開始使用：管理員專用的 Workspace Studio 設定指南

Google Workspace Studio 可讓使用者建立「流程」，自動執行 Google Workspace 應用程式 (包括 Gmail、雲端硬碟和 Chat) 和第三方服務的例行工作。使用者只要說明想執行的動作，Gemini 就能建立流程。

流程可代表使用者執行動作，例如撰寫電子郵件草稿、建立及更新檔案、建立工作等。如果流程設定不當，可能會意外編輯或刪除資料，或傳送過多通知。管理員可以透過政策和監控機制管理這些風險。

本指南提供最佳做法，協助管理員設定、支援及管理 Workspace Studio，在維持安全性和控管能力的同時，大幅提升工作效率。

步驟 1：為貴組織設定 Workspace Studio

建議您先設定存取權和防護措施，再開放使用者使用 Workspace Studio，確保流程運作符合預期，且資料安全無虞。

1. 管理 Studio 存取權

  • 尋找設定：管理控制台 接下來「選單」圖示 接下來「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Workspace Studio」。
  • 操作：確認適當組織單位和群組的「服務狀態」設為「開啟」。
  • 建議：建立子組織單位，並關閉 Studio 存取權。這樣一來，您就能快速將使用者移至該單位，停止他們擁有的流程。

詳情請參閱「為貴組織啟用或停用 Google Workspace Studio」

2. 管理工作室功能的存取權

您可以控管使用者能否透過 Gemini 建立流程、在流程中使用 AI 輔助步驟、使用其他 Workspace 服務的步驟，以及使用整合功能或自訂步驟。

建議：

  • 允許有權存取 Gemini for Google Workspace 的使用者，在 Studio 中使用 Gemini 功能。
  • 允許使用者在可存取的 Workspace 服務中使用步驟。只有在服務有濫用風險時，才封鎖步驟。
  • 使用 Google Workspace Marketplace 許可清單，控管使用者可使用的整合服務和已發布自訂步驟。

詳細操作說明：在 Workspace Studio 管理步驟和起始範本存取權

3. 管理可共用流程的使用者

開放內部共用後，使用者就能將實用的流程分享給同事，這不僅能提升整體工作效率，也能省下其他人從頭建立相同流程的時間。

  • 共用方式：使用者共用流程後，收件者只要點選連結，即可取得流程副本。副本包含擁有者的設定，例如輸入的文字、電子郵件地址，以及雲端硬碟檔案的連結。接收者無法存取擁有者的私人資料 (例如電子郵件或雲端硬碟檔案)，只能存取他們原本就能存取的內容。
  • 尋找設定：管理控制台 接下來「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Workspace Studio」接下來「共用設定」。
  • 建議：允許信任的組織單位和群組共用內容，以便發布標準化流程範本。

詳情請參閱「允許使用者在 Workspace Studio 共用流程」。

4. 設定快訊

你可以建立活動規則，在發生特定工作室活動時收到通知，例如：

  • 高頻率警示：偵測可能重複執行或執行過多的流程。

    • 條件：為規則記錄事件建立規則，事件為「開始執行」。
    • 門檻：設定規則，在 1 小時內計數超過 100 時發出警告。
    • 動作：傳送電子郵件給所有管理員。

  • AI 使用快訊：監控自動化動作中的生成式 AI 使用情形。

    • 條件：建立規則，其中「步驟名稱」包含「問問 Gemini」，以及其他 AI 輔助步驟 (選用)。如需所有可用步驟的清單，請參閱「Workspace Studio 的啟動條件和步驟指南」。
    • 動作：傳送通知給超級管理員。

操作說明：設定 Workspace Studio 活動警報

步驟 2：提供使用者支援服務

協助使用者建立流程、瞭解限制，以及排解流程問題。

1. 開始使用

2. 瞭解限制

Workspace Studio 設有下列限制：

  • 流程數量限制：使用者最多可建立 25 個流程，包括有效和已停止的流程。
  • 步驟限制：流程最多可有 20 個步驟。
  • Gmail 啟動條件：最多只能有 25 個執行中的流程由新電子郵件啟動。
  • 每日執行次數：每位使用者每日執行的流程總數設有上限。如果使用者達到這項上限，所有流程都會暫停，直到下一個 24 小時週期開始。在這段期間，流程不會啟動新的執行作業。

進一步瞭解 Google Workspace Studio 限制

3. 疑難排解常見問題

熟悉使用者在 Workspace Studio 中可能遇到的常見問題。

步驟 3：監控及管理 Studio 活動

您可以使用強大的工具，調查及控管流程活動。

1. 調查活動

使用稽核與調查工具或安全調查工具，查看流程執行了哪些動作。

  • 資料來源：選取「規則記錄事件」。
  • 篩選器：您可以依「執行者」 (使用者電子郵件地址)、「流程 ID」、「事件」、「步驟名稱」等條件篩選。
  • 用途：找出流程擁有者，該流程每分鐘會執行「問問 Gemini」步驟數次。

詳情請參閱「Workspace Studio 記錄事件」。

2. 停止流程

如果流程運作不正常，可以停止流程。您可以選擇以下幾種做法：

  • 方法 1：使用者停止。請使用者關閉流程或編輯設定。
  • 方法 2：由支援團隊停止
    1. 使用調查工具取得有問題流程的流程 ID。
    2. 請與 Google Workspace 支援團隊聯絡，並提供流程 ID，以便停止流程。
  • 方法 3：緊急停止
    1. 將使用者移至未啟用 Studio 的組織單位。
    2. 這會立即停止該使用者的所有流程。

操作說明：以管理員身分停止 Workspace Studio 工作流程