Erste Schritte: Workspace Studio-Einrichtungsanleitung für Administratoren

Mit Google Workspace Studio können Nutzer „Flows“ erstellen, mit denen Routineaufgaben in Google Workspace-Apps wie Gmail, Drive und Chat sowie in Drittanbieterdiensten automatisiert werden. Nutzer mit Zugriff auf Gemini können Flows erstellen, indem sie beschreiben, was sie tun möchten.

Flows können im Namen von Nutzern Aktionen ausführen, z. B. E-Mails verfassen, Dateien erstellen und aktualisieren oder Aufgaben erstellen. Schlecht konfigurierte Abläufe können unbeabsichtigt Daten bearbeiten oder löschen oder übermäßige Benachrichtigungen senden. Administratoren können diese Risiken durch Richtlinien und Monitoring verwalten.

In diesem Leitfaden finden Administratoren Best Practices für die Konfiguration, Unterstützung und Verwaltung von Workspace Studio, um die Produktivität zu maximieren und gleichzeitig Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten.

Schritt 1: Workspace Studio für Ihre Organisation einrichten

Bevor Sie Nutzern die Verwendung von Workspace Studio erlauben, sollten Sie den Zugriff und die Schutzmaßnahmen konfigurieren, damit Flows wie erwartet funktionieren und Daten sicher bleiben.

1. Zugriff auf YouTube Studio verwalten

  • Einstellung aufrufen:Admin-Konsole und dann Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio.
  • Maßnahme:Prüfen Sie, ob der Dienststatus für die entsprechenden Organisationseinheiten und Gruppen auf EIN gesetzt ist.
  • Empfehlung: Erstellen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit, für die der Zugriff auf Studio deaktiviert ist. So können Sie einen Nutzer schnell dorthin verschieben, um einen Flow zu beenden, dessen Inhaber er ist.

Weitere Informationen: Google Workspace Studio für Ihre Organisation aktivieren oder deaktivieren

2. Zugriff auf Studio-Funktionen verwalten

Sie können festlegen, ob Nutzer Gemini verwenden dürfen, um Flows zu erstellen, KI-basierte Schritte in ihren Flows verwenden dürfen, Schritte für andere Workspace-Dienste verwenden dürfen und Integrationen oder benutzerdefinierte Schritte verwenden dürfen.

Empfehlungen:

  • Nutzern mit Zugriff auf Gemini für Google Workspace erlauben, Gemini-Funktionen in Studio zu verwenden.
  • Nutzern erlauben, Schritte für Workspace-Dienste zu verwenden, auf die sie zugreifen können. Blockieren Sie Schritte für einen Dienst nur, wenn ein Missbrauchsrisiko besteht.
  • Mit der Zulassungsliste für Google Workspace Marketplace können Sie festlegen, welche Integrationen und veröffentlichten benutzerdefinierten Schritte Nutzer verwenden können.

Ausführliche Anleitung: Zugriff auf Schritte und Auslöser in Workspace Studio verwalten

3. Festlegen, wer Flows freigeben darf

Wenn Sie Nutzern erlauben, Flows intern für andere freizugeben, können sie nützliche Flows teilen, die die allgemeine Produktivität steigern und anderen Zeit sparen, da sie die gleichen Flows nicht neu erstellen müssen.

  • So funktioniert die Freigabe:Wenn ein Nutzer einen Ablauf freigibt, klickt der Empfänger auf einen Link, um eine Kopie des Ablaufs zu erhalten. Die Kopie enthält die Einstellungen des Inhabers, z. B. eingegebenen Text, E‑Mail-Adressen und Links zu Dateien in Drive. Der Empfänger erhält keinen Zugriff auf die privaten Daten des Eigentümers, z. B. E‑Mails oder Drive-Dateien, sondern nur auf die Inhalte, auf die er bereits zugreifen kann.
  • Einstellung aufrufen:Admin-Konsole und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio und dann Freigabeeinstellungen.
  • Empfehlung:Lassen Sie die Freigabe für vertrauenswürdige Organisationseinheiten und Gruppen zu, damit diese standardisierte Flow-Vorlagen verteilen können.

Weitere Informationen: Nutzern das Teilen von Flows in Workspace Studio ermöglichen

4. Benachrichtigungen einrichten

Du kannst Aktivitätsregeln erstellen, um dich über bestimmte Studio-Aktivitäten benachrichtigen zu lassen, z. B.:

  • Benachrichtigung mit hoher Häufigkeit:Flows, die möglicherweise in einer Schleife laufen oder zu oft ausgeführt werden, werden erkannt.

