Начало работы: руководство по настройке Workspace Studio для администраторов

Google Workspace Studio позволяет пользователям создавать рабочие процессы, которые автоматизируют рутинные задачи в приложениях Google Workspace, включая Gmail, Диск и Chat, а также сторонние сервисы. Пользователи с доступом к Gemini могут создавать цепочки действий, описывая, что они хотят сделать.

Потоки могут действовать от имени пользователей, составляя черновики писем, создавая и обновляя файлы, создавая задачи и т. д. Неправильно настроенные процессы могут случайно изменить или удалить данные, а также отправлять слишком много уведомлений. Администраторы могут управлять этими рисками с помощью правил и мониторинга.

В этом руководстве приведены рекомендации для администраторов по настройке, поддержке и управлению Workspace Studio, которые помогут повысить продуктивность, сохранив при этом безопасность и контроль.

Шаг 1. Как настроить Workspace Studio для организации

Прежде чем разрешить пользователям использовать Workspace Studio, рекомендуем настроить доступ и ограничения, чтобы рабочие процессы выполнялись должным образом, а данные оставались в безопасности.

1. Как управлять доступом к Творческой студии

  • Как найти настройку. В консоли администратора > нажмите на значок меню > "Приложения" > Google Workspace > Workspace Studio.
  • Действие. Убедитесь, что для нужных организационных подразделений и групп параметр Статус сервиса имеет значение ВКЛ.
  • Рекомендация. Создайте дочернее организационное подразделение с отключенным доступом к Studio. Это позволит быстро перемещать в него пользователей, чтобы останавливать принадлежащие им процессы.

Подробнее о том, как включить или отключить Google Workspace Studio для организации…

2. Как управлять доступом к функциям Творческой студии

Вы можете указать, могут ли пользователи создавать процессы с помощью Gemini, использовать в них шаги на основе ИИ, шаги для других сервисов Workspace, а также интеграции или специальные шаги.

Рекомендации

  • Разрешить пользователям с доступом к Gemini для Google Workspace использовать функции Gemini в Studio.
  • Разрешить пользователям использовать шаги для сервисов Workspace, к которым у них есть доступ. Блокируйте шаги для сервиса, только если есть риск злоупотребления.
  • Используйте белый список Google Workspace Marketplace, чтобы указать, какие интеграции и опубликованные пользовательские шаги могут использовать сотрудники.

Подробные инструкции: Как управлять доступом к шагам и условиям в Workspace Studio

3. Как управлять разрешениями на публикацию

Когда вы разрешаете пользователям делиться потоками с другими сотрудниками, они могут делиться полезными потоками, которые повышают общую производительность и экономят время других пользователей, которым не нужно воссоздавать те же потоки.

  • Как работает предоставление доступа. Когда пользователь делится цепочкой, получатель нажимает на ссылку, чтобы получить копию цепочки. В копии сохранены настройки владельца, например введенный текст, адреса электронной почты и ссылки на файлы на Диске. Получатель не получит доступ к личным данным владельца, например к его письмам или файлам на Диске. Он сможет просматривать только те материалы, к которым у него уже есть доступ.
  • Как найти настройку. В консоли администратора > выберите "Приложения" > Google Workspace > Workspace Studio > "Настройки доступа".
  • Рекомендация. Разрешите общий доступ для доверенных организационных подразделений и групп, чтобы они могли распространять стандартные шаблоны процессов.

Подробнее о том, как разрешить пользователям делиться потоками в Workspace Studio…

4. Как настроить оповещения

Вы можете создать правила для оповещений о различных действиях в Творческой студии, например:

  • Частые оповещения. Обнаруживает процессы, которые могут выполняться циклически или слишком часто.

    • Условие: создайте правило для событий журнала правил, в которых событие – Начать выполнение.
    • Пороговое значение: задайте правило, чтобы получать оповещения, если количество превышает 100 за 1 час.
    • Действие: отправить электронное письмо всем администраторам.

  • Оповещение об использовании ИИ. Отслеживайте использование генеративного искусственного интеллекта при автоматизации.

    • Условие: создайте правило, в котором Название шага содержит "Спросите у Gemini", а также другие шаги на основе ИИ (необязательно). Список всех доступных шагов приведен в руководстве по условиям и шагам в Workspace Studio.
    • Действие: отправить уведомление суперадминистратору.

Подробнее о том, как настроить оповещения о событиях для Workspace Studio…

Шаг 2. Организуйте поддержку пользователей

Помогите пользователям создавать процессы, понять ограничения и устранять неполадки в процессах.

1. Начало работы

  • Пользователи могут создать свой первый процесс на странице studio.workspace.google.com.
  • Порекомендуйте пользователям ознакомиться с Справочным центром Workspace Studio, где можно найти руководства по созданию процессов и использованию шагов.

2. Ограничения

В Workspace Studio действуют следующие ограничения:

  • Ограничение на количество потоков. Пользователи могут создавать не более 25 потоков, включая активные и остановленные.
  • Ограничение на количество шагов. В одном потоке может быть не более 20 шагов.
  • Условие Gmail. Не более 25 активных процессов могут запускаться при получении новых писем.
  • Ежедневные запуски. Для каждого пользователя действует суточное ограничение на общее количество запусков потоков. Если пользователь достигнет этого лимита, все цепочки будут приостановлены до следующего 24-часового цикла. В этот период процессы не запускаются.

Подробнее об ограничениях Google Workspace Studio…

3. Устранение распространенных неполадок

Ознакомьтесь с распространенными проблемами, с которыми пользователи могут столкнуться при работе с Workspace Studio.

Шаг 3. Как отслеживать действия в Творческой студии и управлять ими

У вас есть мощные инструменты для анализа и управления переходами.

1. Как проверить действия

Используйте инструмент "Аудит и анализ" или инструмент "Анализ безопасности", чтобы посмотреть, что сделали потоки.

  • Источник данных. Выберите События журнала правил.
  • Фильтры. Вы можете отфильтровать данные по исполнителю (адресу электронной почты пользователя), идентификатору процесса, событию, названию шага и другим параметрам.
  • Пример использования. Найдите владельца потока, который запускает шаг "Спросить Gemini" несколько раз в минуту.

Подробнее о событиях журнала Workspace Studio…

2. Как остановить процесс

Если поток работает некорректно, его можно остановить. Вот несколько вариантов:

  • Вариант 1. Пользователь останавливает воспроизведение. Попросите пользователя отключить поток или изменить его настройки.
  • Вариант 2. Отмена подписки службой поддержки
    1. С помощью инструмента анализа найдите идентификатор потока, в котором возникла проблема.
    2. Обратитесь в службу поддержки Google Workspace и сообщите идентификатор потока, чтобы его остановили.
  • Вариант 3. Экстренная остановка
    1. Переместите пользователя в организационное подразделение, для которого доступ к Творческой студии отключен.
    2. Это немедленно остановит все процессы для этого пользователя.

Подробнее о том, как администратор может остановить процесс Workspace Studio…