Как управлять Документами и другими приложениями-редакторами в организации

Статья предназначена для администраторов, которые управляют Диском и редакторами Документов для организации. Со сведениями об управлении собственными файлами можно ознакомиться в Центре обучения.

Как администратор Google Workspace, вы можете управлять тем, как сотрудники организации используют Google Документы, Формы, Таблицы, Сайты, Презентации, Keep и Vids, а также настраивать различные функции, например офлайн-доступ, просмотр действий с файлами и шаблоны.

Содержание

Как включить или отключить сервисы

По умолчанию Документы, Таблицы, Презентации и другие приложения включены для всех пользователей Google Workspace. Как администратор, вы можете включать и отключать приложения в организации.

Примечание. Чтобы использовать приложения, файлы которых хранятся на Диске, в том числе Документы, Формы, Таблицы, Сайты, Презентации и Vids, нужно включить сервис "Диск и Документы".

Ознакомьтесь с подробной информацией о том, как включать и отключать следующие приложения:

Выбор настроек доступа

Вы можете выбрать настройки доступа для файлов на Диске, в том числе созданных в Документах, Таблицах, Презентациях, Сайтах и других приложениях.

Изучите информацию о настройках доступа для следующих приложений:

Настройка офлайн-доступа

Вы можете разрешить или запретить сотрудникам организации включать офлайн-доступ к файлам Google Документов, Таблиц и Презентаций. По умолчанию это разрешение предоставлено, и пользователи могут настраивать офлайн-доступ для своих аккаунтов.

Как разрешить пользователям просматривать действия с файлами

Вы можете разрешить или запретить сотрудникам просматривать действия с файлами в организации на панели "История активности" в Google Документах, Таблицах и Презентациях. Из истории видно, кто и когда просматривал файлы.

Эти данные могут быть полезны при совместной работе. История активности для файла видна только тем, кто имеет права на его редактирование и находится в одном домене с его владельцем. Пользователи не могут просматривать историю активности файлов из внешних доменов.

Как управлять шаблонами и темами

Шаблоны и темы содержат контуры, изображения и другие элементы товарного знака, чтобы сотрудникам было проще создавать контент, соответствующий фирменному стилю компании. Как администратор, вы можете добавлять шаблоны и темы для Презентаций, Форм и Сайтов и управлять ими в консоли администратора.

Расширенные настройки

Расширенные настройки позволяют администраторам крупных организаций более точно контролировать приложения Google Workspace.

Как использовать подключенные таблицы

При работе с функцией подключенных таблиц, которая представляет собой коннектор данных, вы сможете просматривать, анализировать, представлять в наглядном виде и отправлять другим пользователям миллиарды строк данных из своих таблиц.

Управление приложениями

По умолчанию Документы, Таблицы, Презентации и другие приложения включены для всех пользователей Google Workspace. Как администратор, вы можете включать и отключать приложения в организации.

Примечание. Чтобы использовать приложения, файлы которых хранятся на Диске, в том числе Документы, Формы, Таблицы, Сайты, Презентации и Vids, нужно включить сервис "Диск и Документы".

Ознакомьтесь с подробной информацией о том, как включать и отключать следующие приложения:

Как использовать правила доверия для обмена файлами

Если в организации много сотрудников или в ней ведется работа с конфиденциальной информацией, вы можете использовать правила доверия, чтобы управлять доступом к файлам Google Документов, Таблиц и Презентаций.

URL изображений в файлах редакторов Документов

У каждого изображения, добавленного в файл редакторов Google Документов, например в Google Документы, Таблицы или Презентации, есть уникальный URL. Такие URL не предназначены для сотрудников организации. Они используются для размещения и показа изображений, а также для таких повседневных задач, как копирование и вставка. В них может быть указан другой домен Google, например googleusercontent.com.

Уникальные URL изображений создаются для каждого аккаунта Google с разрешением на предоставление доступа к файлу. Доступ к изображениям возможен по этим URL, пока у пользователя, который сгенерировал URL, есть доступ к файлу. URL изображений становятся недействительными, когда пользователь теряет доступ к файлу, например в случае изменения настроек доступа или удаления файла.

Вы можете встретить эти URL при изучении журналов трафика или просмотре модели DOM.