הגדרת התראות על פעילות ב-Workspace Studio

אדמינים יכולים לקבל התראות על פעילות ברצפי הפעולות ב-Google Workspace Studio, למשל כשרצפי הפעולות פועלים הרבה או משתמשים בהרבה שלבי AI. אתם מגדירים התראות במרכז ההתראות של Workspace, ויכולים לקבל התראות באימייל או במסוף Admin.

בדף הזה מוסבר איך להגדיר 2 התראות נפוצות.

דוגמה 1: קבלת התראות על פעילות זרימה גבוהה

אתם יכולים להגדיר כלל פעילות כדי להודיע לאדמינים כשתהליך עבודה פועל מספר גבוה באופן חריג של פעמים בפרק זמן קצר. ההתראות האלה עוזרות לזהות במהירות לולאות פוטנציאליות, הגדרות שגויות או בעיות בצריכת המכסות.

בדוגמה הזו מוסבר איך ליצור כלל פעילות ששולח התראה כשהאירוע "התחלת הפעלה" מתרחש יותר מ-100 פעמים בשעה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז כללים.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין לצפייה בכללי ההרשאות.

  2. בחלק העליון של טבלת הכללים, לוחצים על יצירת כלל ואז פעילות.
  3. מזינים שם לכלל, למשל "פעילות רבה בתהליך העבודה ב-Workspace Studio".
  4. (אופציונלי) מזינים תיאור, למשל "התראה כשזרימות פועלות יותר מ-100 פעמים בשעה".
  5. לוחצים על המשך.
  6. לוחצים על מקור נתונים ובוחרים באפשרות אירועים ביומן של Workspace Studio. אם האפשרות הזו לא מופיעה, ודאו שיש לכם מהדורה נתמכת והרשאות לצפייה ביומני האירועים של Workspace Studio.
  7. מוסיפים תנאי עם הערכים הבאים:
    • מאפיין: בוחרים באפשרות אירוע.
    • אופרטור: משאירים את הערך Is.
    • Value: בוחרים באפשרות Start run.
  8. לוחצים על המשך.
  9. בקטע Action and notification, בוחרים באפשרות If the event frequency meets a specific threshold.
  10. מגדירים את ערכי סף התדירות:
    • ספירה: מזינים 100.
    • תקופה: בוחרים באפשרות שעה.
    • כך מגדירים את התנאי "יותר מ-100 פעמים בשעה".
  11. בוחרים לאן לשלוח את ההתראות ובוחרים רמת חומרה.
  12. לוחצים על המשך.
  13. בודקים את ההגדרות:
    • מקור: אירועים ביומן של Workspace Studio
    • תנאים: האירוע הוא "התחלת הפעלה"
    • סף: אם האירוע מתרחש יותר מ-100 פעמים בשעה אחת
    • התראות: פועלות (אם בחרתם לקבל התראות במרכז ההתראות)
    • אימיילים: מופעל (אם בחרתם לשלוח אימיילים)
    • סטטוס הכלל: פעיל
  14. לוחצים על יצירת כלל.

דוגמה 2: קבלת התראות כשבתהליכים נעשה שימוש רב ב-Gemini

אתם יכולים להגדיר כלל פעילות כדי לשלוח התראה לאדמינים כשתהליכים ב-Workspace Studio משתמשים בשלב Ask Gemini. ההתראות האלה עוזרות לכם לעקוב אחרי התדירות שבה התהליכים משתמשים בשלב הזה שמבוסס-AI.

בדוגמה הזו מוסבר איך ליצור כלל פעילות ששולח התראה כשמשתמשים בשלבים האלה שמבוססים על AI יותר מ-1,000 פעמים ב-24 שעות.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז כללים.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין לצפייה בכללי ההרשאות.

  2. בחלק העליון של טבלת הכללים, לוחצים על יצירת כלל ואז פעילות.
  3. מזינים שם לכלל, למשל "Workspace Studio – התראה על Ask Gemini".
  4. (אופציונלי) מזינים תיאור, למשל "התראה כשבתהליכים משתמשים ב-Ask Gemini יותר מ-1,000 פעמים ב-24 שעות".
  5. לוחצים על המשך.
  6. לוחצים על מקור נתונים ובוחרים באפשרות אירועים ביומן של Workspace Studio. אם האפשרות הזו לא מופיעה, ודאו שיש לכם מהדורה נתמכת והרשאות לצפייה ביומני האירועים של Workspace Studio.
  7. מוסיפים תנאי עם הערכים הבאים:
    • מאפיין: בוחרים באפשרות אירוע.
    • אופרטור: משאירים את הערך Is.
    • ערך: בוחרים באפשרות שלב התחלה.
  8. לוחצים על הוספת תנאי ומגדירים תנאי נוסף באופן הבא:
    • מאפיין: בוחרים באפשרות שם השלב.
    • אופרטור: בוחרים באפשרות מכיל.
    • ערך: מזינים "Ask Gemini".
  9. לוחצים על המשך.
  10. בוחרים לאן לשלוח את ההתראות ובוחרים רמת חומרה.
  11. לוחצים על המשך.
  12. בודקים את ההגדרות:
    • מקור: אירועים ביומן של Workspace Studio
    • תנאים: האירוע הוא שלב התחלה ושם השלב מכיל את Ask Gemini
    • סף: אם האירוע מתרחש יותר מ-1,000 פעמים ב-24 שעות
    • התראות: פועלות (אם בחרתם לקבל התראות במרכז ההתראות)
    • אימיילים: מופעל (אם בחרתם לשלוח אימיילים)
    • סטטוס הכלל: פעיל
  13. לוחצים על יצירת כלל.