אישור או חסימה של התחלות מותאמות אישית ושלבים ב-Google Workspace

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard,‏ חבילת Teaching and Learning ו-Education Plus. החבילות שבהן אפשר להשתמש בתכונה הזו: Google AI Pro for Education. 

תכונה זו נמצאת בתצוגה מקדימה מוגבלת.

פעולות בהתאמה אישית ב-Google Workspace הן פעולות שנוצרו על ידי מפתחים בארגון שלכם או על ידי צדדים שלישיים. השלבים האלה יכולים לעזור למשתמשים שלכם לשפר את תהליכי העבודה שלהם עם המערכות הקיימות בארגון. עם זאת, משתמשים יכולים להוסיף משתנים לשלבים מותאמים אישית שיכולים לשתף את הנתונים של הארגון שלכם עם גורמים חיצוניים או עם מפתח השלב המותאם אישית (לדוגמה, בתוכן של הודעה ב-Gmail או ב-Chat, במסמך ב-Drive או בפרטי אירוע ביומן).

בדף הזה אנחנו מסבירים איך אתם יכולים לקבוע מי יכול להשתמש בשלבים מותאמים אישית ובשלבים מותאמים אישית שלא פורסמו (גרסת בדיקה), וגם אילו שלבים מותאמים אישית יהיו זמינים.

מידע על שלבים מותאמים אישית ורכיבי הפעלה מותאמים אישית שלא פורסמו

לפני שמתחילים ושלבים בהתאמה אישית מתפרסמים ב-Google Workspace Marketplace, הם נבדקים ומופעלים מפריסת בדיקה. כל משתמש ששיתפתם איתו את Google Apps Script יכול גם להתקין את גרסת הבדיקה של האפליקציה. מידע נוסף על בדיקה וניפוי באגים בתוספים ל-Workspace

אתם יכולים לקבוע אם המשתמשים שלכם יוכלו להשתמש בשלבים מותאמים אישית שלא פורסמו. הגבלת הגישה מאפשרת למנוע מהמשתמשים ליצור מחדש שלבים חסומים, או לבחור מי יכול להשתמש בשלבים מותאמים אישית ולבדוק אותם.

בחירת המשתמשים שיוכלו להשתמש בהודעות פתיחה ושלבים בהתאמה אישית ולבדוק אותם

אתם יכולים לאפשר למשתמשים שלכם לבדוק שלבים בהתאמה אישית שלא פורסמו ב-Google Workspace Marketplace. אתם יכולים גם להגביל את המשתמשים רק לשלבים שפורסמו וקיבלו אישור שלכם, או להגביל את השימוש בשלבים מותאמים אישית לחלוטין. הגבלת הגישה מאפשרת למנוע מהמשתמשים ליצור מחדש שלב חסום ולהשתמש בפריסת בדיקה כדי לעקוף את ההגדרה הזו.

לפני שמפרסמים שלבים ושלבים ראשוניים בהתאמה אישית, בודקים ומתקינים אותם מאותה פריסת בדיקה. כל משתמש ששיתפתם איתו את Google Apps Script יכול גם להתקין את גרסת הבדיקה של האפליקציה. מידע נוסף על בדיקה וניפוי באגים בתוספים של Workspace

לפני שמתחילים: אם זה רלוונטי, קוראים את המאמר בנושא איך מחילים הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Workspace Studio.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הגדרות של שלבים מותאמים אישית.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם). איך עושים את זה הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. בוחרים אפשרות:

    • מושבת – הגדרת ברירת המחדל. רצפי פעולות לא יכללו שלבים מותאמים אישית. רצפי פעולות שכללו בעבר שלבים מותאמים אישית לא יפעלו יותר.

    • מופעל – רצפי פעולות יכולים לכלול שלבים מותאמים אישית שפורסמו וקיבלו אישור שלכם.

      מסמנים את התיבה לאפשר לכלול שלבים מותאמים אישית שלא פורסמו (בדיקה) כדי לאפשר למשתמשים לבדוק שלבים מותאמים אישית שלא פורסמו ולשתף אותם עם אחרים.

      כדי להגדיר דרישות לאישור, אפשר לעיין במאמר בנושא דרישת אישור לתהליכי עבודה.

      הערה: הגדרות הגישה לנתונים חלות על שלבים שלא פורסמו, אבל אי אפשר לנהל את השלבים האלה ב-Google Workspace Marketplace.

  5. לוחצים על שמירה.

ניהול הזמינות של שלבים מותאמים אישית

כשמאשרים שימוש בשלבים ובנקודות התחלה מותאמים אישית, אפשר לקבוע אילו נקודות התחלה ושלבים יהיו זמינים לשימוש בתהליכים, ולאילו נתונים תהיה להם גישה.

התקנה של שלבים ושל תבניות התחלה בהתאמה אישית מתבצעת דרך Google Workspace Marketplace. הניהול שלהן מתבצע כמו של כל תוסף ל-Google Workspace שפורסם ב-Marketplace. אתם יכולים: