Permitir ou bloquear inicializadores e etapas personalizadas do Google Workspace

Edições que oferecem suporte a este recurso: Business Starter, Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, complemento Teaching and Learning e Education Plus. Complementos compatíveis com esse recurso: Google AI Pro for Education. 

Esse recurso está em visualização limitada.

As etapas personalizadas do Google Workspace são criadas por desenvolvedores da sua organização ou terceiros. Essas etapas podem ajudar os fluxos dos usuários a funcionar melhor com os sistemas atuais da sua organização. No entanto, os usuários podem adicionar variáveis a etapas personalizadas que podem compartilhar os dados da sua organização externamente ou com o desenvolvedor da etapa personalizada (por exemplo, no conteúdo de uma mensagem de chat do Gmail ou do Chat, em um documento no Drive ou em informações de eventos do Agenda).

Nesta página, explicamos como controlar quem pode usar as etapas personalizadas e as etapas personalizadas não publicadas (versão de teste), além de quais etapas personalizadas estão disponíveis.

Sobre ativações e etapas personalizadas não publicadas

Antes de serem publicados no Google Workspace Marketplace, os inicializadores e as etapas personalizados são testados e instalados em uma implantação de teste. Qualquer usuário com quem o Google Apps Script for compartilhado também poderá instalar a versão de teste do app. Saiba mais sobre como testar e depurar complementos do Workspace.

Você pode controlar se os usuários podem usar etapas personalizadas não publicadas. Ao limitar o acesso, você pode impedir que os usuários recriem etapas bloqueadas ou escolher quem pode usar e testar etapas personalizadas.

Escolha quem pode usar e testar ativações e etapas personalizadas

Você pode permitir que os usuários testem etapas personalizadas que não foram publicadas no Google Workspace Marketplace. Também é possível limitar os usuários apenas às etapas publicadas que você permitiu ou restringir completamente o uso de etapas personalizadas. Ao limitar o acesso, você pode impedir que os usuários recriem uma etapa bloqueada e usem uma implantação de teste para contornar essa configuração.

Antes de serem publicados, os inicializadores e as etapas personalizados são testados e instalados na mesma implantação de teste. Qualquer usuário com quem o Google Apps Script é compartilhado também pode instalar a versão de teste do app. Saiba mais sobre como testar e depurar complementos do Workspace.

Antes de começar: se necessário, veja como atribuir a configuração a um departamento ou grupo.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Configurações de etapas personalizadas.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral. Mostre como As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Escolha uma opção:

    • Desativado: é a configuração padrão. Os fluxos não podem usar etapas personalizadas. Caso usem esse tipo de etapa, os fluxos não vão mais funcionar.

    • Ativado: os fluxos podem usar as etapas personalizadas publicadas que você permitir.

      Marque a caixa Permitir etapas personalizadas não publicadas (teste) para que os usuários possam testar etapas personalizadas não publicadas e compartilhá-las com outras pessoas.

      Para configurar os requisitos de aprovação, consulte Exigir aprovação para fluxos.

      Observação: as configurações de acesso aos dados se aplicam às etapas não publicadas, mas não é possível gerenciar essas etapas no Google Workspace Marketplace.

  5. Clique em Salvar.

Gerenciar a disponibilidade de etapas personalizadas

Ao permitir ativações e etapas personalizadas, você pode gerenciar quais delas estão disponíveis para uso em fluxos e quais dados elas podem acessar.

As etapas e os acionadores personalizados são instalados pelo Google Workspace Marketplace. Você gerencia essas etapas como qualquer complemento do Google Workspace publicado no Marketplace. Você pode: