Aktivitätsbenachrichtigungen für Workspace Studio einrichten

Als Administrator können Sie Benachrichtigungen zu Google Workspace Studio-Flow-Aktivitäten erhalten, z. B. wenn Flows häufig ausgeführt werden oder viele KI-Schritte verwendet werden. Sie können Benachrichtigungen in der Workspace-Benachrichtigungszentrale einrichten und per E‑Mail oder in der Admin-Konsole benachrichtigt werden.

Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie zwei häufig verwendete Benachrichtigungen einrichten.

Beispiel 1: Warnungen für Aktivitäten mit hohem Durchfluss erhalten

Sie können eine Aktivitätsregel einrichten, um Administratoren zu benachrichtigen, wenn ein Flow innerhalb eines kurzen Zeitraums ungewöhnlich oft ausgeführt wird. Mithilfe dieser Benachrichtigungen können Sie potenzielle Schleifen, Fehlkonfigurationen oder Probleme mit dem Kontingentverbrauch schnell erkennen.

In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Sie eine Aktivitätsregel erstellen, die eine Benachrichtigung sendet, wenn das Ereignis „Lauf starten“ innerhalb einer Stunde mehr als 100-mal auftritt.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Regeln.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Vertrauensregeln ansehen erforderlich.

  2. Klicken Sie oben in der Tabelle mit den Regeln auf Regel erstellen und dann Aktivität.
  3. Geben Sie einen Regelnamen ein, z. B. „Hohe Workspace Studio-Flowaktivität“.
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein, z. B. „Benachrichtigung, wenn Flows mehr als 100-mal pro Stunde ausgeführt werden.“
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie auf Datenquelle und wählen Sie Workspace Studio-Protokollereignisse aus. Wenn Sie diese Option nicht sehen, prüfen Sie, ob Sie eine unterstützte Version und die Berechtigungen zum Aufrufen von Workspace Studio-Ereignisprotokollen haben.
  7. Fügen Sie eine Bedingung mit den folgenden Werten hinzu:
    • Attribut:Wählen Sie Ereignis aus.
    • Operator:Lassen Sie die Einstellung auf Ist.
    • Wert:Wählen Sie Lauf starten aus.
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Wählen Sie im Abschnitt Aktion und Benachrichtigung die Option Wenn die Häufigkeit des Ereignisses einen bestimmten Schwellenwert erreicht aus.
  10. Konfigurieren Sie die Grenzwerte für die Häufigkeit:
    • Anzahl:Geben Sie 100 ein.
    • Zeitraum:Wählen Sie 1 Stunde aus.
    • Damit wird die Bedingung als „mehr als 100-mal in 1 Stunde“ definiert.
  11. Wählen Sie aus, wohin Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und legen Sie einen Schweregrad fest.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Einstellungen prüfen:
    • Quelle:Workspace Studio-Protokollereignisse
    • Bedingungen:Ereignis „Lauf starten“
    • Schwellenwert:Wenn das Ereignis mehr als 100-mal pro Stunde auftritt
    • Benachrichtigungen:Ein (wenn Sie Benachrichtigungen in der Benachrichtigungszentrale erhalten möchten)
    • E‑Mails: Ein (wenn Sie sich für das Senden von E‑Mails entschieden haben)
    • Regelstatus:Aktiv
  14. Klicken Sie auf Regel erstellen.

Beispiel 2: Benachrichtigungen erhalten, wenn in Flows Gemini häufig verwendet wird

Sie können eine Aktivitätsregel einrichten, um Administratoren benachrichtigen zu lassen, wenn in Workspace Studio-Abläufen der Schritt Gemini fragen verwendet wird. Mithilfe dieser Benachrichtigungen können Sie nachvollziehen, wie oft in Flows dieser KI-basierte Schritt verwendet wird.

In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Sie eine Aktivitätsregel erstellen, die eine Benachrichtigung sendet, wenn diese KI-basierten Schritte innerhalb von 24 Stunden mehr als 1.000-mal verwendet werden.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü  und dann Regeln.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Vertrauensregeln ansehen erforderlich.

  2. Klicken Sie oben in der Tabelle mit den Regeln auf Regel erstellen und dann Aktivität.
  3. Geben Sie einen Regelnamen ein, z. B. „Workspace Studio – Warnung zu ‚Frag Gemini‘“.
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein, z. B. „Benachrichtigung, wenn Flows die Funktion ‚Gemini fragen‘ innerhalb von 24 Stunden mehr als 1.000 Mal verwenden.“
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie auf Datenquelle und wählen Sie Workspace Studio-Protokollereignisse aus. Wenn Sie diese Option nicht sehen, prüfen Sie, ob Sie eine unterstützte Version und die Berechtigungen zum Aufrufen von Workspace Studio-Ereignisprotokollen haben.
  7. Fügen Sie eine Bedingung mit den folgenden Werten hinzu:
    • Attribut:Wählen Sie Ereignis aus.
    • Operator:Lassen Sie die Einstellung auf Ist.
    • Wert:Wählen Sie Startschritt aus.
  8. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen und richten Sie eine weitere Bedingung so ein:
    • Attribut:Wählen Sie Schrittname aus.
    • Operator:Wählen Sie Enthält aus.
    • Wert:Geben Sie „Frag Gemini“ ein.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Wählen Sie aus, wohin Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und legen Sie einen Schweregrad fest.
  11. Klicken Sie auf Weiter.
  12. Einstellungen prüfen:
    • Quelle:Workspace Studio-Protokollereignisse
    • Bedingungen: „Event Is“ (Ereignis ist) Start step (Startschritt) UND „Step Name Contains“ (Schrittname enthält) Ask Gemini (Gemini fragen)
    • Grenzwert:Wenn das Ereignis innerhalb von 24 Stunden mehr als 1.000-mal auftritt
    • Benachrichtigungen:Ein (wenn Sie Benachrichtigungen in der Benachrichtigungszentrale erhalten möchten)
    • E‑Mails: Ein (wenn Sie sich für das Senden von E‑Mails entschieden haben)
    • Regelstatus:Aktiv
  13. Klicken Sie auf Regel erstellen.