Как разрешить или заблокировать пользовательские условия и шаги Google Workspace

Эта функция доступна в версиях Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning add-on и Education Plus. Эта функция доступна в дополнении Google AI Pro for Education.

Эта функция находится на стадии ограниченного предварительного просмотра.

Специальные шаги Google Workspace – это шаги, созданные разработчиками в вашей организации или сторонними лицами. Эти шаги могут помочь потокам ваших пользователей лучше работать с существующими системами вашей организации. Однако пользователи могут добавлять переменные в пользовательские шаги, которые могут передавать данные вашей организации внешним пользователям или разработчику пользовательского шага (например, в содержимом сообщения Gmail или Chat, документе на Диске или информации о мероприятии из Календаря).

На этой странице объясняется, как вы можете управлять тем, кто может использовать специальные шаги и неопубликованные (тестовые) специальные шаги, а также какие специальные шаги доступны.

О неопубликованных специальных условиях и шагах

Прежде чем опубликовать собственные стартовые условия и шаги в Google Workspace Marketplace, их нужно протестировать и установить из тестового развертывания. Любой пользователь, которому предоставлен доступ к Google Apps Script, также может установить тестовую версию приложения. Подробнее о тестировании и отладке дополнений Workspace…

Вы можете разрешить или запретить пользователям применять неопубликованные специальные шаги. Ограничив доступ, вы можете запретить пользователям повторно создавать заблокированные шаги или выбрать, кто может использовать и тестировать пользовательские шаги.

Как выбрать, кто может использовать и тестировать собственные условия запуска и действия

Вы можете разрешить пользователям тестировать собственные действия, которые не были опубликованы в Google Workspace Marketplace. Вы также можете ограничить доступ пользователей только к разрешенным вами опубликованным шагам или полностью запретить использование пользовательских шагов. Это не позволит пользователям воссоздать заблокированный шаг и использовать тестовое развертывание, чтобы обойти эту настройку.

Перед публикацией специальные условия и действия тестируются и устанавливаются из одного и того же тестового развертывания. Любой пользователь, у которого есть доступ к Google Apps Script, также может установить тестовую версию приложения. Подробнее о тестировании и отладке дополнений Workspace…

Подготовка. При необходимости узнайте, как применить параметр к отделу или группе.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Workspace Studio.

    У вас должно быть право администратора "Настройки сервисов".

  2. Нажмите Настройки собственных шагов.
  3. Если вы хотите применить параметр только к части пользователей, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (более сложный вариант). Показать Настройки группы переопределяют значения для организационных подразделений. Подробнее…

  4. Выберите нужный вариант:

    • Отключено – значение по умолчанию. В процессах нельзя применять специальные шаги. Все процессы, в которых ранее использовались такие шаги, перестанут работать.

    • Включено – в процессах можно использовать опубликованные специальные шаги, разрешенные вами.

      Установите флажок Разрешить неопубликованные (тестовые) специальные шаги, чтобы разрешить пользователям тестировать неопубликованные специальные шаги и делиться ими с другими.

      Подробнее о том, как настроить требования к одобрению…

      Примечание. Настройки доступа к данным применяются к неопубликованным шагам, но вы не можете управлять этими шагами в Google Workspace Marketplace.

  5. Нажмите Сохранить.

Как управлять доступом к специальным шагам

Если вы разрешите специальные условия и шаги, то сможете управлять тем, какие из них будут доступны для использования в процессах и к каким данным у них будет доступ.

Собственные условия запуска и шаги устанавливаются через Google Workspace Marketplace. Управление этими действиями осуществляется так же, как и любыми дополнениями Google Workspace, опубликованными в Marketplace. Вы можете: