Google Workspace Studio memungkinkan pengguna membuat "alur" yang mengotomatiskan tugas kerja rutin di berbagai aplikasi Google Workspace, termasuk Gmail, Drive, dan Chat, serta layanan pihak ketiga. Pengguna yang memiliki akses ke Gemini dapat membuat alur dengan menjelaskan hal yang ingin mereka lakukan.
Alur kerja dapat bertindak atas nama pengguna, membuat draf email, membuat dan memperbarui file, membuat tugas, dan lainnya. Alur yang dikonfigurasi dengan buruk dapat mengedit atau menghapus data secara tidak sengaja, atau mengirim notifikasi berlebihan. Administrator dapat mengelola risiko ini melalui kebijakan dan pemantauan.
Panduan ini memberikan praktik terbaik bagi administrator untuk mengonfigurasi, mendukung, dan mengelola Workspace Studio guna memaksimalkan produktivitas sekaligus menjaga keamanan dan kontrol.
Langkah 1. Menyiapkan Workspace Studio untuk organisasi Anda
Sebelum mengizinkan pengguna menggunakan Workspace Studio, sebaiknya konfigurasikan akses dan batasan untuk memastikan alur berperilaku seperti yang diharapkan dan data tetap aman.
1. Mengelola akses ke Studio
- Temukan setelan: Konsol Admin
Menu Aplikasi Google Workspace Workspace Studio. - Tindakan: Pastikan Status layanan ditetapkan ke AKTIF untuk unit organisasi dan grup yang sesuai.
- Rekomendasi: Buat unit organisasi turunan yang aksesnya ke Studio dinonaktifkan. Dengan begitu, Anda dapat memindahkan pengguna ke unit organisasi tersebut dengan cepat untuk menghentikan alur yang mereka miliki.
Pelajari lebih lanjut: Mengaktifkan atau menonaktifkan Google Workspace Studio untuk organisasi Anda
2. Mengelola akses ke fitur Studio
Anda dapat mengontrol apakah pengguna dapat menggunakan Gemini untuk membuat alur, menggunakan langkah-langkah yang didukung AI dalam alur mereka, menggunakan langkah-langkah untuk layanan Workspace lainnya, dan menggunakan integrasi atau langkah kustom.
Rekomendasi:
- Izinkan pengguna yang memiliki akses ke Gemini untuk Google Workspace menggunakan fitur Gemini di Studio.
- Mengizinkan pengguna menggunakan langkah-langkah untuk layanan Workspace yang dapat mereka akses. Hanya blokir langkah-langkah untuk layanan jika ada risiko penyalahgunaan.
- Gunakan daftar yang diizinkan Google Workspace Marketplace untuk mengontrol integrasi dan langkah kustom yang dipublikasikan yang dapat digunakan pengguna.
Petunjuk mendetail: Mengelola akses ke langkah-langkah dan alat bantu awal di Workspace Studio
3. Mengelola siapa yang dapat membagikan alur
Jika Anda mengizinkan pengguna saling berbagi alur secara internal, mereka dapat membagikan alur yang berguna untuk meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan menghemat waktu bagi orang lain yang tidak perlu membuat ulang alur yang sama.
- Cara kerja berbagi: Saat pengguna membagikan alur, penerima mengklik link untuk mendapatkan salinan alur. Salinan tersebut mencakup penyiapan pemilik, seperti teks yang dimasukkan, alamat email, dan link ke file di Drive. Penerima tidak mendapatkan akses ke data pribadi pemilik, seperti email atau file Drive, hanya konten yang sudah dapat mereka akses.
- Temukan setelan: Konsol Admin Aplikasi Google Workspace Workspace Studio Setelan berbagi.
- Rekomendasi: Izinkan berbagi untuk unit organisasi dan grup tepercaya agar mereka dapat mendistribusikan template alur standar.
Pelajari lebih lanjut: Mengizinkan pengguna berbagi alur di Workspace Studio
4. Menyiapkan pemberitahuan
Anda dapat membuat aturan aktivitas agar mendapatkan notifikasi saat ada aktivitas Studio tertentu, seperti:
Pemberitahuan frekuensi tinggi: Mendeteksi alur yang mungkin berulang atau berjalan secara berlebihan.
- Kondisi: Buat aturan untuk Peristiwa log aturan dengan peristiwa Mulai jalankan.
