ในฐานะผู้ดูแลระบบ Google Workspace คุณสามารถจัดการวิธีและเวลาที่โฟลว์ Workspace Studio จะเข้าถึงข้อมูลใน Google ขององค์กรได้ การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณรักษาสมดุลระหว่างประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้และการทำงานอัตโนมัติกับมาตรฐานด้านความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความเป็นส่วนตัวขององค์กร
โดยค่าเริ่มต้น โฟลว์ที่สร้างขึ้นใหม่จะทำงานด้วยสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเดียวกันกับผู้ใช้ที่สร้างโฟลว์ ซึ่งหมายความว่าโฟลว์จะอ่าน แก้ไข และแชร์ข้อมูลใน Google เช่น ไฟล์ในไดรฟ์ อีเมลใน Gmail และเนื้อหาในเอกสาร ในนามของผู้ใช้ได้โดยอัตโนมัติ
การจัดการสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของโฟลว์มีความสำคัญเนื่องจากเหตุผลต่อไปนี้
- ป้องกันการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ: การจำกัดการเข้าถึงโฟลว์ช่วยให้มั่นใจได้ว่า Agent จะไม่แชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือข้อมูลที่ถูกจำกัดขององค์กรโดยไม่ตั้งใจ
- การปฏิบัติตามนโยบายที่บังคับใช้: คุณสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงเริ่มต้นสำหรับทั้งองค์กรหรือกำหนดเป้าหมายหน่วยขององค์กร (OU) ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบด้านการกำกับดูแลข้อมูลได้
- ควบคุมแหล่งข้อมูลที่ทำงานด้วยระบบ AI: สำหรับโฟลว์ที่ใช้ขั้นตอน AI จาก Gemini คุณสามารถจำกัดได้ว่าจะอนุญาตให้ AI ค้นหาข้อมูล Workspace ภายใน เว็บไซต์สาธารณะภายนอก หรือทั้ง 2 อย่างหรือไม่
- รักษาการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์: คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เป็นที่เดียวสำหรับตรวจสอบ หยุดชั่วคราว หรือจำกัดการเข้าถึงข้อมูลสำหรับโฟลว์แต่ละรายการที่สร้างขึ้นในโดเมนของคุณ
ดูรายการโฟลว์ทั้งหมดและจัดการการเข้าถึงข้อมูล
คุณสามารถตรวจสอบโฟลว์ทั้งหมดที่ผู้ใช้ในองค์กรสร้างขึ้น และเปลี่ยนหรือหยุดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใน Google ของผู้ใช้ชั่วคราวได้หากจำเป็น ใช้การตั้งค่าผู้ดูแลระบบ Studio เพื่อบล็อกการเข้าถึงขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจง
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
Agent การจัดการการเข้าถึงของ Agent - หากต้องการกรองรายการให้เหลือเฉพาะโฟลว์ ให้คลิกประเภท โฟลว์ Studio
- หากต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโฟลว์ เปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล หยุดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลชั่วคราว หรือเปิดใช้งานโฟลว์อีกครั้ง ให้คลิกการดำเนินการและตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง
- หยุดการเข้าถึงข้อมูลชั่วคราว - บล็อกสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใน Google ของโฟลว์ และหยุดการเรียกใช้ที่กำลังดำเนินการอยู่หรือการเรียกใช้ในอนาคต
- เปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึง - บล็อกสิทธิ์เข้าถึงหรือจำกัดขอบเขตบางอย่าง โฟลว์จะยังคงทำงานได้ แต่อาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้
หมายเหตุ: เฉพาะโฟลว์ที่สร้างขึ้นใหม่โดยผู้ทดสอบที่อยู่ในรายการที่อนุญาตเท่านั้นที่จะแสดงในหน้าการจัดการการเข้าถึง Agent โฟลว์ที่มีอยู่จะยังคงทำงานต่อไปเหมือนเดิม
ตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลเริ่มต้นสำหรับโฟลว์
โดยค่าเริ่มต้น โฟลว์จะมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Workspace เดียวกันกับผู้สร้าง คุณสามารถบล็อกสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Workspace สำหรับโฟลว์โดยค่าเริ่มต้นแทนสำหรับทั้งองค์กรหรือหน่วยขององค์กรได้
หมายเหตุ: การบล็อกการเข้าถึงข้อมูล Workspace จะทำให้โฟลว์ส่วนใหญ่หยุดทำงาน
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู Agent การตั้งค่า
- คลิกสิทธิ์เข้าถึงเริ่มต้นสำหรับโฟลว์ Studio
- (ไม่บังคับ) เลือกหน่วยขององค์กรทางด้านซ้ายเพื่อใช้การตั้งค่า
- หากต้องการบล็อกการเข้าถึงโดยค่าเริ่มต้น ให้เลือกไม่อนุญาตให้ตัวแทนเข้าถึง
- คลิกบันทึก หากเลือกหน่วยขององค์กร ให้คลิกลบล้าง
จัดการสิทธิ์เข้าถึงขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงสำหรับโฟลว์
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมขั้นตอนที่ผู้ใช้จะเพิ่มลงในโฟลว์ได้ โปรดดูรายละเอียดจากหัวข้อต่อไปนี้
- อนุญาตหรือบล็อกขั้นตอนเฉพาะบริการของ Workspace
- อนุญาตหรือบล็อกขั้นตอนของ Gemini สำหรับ Google Workspace
กำหนดแหล่งข้อมูลที่ขั้นตอน Gemini ใช้ได้
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมแหล่งที่มาที่ Gemini สามารถค้นหาและใช้เพื่อสร้างคำตอบในโฟลว์ Workspace Studio ได้ ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อโฟลว์มีขั้นตอนที่ทำงานด้วยระบบ AI แหล่งข้อมูลที่ Gemini ค้นหาอาจเป็นข้อมูลในเว็บไซต์สาธารณะหรือข้อมูล Workspace ที่ผู้ใช้เข้าถึงได้
เมื่อคุณบล็อกแหล่งข้อมูล ผู้ใช้ Studio จะเห็นตัวเลือกแหล่งข้อมูลเป็นสีเทาและไม่พร้อมใช้งาน
หมายเหตุ: โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะอนุญาตตัวเลือกแหล่งที่มาทั้ง 2 รายการ
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace Workspace Studio
- คลิกแหล่งข้อมูล Gemini
- เลือกช่องของแหล่งข้อมูลที่ต้องการอนุญาตให้ Gemini ค้นหา ดังนี้
- อนุญาตให้ Gemini ค้นหาข้อมูล Workspace
อนุญาตให้ Gemini ค้นหาเว็บไซต์สาธารณะ
หากคุณยกเลิกการเลือกตัวเลือกและโฟลว์ของผู้ใช้ได้รับผลกระทบ ผู้ใช้จะเห็นการแจ้งเตือนในบันทึกกิจกรรมของ Studio
คลิกบันทึก