ניתוח השימוש במרחבים בארגון באמצעות מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights). אם הארגון שלכם משתמש בציוד ל-Meet והפעלתם את התכונה 'זיהוי תפוסה', תקבלו תובנות נוספות לגבי השימוש בחדרים ובמכשירים. אפשר להשתמש במידע הזה לתכנון המרחב.
לפני שמתחילים
כדי להפיק את המקסימום ממרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights):
- יצירת מבנים, תכונות ומשאבים לתזמון ביומן
- מוודאים שהחדרים הם משאבים מובנים ביומן Google
- הקצאת יומנים למשאבים
- הפעלת זיהוי תפוסה בחדרים עם ציוד ל-Meet
- הגדרת קטגוריית החדר כמרחב לפגישות
- הגדרת אזור הזמן לכל חדר
מעבר למרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights)
כדי להציג את לוח הבקרה, צריכה להיות לכם הרשאת גישה ליומן של תובנות לגבי חדרי ישיבות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי
בניינים ומשאבים
מדדים לגבי תפוסת חדרים.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.
אפשר גם לחפש את מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) במסוף Admin.
מעקב אחר השימוש בפגישות וידאו
אפשר להשתמש במרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) כדי לבדוק את המדדים החשובים הבאים:
- מספר החדרים הפעילים ונקודות קצה אחרות של וידאו
- מספר דקות הצפייה בסרטונים בחודש
- מספר הפגישות בחודש
- מספר המשתתפים הממוצע בכל פגישה
- ניצול לפי חדר או סוג מכשיר
- השימוש בתכונות (כמו שיחות טלפון, שידורים חיים והקלטה)
הצגת נתוני השימוש בחדרים עם ציוד ל-Meet ובמכשירים
אם זיהוי תפוסה מופעל, תוכלו לעקוב אחרי השימוש בחדרים ובמכשירים לאורך זמן. הגרפים הבאים מוצגים רק אם בארגון שלכם משתמשים בציוד ל-Meet.
כדי לצמצם את התוצאות, משתמשים במסננים המהירים 'הצגה נוכחית' בחלק העליון.
- כל החדרים
- חדרים ללא ציוד ל-Meet
- חדרים עם ציוד ל-Meet
- חדרים עם ציוד ל-Meet שמופעל בו זיהוי תפוסה
התרשימים יעזרו לכם להבין איך נעשה שימוש בחדרים ובמכשירים.
הסבר על שימוש בחדרים ובמכשירים
שיעור ההזמנות הוא מספר השעות הממוצע שבהן החדרים הוזמנו חלקי 10 שעות עבודה ביום. החישוב מתייחס רק להזמנות בין 08:00 ל-18:00.
הגרפים של השימוש מבוססים על נתונים שנאספים מחדרים שבהם יש ציוד ל-Meet עם זיהוי תפוסה פעיל.
ההגדרות האלה יעזרו לכם להבין את הטבלאות הבאות:
- תפוסה גבוהה מדי – החדר היה תפוס בשיעור של יותר מ-100% מהתפוסה המוצהרת שלו.
- תפוסה רגילה – החדר היה תפוס ב-50% עד 100% מהקיבולת המוצהרת שלו.
- תפוסה נמוכה – החדר היה תפוס ב-1 עד 49% מהתפוסה המוצהרת שלו.
- לא מאוכלס – לא זוהה אף אחד בחדר.
- אין נתוני תפוסה – הציוד הנדרש לא נמצא בחדר או שהתכונה 'זיהוי תפוסה' מושבתת.
- תפוס – זוהה לפחות אדם אחד בחדר.
הצגת נתוני ההזמנות
מומלץ למצוא את חדרי הישיבות שבהם נעשה הכי הרבה שימוש ואת אלה שבהם נעשה הכי פחות שימוש, ולנתח את הנתונים שלהם כדי להפיק תובנות.
| מטרי | מה רואים בתרשים |
|---|---|
| שיעור הזמנות | אחוז שעות העבודה שבהן הוזמנו חדרים. |
| פיזור הזמנת חדרים | הזמן הממוצע שבו חדרים הוזמנו בכל יום. |
| שיעור הזמנות לפי השעה ביום | באיזו תדירות אנשים מזמינים חדרים בשעות שונות במהלך היום. |
| שיעור ההזמנות לפי קיבולת החדר | אחוז שעות העבודה שבהן הוזמנו חדרים בגדלים שונים. |
צפייה בנתוני השימוש בחדר
קביעה של סוגי החדרים שהמשתמשים מעדיפים לפגישות. לזהות מגמות ודפוסים. לדוגמה, יכול להיות שתשימו לב שקבוצות קטנות מזמינות חדרי ישיבות גדולים.