- Nilai minimum: Tetapkan aturan untuk memberi tahu jika jumlahnya melebihi 100 dalam 1 jam.
- Tindakan: Mengirim email ke semua admin.
Notifikasi penggunaan AI: Memantau penggunaan AI generatif dalam otomatisasi.
- Kondisi: Buat aturan dengan Nama langkah berisi "Minta Gemini", dan jika perlu, langkah-langkah lain yang didukung AI. Untuk mengetahui daftar semua langkah yang tersedia, lihat Panduan untuk Pemicu & Langkah di Workspace Studio.
- Tindakan: Mengirim notifikasi ke Admin Super.
Pelajari caranya: Menyiapkan notifikasi aktivitas untuk Workspace Studio
Langkah 2. Mendukung pengguna
Bantu pengguna Anda membuat alur, memahami batasan, dan memecahkan masalah alur mereka.
1. Memulai
- Arahkan pengguna ke studio.workspace.google.com untuk membuat alur pertama mereka.
- Dorong pengguna untuk membaca Pusat Bantuan Workspace Studio guna mendapatkan tutorial tentang cara membuat alur dan menggunakan langkah.
2. Memahami batasan
Workspace Studio menerapkan batas berikut:
- batas alur: Pengguna dapat membuat maksimum 25 alur, termasuk yang aktif dan dihentikan.
- Batas langkah: Alur dapat memiliki maksimum 20 langkah.
- Pemicu Gmail: Tidak lebih dari 25 alur kerja aktif yang dapat dimulai dari email baru.
- Operasi harian: Ada batas harian untuk total operasi alur per pengguna. Jika pengguna mencapai batas ini, semua alur akan dijeda hingga siklus 24 jam berikutnya. Selama waktu tersebut, alur tidak memulai operasi baru.
Pelajari lebih lanjut: Mempelajari batasan Google Workspace Studio
3. Memecahkan masalah umum
Pahami masalah umum yang mungkin dialami pengguna saat menggunakan Workspace Studio.
- Panduan admin: Memecahkan masalah Workspace Studio untuk pengguna Anda
- Bantuan pengguna: Memecahkan masalah terkait alur
Langkah 3. Memantau dan mengelola aktivitas Studio
Anda memiliki alat yang andal untuk menyelidiki dan mengontrol aktivitas alur.
1. Memeriksa aktivitas
Gunakan alat audit dan investigasi atau alat investigasi keamanan untuk meninjau tindakan yang telah dilakukan alur.
- Sumber data: Pilih Peristiwa log aturan.
- Filter: Anda dapat memfilter menurut Pelaku (email pengguna), ID Alur, Peristiwa, Nama langkah, dan lainnya.
- Kasus penggunaan: Menemukan pemilik alur yang menjalankan langkah Minta Gemini beberapa kali dalam satu menit.
Pelajari lebih lanjut: Peristiwa log Workspace Studio
2. Menghentikan alur
Jika flow berperilaku tidak menentu, Anda dapat menghentikannya. Anda memiliki beberapa opsi:
- Opsi 1–Pengguna menghentikannya. Minta pengguna untuk menonaktifkan alur atau mengedit penyiapannya.
- Opsi 2–Dukungan menghentikannya
- Gunakan alat investigasi untuk mendapatkan ID Alur dari alur yang bermasalah.
- Hubungi dukungan Google Workspace dan berikan ID alur untuk menghentikannya.
- Opsi 3–Penghentian darurat
- Pindahkan pengguna ke unit organisasi yang aksesnya ke Studio dinonaktifkan.
- Tindakan ini akan langsung menghentikan semua alur untuk pengguna tersebut.
Pelajari caranya: Menghentikan alur Workspace Studio sebagai admin
Topik terkait
- Panduan Pengguna Workspace Studio
- Pelatihan dan bantuan Google Workspace Studio
- Mengaktifkan atau menonaktifkan Google Workspace Studio untuk organisasi Anda
- Mengizinkan pengguna berbagi alur di Workspace Studio
- Peristiwa log Workspace Studio
- Menyiapkan notifikasi aktivitas untuk Workspace Studio
- Menghentikan alur Workspace Studio sebagai admin
- Memecahkan masalah Workspace Studio untuk pengguna Anda