Google Workspace 管理者は、Workspace Studio フローが組織の Google データにアクセスする方法とタイミングを管理します。この設定により、ユーザーの生産性と自動化のバランスを、組織のセキュリティ、コンプライアンス、プライバシーの基準に合わせることができます。
デフォルトでは、新しく作成されたフローは、作成したユーザーと同じデータアクセス権限で実行されます。つまり、フローはユーザーに代わって、ドライブ内のファイル、Gmail のメール、ドキュメント内のコンテンツなどの Google データを自動的に読み取り、変更、共有できます。
フローのデータへのアクセスを管理することが重要な理由は次のとおりです。
- 偶発的なデータ漏洩を防ぐ: フローアクセスを制限することで、エージェントが組織の機密データや制限付きデータを誤って共有しないようにできます。
- ポリシー コンプライアンスの適用: 組織全体にデフォルトのアクセスレベルを設定したり、特定の組織部門（OU）を対象にしたりして、データ ガバナンス規制を遵守できます。
- AI 搭載のデータソースを制御する: Gemini AI ステップを使用するフローでは、AI が内部の Workspace データ、外部の公開ウェブサイト、またはその両方を検索することを許可するかどうかを制限できます。
- 一元管理を維持する: Google 管理コンソールは、ドメイン全体で作成された個々のフローのデータアクセスを確認、一時停止、制限できる一元管理の場所です。
すべてのフローのリストを表示してデータアクセスを管理する
管理者は、組織内のユーザーが作成したすべてのフローを確認し、必要に応じて Google データへのアクセスを変更または一時停止できます。Studio の管理者設定を使用して、特定のステップへのアクセスをブロックします。
- 管理コンソールで、メニュー アイコン
[エージェント] [エージェントのアクセス管理] に移動します。 - リストをフローのみにフィルタするには、[タイプ] [Studio フロー] をクリックします。
- フローの詳細を表示する、データアクセスを変更する、データアクセスを一時停止する、フローを再開するには、[アクション] と対応するオプションをクリックします。
- データアクセスを一時停止 - フローによる Google データへのアクセスをブロックし、進行中または今後の実行を停止します。
- アクセス権を変更する - アクセスをブロックするか、特定のスコープに制限します。フローは引き続き実行できますが、想定どおりに動作しない可能性があります。
注: [エージェントのアクセス管理] ページには、許可リストに登録されたテスターが新しく作成したフローのみが表示されます。既存のフローは、引き続き以前と同様に動作します。
フローのデフォルトのデータアクセスを設定する
デフォルトでは、フローは作成者と同じ Workspace データにアクセスできます。組織全体または組織部門に対して、フローによる Workspace データへのアクセスをデフォルトでブロックできます。
注: Workspace データへのアクセスをブロックすると、ほとんどのフローが実行を停止します。
- 管理コンソールで、メニュー アイコン [エージェント] [設定] に移動します。
- [Studio フローのデフォルトのアクセス権] をクリックします。
- （省略可）左側で、設定を適用する組織部門を選択します。
- デフォルトでアクセスをブロックするには、[エージェントのアクセスを許可しない] を選択します。
- [保存] をクリックします。組織部門を選択した場合は、[オーバーライド] をクリックします。
フローの特定のステップへのアクセスを管理する
管理者は、ユーザーがフローに追加できるステップを管理できます。詳しくは、次のページをご覧ください。
Gemini のステップで使用できるソースを設定する
管理者は、Gemini が Workspace Studio フローで回答を作成するために検索して使用できるソースを制御できます。これは、フローに AI 搭載のステップが含まれている場合に発生することがあります。Gemini が検索するソースは、公開ウェブサイト上のデータや、ユーザーがアクセスできる Workspace データです。
ソースをブロックすると、Studio ユーザーにはソース オプションがグレー表示され、使用できなくなります。
注: デフォルトでは、両方のソース オプションが許可されます。
- Google 管理コンソールで、メニュー [アプリ] [Google Workspace] [Workspace Studio] に移動します。
- [Gemini データソース] をクリックします。
- Gemini に検索を許可するソースのチェックボックスをオンにします。
- Gemini に Workspace データの検索を許可する
Gemini に公開ウェブサイトの検索を許可する
オプションのチェックボックスをオフにして、ユーザーのフローが影響を受ける場合、ユーザーには Studio のアクティビティ ログに通知が表示されます。
[保存] をクリックします。