผู้ใช้จะดำเนินการดังต่อไปนี้ได้

  • ส่งอีเมลถึงสมาชิกทุกคนในกลุ่ม
  • เชิญสมาชิกกลุ่มเข้าร่วมประชุม
  • แชร์เนื้อหากับสมาชิก ซึ่งได้แก่ เอกสาร เว็บไซต์ วิดีโอ และปฏิทิน

เริ่มต้นใช้งาน

ตั้งค่าแอป Google Groups ให้กับผู้ใช้

หากเปิดใช้บริการ Groups for Business ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ผู้ใช้จะเข้าถึงกลุ่มขององค์กรได้ในแอป Google Groups ซึ่งจะอยู่ในตัวเปิดแอป และที่ groups.google.com โดย Google Groups จะมีฟีเจอร์เพิ่มเติมสำหรับกลุ่ม (ดูด้านล่าง) และตามนโยบายที่คุณตั้งค่าไว้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ผู้ใช้จะได้รับอนุญาตให้สร้าง จัดการ และทำงานในกลุ่มได้หลายวิธี

เริ่มต้นใช้งาน

เพิ่มฟีเจอร์ให้กับกลุ่มโดยใช้ Google Groups

กล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกัน

หลังจากสร้างกลุ่มแล้ว เจ้าของและผู้จัดการกลุ่ม (รวมถึงผู้ดูแลระบบ) จะใช้แอป Google Groups เพื่อเปลี่ยนกลุ่มให้เป็นกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันได้ ในส่วนนี้ สมาชิกที่มีสิทธิ์จะมอบหมายการสนทนาให้กันได้ จากนั้นก็ติดตามสถานะของการตอบกลับได้

การจัดการสมาชิกและการสนทนาเพิ่มเติม

นอกจากนี้คุณยังใช้ Google Groups เพื่อเพิ่มฟีเจอร์ให้กับกลุ่มได้ เช่น ข้อความต้อนรับ การกลั่นกรองข้อความ การตอบกลับข้อความกลุ่มอัตโนมัติ และอื่นๆ อีกมากมายดังที่ระบุไว้ในหัวข้อต่อไปนี้

กลุ่มการกําหนดค่าเพื่อการใช้งานโดยผู้ดูแลระบบ

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถใช้กลุ่มเพื่อปรับแต่งการตั้งค่าสำหรับผู้ใช้แต่ละรายได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร โดยปกติแล้วคุณจะปรับแต่งการตั้งค่าโดยใช้หน่วยขององค์กร แต่องค์กรขนาดใหญ่อาจต้องทำการปรับแต่งเพิ่มเติมโดยใช้กลุ่ม

ผู้ดูแลระบบสามารถใช้กลุ่มเพื่อทำสิ่งต่อไปนี้ได้

ตัวเลือกสำหรับองค์กรขนาดใหญ่

ต่อไปนี้คือตัวเลือกสำหรับองค์กรที่มีกลุ่มขนาดใหญ่หรือมีกลุ่มจำนวนมาก

  • สร้างกลุ่มที่แนะนำสำหรับการแชร์ (กลุ่มเป้าหมาย)

    ช่วยให้ผู้ใช้แชร์สิ่งต่างๆ กับทีมที่เหมาะสมแทนที่จะแชร์กับทั้งองค์กร เช่น เพิ่มกลุ่มเป้าหมายลงในการตั้งค่าการแชร์ของผู้ใช้ เช่น ตัวเลือกการแชร์ "รับลิงก์" ในไดรฟ์

  • จัดการการเป็นสมาชิกโดยอัตโนมัติด้วยกลุ่มแบบไดนามิก

    สร้างกลุ่มที่เพิ่มหรือนำสมาชิกออกโดยอัตโนมัติตามการค้นหาการเป็นสมาชิกที่คุณสร้างขึ้น ซึ่งจะมีประโยชน์หากคนในองค์กรเปลี่ยนบทบาทหรือสถานที่บ่อยๆ คุณจึงจำเป็นต้องมีวิธีการแบบอัตโนมัติไว้เพื่ออัปเดตการเป็นสมาชิกกลุ่มอยู่เสมอ

  • ซิงค์กลุ่มด้วยเซิร์ฟเวอร์ LDAP หรือ Active Directory

    (ต้องใช้ทักษะของนักพัฒนาซอฟต์แวร์) ซิงค์กลุ่มเดิมกับ Google Workspace โดยใช้เครื่องมือที่ใช้ Directory API ของ Admin SDK ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้รวมถึง Google Cloud Directory Sync (GCDS) และเครื่องมือที่คุณสร้างขึ้นเอง

  • สร้างและจัดการกลุ่มโดยใช้ API

    (ต้องใช้ทักษะของนักพัฒนาซอฟต์แวร์) คุณจัดการการตั้งค่าและฟีเจอร์ของกลุ่มจำนวนมากได้แบบเป็นกลุ่มโดยใช้ API ที่เกี่ยวข้อง