Gérer l'accès des flux Workspace Studio aux données Google

En tant qu'administrateur Google Workspace, vous gérez la façon dont les flux Workspace Studio accèdent aux données Google de votre organisation et le moment où ils y accèdent. Ce paramètre vous aide à trouver l'équilibre entre la productivité et l'automatisation des utilisateurs, et les normes de sécurité, de conformité et de confidentialité de votre organisation.

Par défaut, les nouveaux flux s'exécutent avec les mêmes droits d'accès aux données que l'utilisateur qui les a créés. Cela signifie qu'un flux peut lire, modifier et partager automatiquement des données Google, telles que des fichiers dans Drive, des e-mails dans Gmail et du contenu dans Docs, au nom d'un utilisateur.

Il est important de gérer l'accès des flux aux données pour les raisons suivantes :

  • Évitez l'exposition accidentelle des données : en limitant l'accès aux flux, vous vous assurez que les agents ne partagent pas par inadvertance des données sensibles ou restreintes de l'organisation.
  • Conformité forcée avec les règles : vous pouvez définir des niveaux d'accès par défaut pour l'ensemble de votre organisation ou cibler des unités organisationnelles (UO) spécifiques pour respecter les réglementations sur la gouvernance des données.
  • Contrôler les sources de données optimisées par l'IA : pour les flux qui utilisent des étapes d'IA Gemini, vous pouvez limiter la possibilité pour l'IA de rechercher des données Workspace internes, des sites Web publics externes ou les deux.
  • Supervision centralisée : la console d'administration Google vous permet de consulter, de suspendre ou de limiter l'accès aux données pour chaque flux créé dans votre domaine.

Afficher la liste de tous les flux et gérer l'accès aux données

Vous pouvez examiner tous les flux créés par les utilisateurs de votre organisation et, si nécessaire, modifier ou suspendre leur accès aux données Google. Utilisez les paramètres d'administration Studio pour bloquer l'accès à des étapes spécifiques.

  1. Dans la console d'administration, accédez à Menu puis Agents puis Gestion des accès des agents.
  2. Pour filtrer la liste et n'afficher que les flux, cliquez sur Type puis Flux Studio.
  3. Pour en savoir plus sur le flux, modifier l'accès aux données, suspendre l'accès aux données ou réactiver un flux, cliquez sur Actions, puis sur l'option correspondante.
    1. Suspendre l'accès aux données : bloque l'accès du flux aux données Google et arrête toutes les exécutions en cours ou à venir.
    2. Modifier l'accès : bloquez l'accès ou limitez-le à certains champs d'application. Le flux peut toujours s'exécuter, mais il est possible qu'il ne fonctionne pas comme prévu.

Remarque : Seuls les flux nouvellement créés par les testeurs autorisés s'affichent sur la page Gestion des accès des agents. Les flux existants continueront de fonctionner comme avant.

Définir l'accès aux données par défaut pour les flux

Par défaut, les flux ont accès aux mêmes données Workspace que leur créateur. Vous pouvez bloquer l'accès aux données Workspace pour les flux par défaut, au lieu de le faire pour l'ensemble de votre organisation ou d'une unité organisationnelle.

Remarque : Si vous bloquez l'accès aux données Workspace, la plupart des flux cesseront de s'exécuter.

  1. Dans la console d'administration, accédez à Menu puis Agents puis Paramètres.
  2. Cliquez sur Accès par défaut pour les flux Studio.
  3. (Facultatif) Sur la gauche, sélectionnez une unité organisationnelle à laquelle appliquer le paramètre.
  4. Pour bloquer l'accès par défaut, sélectionnez Ne pas autoriser l'accès des agents.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez choisi une unité organisationnelle, cliquez sur Remplacer.
L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais cela va généralement plus vite. En savoir plus

Gérer l'accès à des étapes spécifiques pour les flux

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les étapes que les utilisateurs peuvent ajouter à leurs flux. Pour plus d'informations, consultez :

Définir les sources que les étapes Gemini peuvent utiliser

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les sources que Gemini peut rechercher et utiliser pour créer des réponses dans les flux Workspace Studio. Cela peut se produire lorsqu'un flux inclut des étapes optimisées par l'IA. Les sources dans lesquelles Gemini effectue des recherches peuvent être des données sur des sites Web publics ou des données Workspace auxquelles un utilisateur peut accéder.

Lorsque vous bloquez une source, les utilisateurs de Studio voient l'option de source grisée et indisponible.

Remarque : Par défaut, les deux options de source sont autorisées.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio.
  2. Cliquez sur Sources de données Gemini.
  3. Cochez les cases correspondant aux sources que vous souhaitez autoriser Gemini à rechercher :
  4. Autoriser Gemini à rechercher des données Workspace

  5. Autoriser Gemini à effectuer des recherches sur les sites Web publics

    Si vous décochez une option et que le flux d'un utilisateur est affecté, il reçoit une notification dans le journal d'activité Studio.

  6. Cliquez sur Enregistrer.