Aan de slag: Installatiehandleiding voor Workspace Studio voor beheerders

Met Google Workspace Studio kunnen gebruikers 'flows' maken die routinetaken automatiseren in Google Workspace-apps, waaronder Gmail, Drive en Chat, en services van derden. Gebruikers met toegang tot Gemini kunnen flows maken door te beschrijven wat ze willen doen.

Flows kunnen namens gebruikers handelen, bijvoorbeeld door conceptmails te maken, bestanden te maken en te updaten en taken te maken. Slecht ingestelde flows kunnen onbedoeld gegevens bewerken of verwijderen of overmatig veel meldingen sturen. Beheerders kunnen deze risico's beheren via beleid en monitoring.

In deze handleiding vind je best practices voor beheerders om Workspace Studio te configureren, te ondersteunen en te beheren, zodat de productiviteit wordt gemaximaliseerd terwijl de beveiliging en controle behouden blijven.

Stap 1. Workspace Studio instellen voor je organisatie

Voordat u gebruikers Workspace Studio laat gebruiken, raden we u aan de toegang en beveiligingsmaatregelen te configureren om te zorgen dat flows zich gedragen zoals verwacht en gegevens beveiligd blijven.

1. Toegang tot Studio beheren

  • De instelling vinden: Beheerdersconsole en dan Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Workspace Studio.
  • Actie: Controleer of de Servicestatus is ingesteld op AAN voor de juiste organisatie-eenheden en groepen.
  • Aanbeveling: Maak een onderliggende organisatie-eenheid waarvoor de toegang tot Studio uitstaat. Zo kunt u een gebruiker snel naar deze eenheid verplaatsen om een flow te stoppen waarvan deze gebruiker de eigenaar is.

Meer informatie: Google Workspace Studio aan- of uitzetten voor uw organisatie

2. Toegang tot Studio-functies beheren

U kunt bepalen of gebruikers Gemini kunnen gebruiken om flows te maken, AI-gestuurde stappen in hun flows kunnen gebruiken, stappen voor andere Workspace-services kunnen gebruiken en integraties of aangepaste stappen kunnen gebruiken.

Aanbevelingen:

  • Gebruikers die toegang hebben tot Gemini voor Google Workspace toestaan Gemini-functies te gebruiken in Studio.
  • Gebruikers toestaan stappen te gebruiken voor Workspace-services waartoe ze toegang hebben. Blokkeer alleen stappen voor een service als er een risico op misbruik is.
  • Gebruik de toelatingslijst van de Google Workspace Marketplace om te bepalen welke integraties en gepubliceerde aangepaste stappen gebruikers kunnen gebruiken.

Uitgebreide instructies: De toegang tot stappen en starters in Workspace Studio beheren

3. Beheren wie flows kan delen

Als u toestaat dat mensen flows intern delen met anderen, kunnen ze nuttige flows delen die de algehele productiviteit verhogen en tijd besparen voor anderen die dezelfde flows niet opnieuw hoeven te maken.

  • Hoe delen werkt: Als een gebruiker een proces deelt, klikt de ontvanger op een link om een kopie van het proces te krijgen. De kopie bevat de instellingen van de eigenaar, zoals de tekst die deze heeft ingevoerd, e-mailadressen en links naar bestanden in Drive. De ontvanger krijgt geen toegang tot de privégegevens van de eigenaar, zoals e-mails of Drive-bestanden, maar alleen tot de content waartoe die al toegang heeft.
  • De instelling vinden: Beheerdersconsole en dan Apps en dan Google Workspace en dan Workspace Studio en dan Instellingen voor delen.
  • Aanbeveling: Sta delen toe voor vertrouwde organisatie-eenheden en groepen, zodat ze gestandaardiseerde flowtemplates kunnen distribueren.

Meer informatie: Mensen toestaan flows te delen in Workspace Studio

4. Meldingen instellen

U kunt activiteitsregels maken zodat u een melding krijgt over specifieke Studio-activiteit, zoals:

  • Melding voor hoge frequentie: Spoor flows op die misschien in een lus zitten of overmatig worden uitgevoerd.

    • Voorwaarde: Maak een regel voor gebeurtenissen in het logboek Regels waarbij de gebeurtenis Uitvoering starten is.
    • Drempelwaarde: Stel de regel zo in dat er een melding wordt gestuurd als het aantal hoger is dan 100 in 1 uur.
    • Actie: Stuur een e-mail naar alle beheerders.

  • Melding over AI-gebruik: Controleer het gebruik van generatieve AI in automatiseringen.

Meer informatie: Activiteitsmeldingen instellen voor Workspace Studio

Stap 2. Uw gebruikers ondersteuning bieden

Help uw gebruikers flows te maken, limieten te begrijpen en problemen met hun flows op te lossen.

1. Aan de slag

2. Inzicht in limieten

Workspace Studio hanteert de volgende limieten:

  • Limiet voor flows: Gebruikers kunnen maximaal 25 flows maken, inclusief actieve en gestopte flows.
  • Stappenlimiet: Een flow kan maximaal 20 stappen hebben.
  • Gmail-starter: Er kunnen maximaal 25 actieve flows worden gestart vanuit nieuwe e-mails.
  • Dagelijkse uitvoeringen: Er geldt een dagelijkse limiet voor het totale aantal procesuitvoeringen per gebruiker. Als een gebruiker deze limiet bereikt, worden alle flows onderbroken tot de volgende cyclus van 24 uur. Gedurende die tijd starten flows geen nieuwe uitvoeringen.

Meer informatie: Meer informatie over de limieten van Google Workspace Studio

3. Veelvoorkomende problemen oplossen

Maak uzelf vertrouwd met de meestvoorkomende problemen die gebruikers kunnen tegenkomen in Workspace Studio.

Stap 3. Studio-activiteit controleren en beheren

Je hebt krachtige tools om de flowactiviteit te onderzoeken en te beheren.

1. Activiteit onderzoeken

Gebruik de controle- en onderzoekstool of de tool voor beveiligingsonderzoek om te controleren wat flows hebben gedaan.

  • Gegevensbron: Selecteer Gebeurtenissen in het logboek Regels.
  • Filters: Je kunt onder andere filteren op Handelende gebruiker (e-mailadres van gebruiker), Proces-ID, Gebeurtenis en Stapnaam.
  • Use case: De eigenaar vinden van een flow die meerdere keren per minuut een Vraag het Gemini-stap uitvoert.

Meer informatie: Gebeurtenissen in het logboek Workspace Studio

2. Een flow stoppen

Als een flow onregelmatig werkt, kun je deze stoppen. Je hebt een paar opties:

  • Optie 1: De gebruiker stopt de opname. Vraag de gebruiker de flow uit te zetten of de instellingen ervan te bewerken.
  • Optie 2: Support stopt de automatische verlenging
    1. Gebruik een onderzoekstool om de proces-ID van het problematische proces te achterhalen.
    2. Neem contact op met Google Workspace-support en geef de proces-ID door om het proces te stoppen.
  • Optie 3: Noodstop
    1. Verplaats de gebruiker naar een organisatie-eenheid waarvoor de toegang tot Studio uitstaat.
    2. Hierdoor worden alle flows voor die gebruiker onmiddellijk gestopt.

Meer informatie: Een Workspace Studio-flow stoppen als beheerder