    • Bedingung: Erstellen Sie eine Regel für Ereignisse im Regelprotokoll, bei der das Ereignis Lauf starten ist.
    • Schwellenwert: Legen Sie fest, dass eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wenn die Anzahl innerhalb von 1 Stunde den Wert 100 überschreitet.
    • Aktion: E‑Mail an alle Administratoren senden.

  • Benachrichtigung zur KI-Nutzung:Überwachen Sie die Verwendung von generativer KI in automatisierten Abläufen.

    • Bedingung: Erstellen Sie eine Regel, in der Schrittname „Gemini fragen“ und optional andere KI-basierte Schritte enthält. Eine Liste aller verfügbaren Schritte finden Sie im Leitfaden zu Auslösern und Schritten in Workspace Studio.
    • Aktion: Eine Benachrichtigung an den Super Admin senden.

Informationen zum Einrichten von Aktivitätsbenachrichtigungen für Workspace Studio

Schritt 2: Nutzer unterstützen

Unterstützen Sie Ihre Nutzer beim Erstellen von Flows, beim Nachvollziehen von Einschränkungen und bei der Fehlerbehebung.

1. Erste Schritte

  • Weisen Sie Nutzer darauf hin, dass sie unter studio.workspace.google.com ihren ersten Flow erstellen können.
  • Weisen Sie Nutzer darauf hin, dass sie in der Workspace Studio-Hilfe Anleitungen zum Erstellen von Flows und zum Verwenden von Schritten finden.

2. Informationen zu Limits

Für Workspace Studio gelten die folgenden Limits:

  • Flow-Limit:Nutzer können maximal 25 Flows erstellen, einschließlich aktiver und angehaltener Flows.
  • Schrittlimit:Ein Flow kann maximal 20 Schritte umfassen.
  • Gmail-Auslöser:Maximal 25 aktive Flows können durch neue E‑Mails gestartet werden.
  • Tägliche Ausführungen:Es gibt ein tägliches Limit für die Gesamtzahl der Flow-Ausführungen pro Nutzer. Wenn ein Nutzer dieses Limit erreicht, werden alle Abläufe bis zum nächsten 24-Stunden-Zyklus pausiert. In dieser Zeit werden keine neuen Ausführungen von Flows gestartet.

Weitere Informationen zu den Limits für Google Workspace Studio

3. Häufige Probleme beheben

Machen Sie sich mit den häufigsten Problemen vertraut, die Nutzer mit Workspace Studio haben können.

Schritt 3: Studio-Aktivitäten überwachen und verwalten

Sie haben leistungsstarke Tools zur Verfügung, mit denen Sie Flow-Aktivitäten untersuchen und steuern können.

1. Aktivitäten untersuchen

Mit dem Audit- und Prüftool oder dem Sicherheitsprüftool können Sie prüfen, was in den Flows passiert ist.

  • Datenquelle:Wählen Sie Ereignisse im Regelprotokoll aus.
  • Filter:Sie können nach Akteur (E-Mail-Adresse des Nutzers), Ablauf-ID, Ereignis, Schrittname und weiteren Kriterien filtern.
  • Anwendungsfall:Den Inhaber eines Flows finden, in dem der Schritt „Frag Gemini“ mehrmals pro Minute ausgeführt wird.

Weitere Informationen zu Workspace Studio-Protokollereignissen

2. Flow beenden

Wenn sich ein Flow unregelmäßig verhält, können Sie ihn stoppen. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Option 1: Nutzer beendet die Wiedergabe. Bitte den Nutzer, den Ablauf zu deaktivieren oder die Einrichtung zu bearbeiten.
  • Option 2: Support stoppt die Übertragung
    1. Verwenden Sie ein Untersuchungstool, um die Ablauf-ID des problematischen Ablaufs zu ermitteln.
    2. Wenden Sie sich an den Google Workspace-Support und geben Sie die Flow-ID an, damit der Flow beendet werden kann.
  • Option 3: Not-Aus
    1. Verschieben Sie den Nutzer in eine Organisationseinheit, für die der Zugriff auf Studio deaktiviert ist.
    2. Dadurch werden alle Abläufe für diesen Nutzer sofort beendet.

Workspace Studio-Flow als Administrator beenden