Administra el acceso a los pasos y los iniciadores en Workspace Studio

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus. Compara tu edición. Complementos admitidos para esta función: AI Ultra Access y Google AI Pro for Education. Comparar complementos

Como administrador, puedes controlar qué pasos y elementos iniciales pueden usar las personas de tu organización para crear flujos en Google Workspace Studio. Algunos pasos, como ciertos pasos de complementos de Google Workspace y pasos de integraciones de Google Workspace, pueden compartir datos con apps y servicios de terceros.

Puedes controlar el acceso a lo siguiente:

Cómo permitir o bloquear los pasos de Gemini para Google Workspace

Ediciones admitidas para esta función:Enterprise Standard y Enterprise Plus; complemento Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Google AI Pro for Education y AI Ultra Access. Compara tu edición

Los usuarios designados como menores de 18 años no pueden usar las funciones de IA en Workspace Studio.

Nota: Las funciones de IA en Workspace Studio siguen los principios de privacidad del Centro de privacidad sobre la IA generativa en Google Workspace. 

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego IA generativa y luego Gemini para Workspace.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. Haz clic en el panel de acceso a funciones.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Junto a Workspace Studio, haz clic en Editar.
  5. Haz clic en Activado o Desactivado.
  6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Cuando Gemini para Google Workspace está desactivado para Workspace Studio, las personas no pueden hacer lo siguiente:

  • Crear flujos a partir de una instrucción
  • Usar pasos de IA Cualquier flujo activo que tenga pasos de IA dejará de funcionar.

Cómo permitir o bloquear Enviar un webhook

Esta función está en versión preliminar limitada.

Los webhooks permiten que los flujos envíen o reciban datos con un vínculo o una API externos. El paso de webhook permite que las personas se conecten a recursos internos y externos que no son compatibles directamente con Workspace Studio. Sin embargo, las personas deben tener cuidado al compartir externamente los datos de tu organización.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio.

    Workspace Studio aún se está implementando, por lo que es posible que no veas esta configuración en la Consola del administrador. Más información

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de webhooks.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
  4. Elige una opción.
  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

Cómo permitir o bloquear los pasos de complementos de Google Workspace

Esta función está en versión preliminar limitada.

Los pasos de complementos de Google Workspace son pasos personalizados creados por desarrolladores de tu organización o terceros. Los usuarios de Workspace Studio pueden agregar variables a los pasos de complementos que contengan los datos de la Cuenta de Google de tu organización, como el contenido de un mensaje en Gmail o Chat, un documento en Drive o información de eventos de Calendario. Luego, el flujo puede compartir esos datos con el propietario del complemento de terceros. Más información sobre los pasos personalizados

Los pasos de complementos se instalan a través de Google Workspace Marketplace. Puedes administrar estos pasos como cualquier complemento de Google Workspace que se publique en Marketplace. Puedes hacer lo siguiente:

Cómo permitir o bloquear los pasos de integraciones de Workspace

Esta función está en versión preliminar limitada.

Las integraciones de Workspace son similares a los pasos de complementos de Google Workspace, excepto que las desarrollan socios de Google externos y Google. Permiten que Workspace Studio y Gemini se conecten a apps como Jira, Asana y Mailchimp, y que intercambien datos con facilidad.

Las integraciones de Workspace se administran como cualquier complemento de Google Workspace que se publique en Marketplace. Puedes hacer lo siguiente:

Cómo permitir o bloquear los pasos específicos del servicio de Workspace

Las personas deben tener acceso a un servicio de Workspace para usar los elementos iniciales y los pasos de ese servicio. Por ejemplo, si Google Chat está desactivado para tu organización, las personas no pueden usar los pasos de Chat en sus flujos.

Para permitir o bloquear que los usuarios usen flujos que realicen acciones en servicios específicos de Google Workspace sin desactivar esos servicios, puedes usar los controles de la API. Es posible que también debas actualizar los niveles de acceso adaptado al contexto asignados a estas apps.

Nota: Las funciones de IA en Workspace Studio siguen los principios de privacidad del Centro de privacidad sobre la IA generativa en Google Workspace.

Cómo permitir los pasos de la app de Workspace

  1. Sigue las instrucciones en Controla qué aplicaciones internas y de terceros acceden a los datos de Google Workspace para configurar las siguientes apps como Confiables. También marca la casilla Estas apps estarán exentas de que los niveles de Acceso adaptado al contexto bloqueen el acceso a la API si tu organización asigna niveles de acceso adaptado al contexto a las apps.

    • Drive para Workspace Studio
    • Gemini para Workspace Studio
    • Gmail para Workspace Studio
    • Calendario de Google para Workspace Studio
    • Google Chat para Workspace Studio
    • Formularios de Google para Workspace Studio
    • Hojas de cálculo para Workspace Studio

  2. Si tu organización asigna niveles de acceso adaptado al contexto a las apps, para permitir el acceso, es posible que también debas eximir las apps incluidas en la lista de entidades permitidas.

    1. Sigue las instrucciones en Asigna niveles de acceso adaptado al contexto a las apps para encontrar las apps con niveles de acceso asignados.
    2. Haz clic en cada app con un nivel de acceso asignado.
    3. Si la configuración de la política tiene marcada la casilla Impedir que otras apps accedan a las apps seleccionadas a través de APIs si no se cumplen los niveles de acceso, también marca la casilla Eximir las apps incluidas en la lista de entidades permitidas para que siempre puedan acceder a las APIs de servicios específicos de Google, independientemente de los niveles de acceso.

Cómo bloquear los pasos de la app de Workspace

Sigue las instrucciones en Controla qué aplicaciones internas y de terceros acceden a los datos de Google Workspace para bloquear cualquiera de las siguientes apps:

  • Drive para Workspace Studio
  • Gemini para Workspace Studio
  • Gmail para Workspace Studio
  • Calendario de Google para Workspace Studio
  • Google Chat para Workspace Studio
  • Formularios de Google para Workspace Studio
  • Hojas de cálculo para Workspace Studio