使用入门：适用于管理员的 Workspace Studio 设置指南

借助 Google Workspace Studio，用户可以创建“流程”，在 Gmail、云端硬盘和 Chat 等 Google Workspace 应用以及第三方服务中自动执行日常工作任务。有权访问 Gemini 的用户可以通过描述自己想要执行的操作来构建流程。

工作流可以代表用户执行操作，例如起草电子邮件、创建和更新文件、创建任务等。配置不当的工作流可能会意外修改或删除数据，或发送过多通知。管理员可以通过政策和监控来管理这些风险。

本指南为管理员提供了配置、支持和管理 Workspace Studio 的最佳实践，旨在帮助管理员在保持安全性和控制力的同时，最大限度地提高工作效率。

第 1 步：为贵组织设置 Workspace Studio

在允许用户使用 Workspace Studio 之前，我们建议您配置访问权限和防护措施，以确保流程按预期运行，并确保数据安全。

1. 管理对 Studio 的访问权限

  • 查找设置：管理控制台 然后“菜单”图标 然后“应用”然后 Google Workspace 然后 Workspace Studio。
  • 操作：检查相应组织部门和群组的服务状态是否设置为开启。
  • 建议：创建一个下级组织部门，并关闭其对 Studio 的访问权限。这样，您就可以快速将用户移至该组织部门，以停止其拥有的流程。

了解详情：为贵组织启用或停用 Google Workspace Studio

2. 管理对 Studio 功能的访问权限

您可以控制用户是否可以使用 Gemini 创建流程、在流程中使用 AI 赋能的步骤、使用其他 Workspace 服务的步骤，以及使用集成或自定义步骤。

建议：

  • 允许有权访问 Gemini for Google Workspace 的用户在 Studio 中使用 Gemini 功能。
  • 允许用户针对其有权访问的 Workspace 服务使用步骤。仅在存在滥用风险时，才屏蔽服务的步骤。
  • 使用 Google Workspace Marketplace 许可清单控制用户可以使用哪些集成和已发布的自定义步骤。

详细说明：管理对 Workspace Studio 中的步骤和启动方式的访问权限

3. 管理哪些人可以共享流程

如果您允许用户在内部与他人共享工作流，他们就可以共享有用的工作流，从而提高整体工作效率，并为他人节省时间，因为他人无需重新创建相同的工作流。

  • 共享运作方式：当用户共享流程时，接收者点击链接即可获取流程的副本。副本包含所有者的设置，例如输入的文本、邮箱和指向云端硬盘中文件的链接。接收者无法访问所有者的私密数据（例如电子邮件或云端硬盘文件），只能访问他们已经有权访问的内容。
  • 查找设置：管理控制台 然后“应用”然后“Google Workspace”然后“Workspace Studio”然后“共享设置”。
  • 建议：允许受信任的组织部门和群组共享内容，以便他们分发标准化的流程模板。

了解详情：允许用户在 Workspace Studio 中共享流程

4. 设置提醒

您可以创建活动规则，以便在发生特定 Studio 活动时收到通知，例如：

  • 高频提醒：检测可能正在循环或过度运行的流程。

    • 条件：为规则日志事件创建规则，其中事件为开始运行。
    • 阈值：将规则设置为在 1 小时内计数超过 100 时发出提醒。
    • 操作：向所有管理员发送电子邮件。

  • AI 使用情况提醒：监控自动化操作中生成式 AI 的使用情况。

    • 条件：创建一条规则，其中步骤名称包含“问问 Gemini”，也可以包含其他 AI 赋能的步骤。如需查看所有可用步骤的列表，请参阅 Workspace Studio 中的启动方式和步骤指南。
    • 操作：向超级用户发送通知。

了解如何为 Workspace Studio 设置活动提醒

第 2 步：为用户提供支持

帮助用户创建流程、了解限制以及排查流程问题。

1. 使用入门

2. 了解限制

Workspace Studio 强制执行以下限制：

  • 流程限制：用户最多可以创建 25 个流程，包括有效流程和已停止的流程。
  • 步骤限制：一个流程最多可以有 20 个步骤。
  • Gmail 启动方式：最多只能有 25 个活跃流程从新邮件启动。
  • 每日运行次数：每位用户的每日总流程运行次数存在上限。如果用户达到此限额，所有流程都会暂停，直到下一个 24 小时周期开始。在此期间，工作流不会启动新的运行。

如需了解详情，请参阅了解 Google Workspace Studio 的限制

3. 排查常见问题

熟悉用户在使用 Workspace Studio 时可能遇到的常见问题。

第 3 步：监控和管理 Studio 活动

您可以使用强大的工具来调查和控制流程活动。

1. 调查活动

使用审核和调查工具或安全调查工具查看流程执行的操作。

  • 数据源：选择规则日志事件。
  • 过滤条件：您可以按执行者（用户邮箱）、流程 ID、事件、步骤名称等进行过滤。
  • 应用场景：查找每分钟多次运行“问问 Gemini”步骤的流程的所有者。

了解详情：Workspace Studio 日志事件

2. 停止流程

如果某个流程运行异常，您可以将其停止。您有以下几种选择：

  • 选项 1 - 用户停止。请用户关闭该流程或修改其设置。
  • 选项 2 - 由支持团队停止
    1. 使用调查工具获取存在问题的流程的流程 ID。
    2. 请与 Google Workspace 支持团队联系，并提供要停止的流程的 ID。
  • 选项 3 - 紧急停止
    1. 将用户移至已停用 Studio 访问权限的组织部门。
    2. 这会立即停止该用户的所有流程。

了解如何以管理员身份停止 Workspace Studio 流程