Kom igång: Konfigurationsguide för Workspace Studio för administratörer

Med Google Workspace Studio kan användarna skapa flöden som automatiserar rutinuppgifter i Google Workspace-appar, som Gmail, Drive och Chat, samt i tjänster från tredje part. Användare med åtkomst till Gemini kan skapa flöden genom att beskriva vad de vill göra.

Flöden kan agera åt användarna, till exempel skriva e-postutkast, skapa och uppdatera filer, skapa uppgifter med mera. Felaktigt konfigurerade flöden kan oavsiktligt redigera eller radera data eller skicka för många aviseringar. Administratörer kan hantera dessa risker genom policyer och övervakning.

I den här guiden finns rekommenderade metoder för administratörer som vill konfigurera, stödja och hantera Workspace Studio för att maximera produktiviteten och samtidigt behålla säkerheten och kontrollen.

Steg 1. Konfigurera Workspace Studio för organisationen

Innan du låter användarna använda Workspace Studio rekommenderar vi att du konfigurerar åtkomst och skydd för att säkerställa att flödena fungerar som förväntat och att datan förblir säker.

1. Hantera åtkomst till Studio

  • Hitta inställningen: Administratörskonsol följt av Meny följt av Appar följt av Google Workspace följt av Workspace Studio.
  • Åtgärd: Kontrollera att Tjänststatus är inställd på PÅ för lämpliga organisationsenheter och grupper.
  • Rekommendation: Skapa en underordnad organisationsenhet som har åtkomst till Studio inaktiverad. På så sätt kan du snabbt flytta en användare till den för att stoppa ett flöde som hen äger.

Läs mer: Aktivera eller inaktivera Google Workspace Studio för organisationen

2. Hantera åtkomst till Studio-funktioner

Du kan styra om användarna kan använda Gemini för att skapa flöden, använda AI-baserade steg i sina flöden, använda steg för andra Workspace-tjänster och använda integreringar eller anpassade steg.

Rekommendationer:

  • Tillåt att användare som har åtkomst till Gemini for Google Workspace använder Gemini-funktioner i Studio.
  • Tillåt att användare använder steg för Workspace-tjänster som de har åtkomst till. Blockera bara steg för en tjänst om det finns risk för otillåten användning.
  • Använd godkännandelistan för Google Workspace Marketplace för att styra vilka integreringar och publicerade anpassade steg som användarna kan använda.

Detaljerade anvisningar: Hantera åtkomst till steg och utlösare i Workspace Studio

3. Hantera vem som kan dela flöden

När du låter personer dela flöden med andra internt kan de dela användbara flöden som ökar den totala produktiviteten och sparar tid för andra som inte behöver återskapa samma flöden.

  • Så här fungerar delning: När en användare delar ett flöde klickar mottagaren på en länk för att få en kopia av flödet. Kopian innehåller ägarens inställningar, till exempel text som hen har angett, e-postadresser och länkar till filer på Drive. Mottagaren får inte åtkomst till ägarens privata data, som e-postmeddelanden eller Drive-filer, utan bara till innehåll som hen redan har åtkomst till.
  • Hitta inställningen: Administratörskonsol följt av Appar följt av Google Workspace följt av Workspace Studio följt av Delningsinställningar.
  • Rekommendation: Tillåt delning för betrodda organisationsenheter och grupper så att de kan distribuera standardiserade flödesmallar.

Läs mer: Tillåta att personer delar flöden i Workspace Studio

4. Ställa in aviseringar

Du kan skapa aktivitetsregler så att du aviseras om specifik Studio-aktivitet, till exempel

  • Varning om hög frekvens: Identifiera flöden som kan köras i en slinga eller köras för ofta.

    • Villkor: Skapa en regel för regellogghändelser där händelsen är Starta körning.
    • Gräns: Ange att regeln ska varna om antalet överstiger 100 på en timme.
    • Åtgärd: Skicka ett e-postmeddelande till alla administratörer.

  • Varning om AI-användning: Övervaka användningen av generativ AI i automatiseringar.

    • Villkor: Skapa en regel där Stegnamn innehåller Fråga Gemini och eventuellt andra AI-baserade steg. En lista över alla tillgängliga steg finns i Guide till utlösare och steg i Workspace Studio.
    • Åtgärd: Skicka en avisering till den avancerade administratören.

Läs mer: Konfigurera aktivitetsvarningar för Workspace Studio

Steg 2. Ge användarna stöd

Hjälp användarna att skapa flöden, förstå gränser och felsöka sina flöden.

1. Komma igång

2. Förstå gränser

Workspace Studio tillämpar följande gränser:

  • Flödesgräns: Användarna kan skapa högst 25 flöden, inklusive aktiva och stoppade.
  • Steggräns: Ett flöde kan ha högst 20 steg.
  • Gmail-startare: Högst 25 aktiva flöden kan startas från nya e-postmeddelanden.
  • Dagliga körningar: Det finns en daglig gräns för det totala antalet flödeskörningar per användare. Om en användare når den här gränsen pausas alla flöden till nästa 24-timmarscykel. Under den tiden startar inte flöden nya körningar.

Läs mer: Läs mer om gränser för Google Workspace Studio

3. Felsöka vanliga problem

Bekanta dig med de vanligaste problemen som användare kan stöta på med Workspace Studio.

Steg 3. Övervaka och hantera Studio-aktivitet

Du har tillgång till kraftfulla verktyg för att undersöka och styra flödesaktivitet.

1. Undersöka aktivitet

Använd gransknings- och utredningsverktyget eller verktyget för säkerhetsutredningar för att granska vad flöden har gjort.

  • Datakälla: Välj Regellogghändelser.
  • Filter: Du kan filtrera efter Aktör (användarens e-postadress), Flödes-id, Händelse, Stegnamn med mera.
  • Användningsfall: Hitta ägaren till ett flöde som kör ett Fråga Gemini-steg flera gånger i minuten.

Läs mer: Logghändelser för Workspace Studio

2. Stoppa ett flöde

Om ett flöde inte fungerar som det ska kan du stoppa det. Du har några alternativ:

  • Alternativ 1 – användaren stoppar den. Be användaren att inaktivera flödet eller redigera konfigurationen.
  • Alternativ 2 – supporten stoppar den
    1. Använd ett undersökningsverktyg för att hämta flödes-id:t för det problematiska flödet.
    2. Kontakta support för Google Workspace och ange flödes-id:t för att stoppa det.
  • Alternativ 3 – nödstopp
    1. Flytta användaren till en organisationsenhet som har åtkomst till Studio inaktiverad.
    2. Detta stoppar alla flöden för användaren omedelbart.

Läs mer: Stoppa ett Workspace Studio-flöde som administratör