שיעור האישורים של הפגישות הוא מספר המוזמנים הממוצע שלא דחו את ההזמנה לפגישה, לחלק לקיבולת החדרים הכוללת. שיעור התפוסה הוא מספר האנשים הממוצע שנוכחותם אותרה בחדר באמצעות ציוד תומך, מחולק בקיבולת החדרים הכוללת.
| מטרי | מה רואים בתרשים |
|---|---|
| מדדי התפוסה בחדרים שהוזמנו | תפוסת החדר שהוזמן. |
| תפוסת חדרים שהוזמנו לאורך זמן | תפוסה של חדרים שהוזמנו בחדרים נבחרים. |
| מדדי התפוסה בחדרים שלא הוזמנו | תפוסה של חדר שלא הוזמן. |
| תפוסה בחדרים שלא הוזמנו לאורך זמן | תפוסה של חדרים נבחרים שלא הוזמנו. |
| אישורי פגישות לפי קיבולת החדר | איך נעשה שימוש בקיבולת החדר על סמך הזמנות לפגישות שאושרו. |
| שיעור התפוסה המשוער לפי קיבולת החדרים | נתוני תפוסה בפועל מחדרים שמופעל בהם זיהוי תפוסה שמבוסס על חומרה. |
| החדרים שבהם תדירות השימוש הכי גבוהה והכי נמוכה | החדרים שבהם תדירות השימוש הכי גבוהה והכי נמוכה. |
| המבנים שבהם תדירות השימוש הכי גבוהה והכי נמוכה | המבנים שבהם תדירות השימוש הכי גבוהה והכי נמוכה. |
צפייה בנתוני השימוש במכשיר
מידע על השימוש המצטבר במכשירים במהלך התקופה שנבחרה. אפשר להשתמש בנתונים האלה כדי לתכנן חדרים עתידיים.
| מטרי | מה רואים בתרשים |
|---|---|
| שימוש כולל במכשירים שהוזמנו | כמות הזמן שנעשה שימוש בציוד ל-Meet בחדרים. |
| שימוש במכשירים שהוזמנו לאורך זמן | האם נעשה שימוש בציוד ל-Meet ביום מסוים. |
| שימוש כולל במכשירים בחדרים שלא הוזמנו | הזמן הכולל שבו נעשה שימוש בציוד ל-Meet בחדרים שבהם הציוד מותקן אבל לא הוזמנו. |
| שימוש במכשירים שלא הוזמנו לאורך זמן | איך נעשה שימוש בציוד ל-Meet מדי יום בחדרים עם ציוד שלא הוזמנו. |
צפייה בתרשימים של שחרור חדרים
נתונים סטטיסטיים על שחרור חדרים לתקופת הזמן שנבחרה. ניתן לשנות את ההגדרות של שחרור חדרים כדי להפחית את מספר השעות ה"כלואות".
| מטרי | מה רואים בתרשים |
|---|---|
| שעת הפרסום | מספר השעות הכולל של הפגישות שהתכונה 'שחרור החדרים' אפשרה. |
| זמן של הזמנה חוזרת | מספר השעות ששוחררו והוזמנו לפגישות חדשות. |
| זמן תפוסה | שעות פגישה שלא נעשה בהן שימוש ולא ניתן היה לשחרר אותן. זה יכול לקרות אם התכונה 'מועד השחרור' לא מופעלת בחדר, או אם משתתף בפגישה נמצא בקבוצת המשתמשים שלא נכללים. |
שיטות מומלצות לבדיקת השימוש בפגישות
לנתח את מדדי הפגישה ולהגדיר יעדים לשיפור בתחומים שחשובים לכם:
- קבלת נתוני שימוש שעוזרים לקבוע אילו סוגים של חדרים ומכשירים המשתמשים מעדיפים לפגישות. כדי לקבל תובנות נוספות, אפשר לבדוק את סוגי הפגישות, למשל פגישות פנימיות לעומת פגישות חיצוניות.
- אפשר לבדוק נתונים מפגישות פעילות כדי לזהות מגמות ודפוסים שאפשר לנצל.
- כדאי לזהות את חדרי הישיבות שבהם נעשה הכי הרבה שימוש והכי מעט שימוש, ולנתח את הנתונים שלהם כדי לקבל תובנות. בדיקת השימוש בחדרים מאפשרת להחליט אם לפרוס מחדש מערכות שלא מנוצלות מספיק. בנוסף, תוכלו לזהות את הדפוסים שמספקים הצלחה בחדרים שבהם משתמשים הכי הרבה.
- בודקים את הנתונים של שיחות הווידאו בחברות אחרות בגודל שלכם, ומנסים להבין אם הם תואמים לדפוסים בארגון שלכם.
- המדד הכי טוב להשוואה בין הארגון שלכם לארגון אחר הוא מספר הדקות החודשי שמוקדש לפגישות בווידאו.
הערכה של בעיות טכניות
אם נתקלים בבעיות טכניות, כדאי לבדוק את הדברים הבאים:
- כיסוי Wi-Fi נמוך
- חומת אש, שרת proxy או VPN שההגדרה שלהם לא תקינה
- רוחב הפס של הרשת לא מספיק
- תוכנת לקוח מיושנת
הבעיות האלה נפוצות בעיקר כשמשתמשים מצטרפים לפגישות מהמכשיר האישי שלהם.
שימוש בכלי ניתוח אחרים של Meet
ב-Google Meet יש כמה כלים שבעזרתם אפשר לבדוק איך משתמשים בפגישות בארגון.