Как разрешить или заблокировать пользовательские условия и шаги Google Workspace

Эта функция доступна в версиях Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, дополнение Teaching and Learning и Education Plus. Эта функция доступна в дополнении Google AI Pro for Education.

Эта функция доступна в ограниченной предварительной версии.

Специальные шаги Google Workspace – это шаги, созданные разработчиками в вашей организации или сторонними лицами. Эти действия помогут пользователям настроить потоки так, чтобы они лучше работали с существующими системами организации. Однако пользователи могут добавлять переменные в пользовательские шаги, которые могут передавать данные организации внешним сторонам или разработчику пользовательского шага (например, в содержимом сообщения Gmail или Chat, документа на Диске или информации о мероприятии из Календаря).

На этой странице рассказывается, как управлять доступом к специальным шагам и их неопубликованным (тестовым) версиям, а также какие специальные шаги доступны.

Неопубликованные специальные триггеры и шаги

Прежде чем опубликовать собственные стартеры и шаги в Google Workspace Marketplace, их тестируют и устанавливают из тестовой версии. Любой пользователь, с которым был предоставлен доступ к скрипту Google Apps Script, также может установить тестовую версию приложения. Подробнее о тестировании и отладке дополнений Workspace…

Вы можете разрешить или запретить пользователям применять неопубликованные специальные шаги. Ограничив доступ, вы можете запретить пользователям воссоздавать заблокированные шаги или выбрать, кто может использовать и тестировать собственные шаги.

Укажите, кто может использовать и тестировать специальные фразы и шаги

Вы можете разрешить пользователям тестировать специальные шаги, которые ещё не опубликованы в Google Workspace Marketplace. Вы также можете разрешить пользователям использовать только опубликованные шаги, которые вы одобрили, или полностью запретить использование специальных шагов. Ограничив доступ, вы можете предотвратить повторное создание заблокированного шага и использование тестового развертывания для обхода этой настройки.

До публикации специальные стартеры и шаги тестируются и устанавливаются из одного и того же тестового развертывания. Любой пользователь, которому предоставлен доступ к скрипту Google Apps Script, также может установить тестовую версию приложения. Подробнее о тестировании и отладке дополнений Workspace…

Подготовка. При необходимости узнайте, как применить параметр к подразделению или группе.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Workspace Studio.

    У вас должно быть право администратора "Настройки сервисов".

  2. Нажмите Настройки специальных шагов.
  3. Чтобы применить параметр только к некоторым пользователям, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (более сложный вариант). Показать, как это сделать Настройки группы переопределяют значения для организационных подразделений. Подробнее…

  4. Выберите нужный вариант:

    • Отключено – настройка по умолчанию. В процессах нельзя применять специальные шаги. Все процессы, в которых ранее использовались такие шаги, перестанут работать.

    • Включено. В процессах можно использовать опубликованные специальные шаги, разрешенные вами.

      Установите флажок Разрешить неопубликованные (тестовые) специальные шаги, чтобы пользователи могли тестировать неопубликованные специальные шаги и делиться ими с другими.

      Чтобы настроить требования к одобрению, ознакомьтесь с разделом Как настроить обязательное одобрение для потоков.

      Примечание. Настройки доступа к данным применяются к неопубликованным шагам, но управлять ими в Google Workspace Marketplace нельзя.

  5. Нажмите Сохранить.

Как управлять доступностью специальных шагов

Если вы разрешите использование специальных условий и шагов, то сможете управлять тем, какие из них будут доступны в процессах и к каким данным они смогут получать доступ.

Собственные стартеры и шаги устанавливаются через Google Workspace Marketplace. Управление этими действиями осуществляется так же, как и любыми дополнениями Google Workspace, опубликованными в Marketplace. Вы можете: