เมื่อองค์กรอัปเกรดเป็นรุ่น Google Workspace ที่มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กร หากคุณได้ตั้งกฎการเก็บรักษาในห้องนิรภัยไว้แล้ว ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ภายใต้กฎที่เกี่ยวข้องทันที หากองค์กรเคยซื้อใบอนุญาตห้องนิรภัยเป็นส่วนเสริมและคุณมีกฎการเก็บรักษาที่ล้างข้อมูล ผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยก่อนหน้านี้อาจสูญเสียข้อมูล
หมายเหตุ: หากคุณไม่ได้ตั้งค่ากฎการเก็บรักษาในห้องนิรภัย กำหนดใบอนุญาตส่วนเสริมของห้องนิรภัย ให้กับทุกคนแล้ว หรือกำลังอัปเกรดจากรุ่นที่มีห้องนิรภัยอยู่แล้ว ลักษณะการทำงานจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมื่ออัปเกรด คุณดำเนินการต่อได้ โดยไม่ต้องมีข้อควรระวังเพิ่มเติม
| มีใบอนุญาตห้องนิรภัย | มีใบอนุญาตห้องนิรภัยเป็นส่วนเสริม |
|---|---|
|
หากต้องการข้อมูลเกี่ยวกับรุ่นที่เข้ากันได้ โปรดติดต่อฝ่ายขายของ Google |
ความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหายหากใช้การมอบหมายใบอนุญาตเพียงบางส่วน
หากไม่ใช่ทุกคนในองค์กรที่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยและคุณอัปเกรดเป็น รุ่นที่มีห้องนิรภัย ผู้ใช้ทั้งหมดจะต้องปฏิบัติตามนโยบายการเก็บรักษาและการลบข้อมูลปัจจุบันขององค์กร
- กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะมีผลกับผู้ใช้ทุกคนในองค์กร ซึ่งอาจส่งผลให้มีการลบข้อมูลผู้ใช้ที่ไม่ได้ป้องกันด้วยกฎที่กำหนดเองอย่างถาวรโดยไม่คาดคิด
- กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองที่ใช้กับหน่วยขององค์กรจะมีผลกับผู้ใช้ทั้งหมดในหน่วยขององค์กรนั้นและหน่วยขององค์กรย่อย
- การระงับที่ใช้กับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดจะมีผลกับผู้ใช้ทั้งหมด ในองค์กร
หมายเหตุ: หากต่อมาคุณดาวน์เกรดเป็นรุ่นที่ไม่มีห้องนิรภัย คุณจะเสียสิทธิ์เข้าถึงห้องนิรภัยและข้อมูลในห้องนิรภัย
การป้องกันข้อมูลสูญหายสําหรับผู้ใช้ที่เพิ่งได้รับใบอนุญาต
ตรวจสอบกฎการเก็บรักษาปัจจุบันเพื่อให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าอย่างเหมาะสมสำหรับ องค์กร Vault ที่มีใบอนุญาตครบถ้วน ทำการแก้ไขที่จำเป็นในการ ตั้งค่าการเก็บรักษาของคุณก่อนอัปเกรด ไม่เช่นนั้นคุณอาจสูญเสียเนื้อหาอย่างถาวร
หากต้องการอัปเกรดก่อนที่จะตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาอย่างละเอียด คุณสามารถสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับแต่ละบริการของ Google โดยมีระยะเวลาเก็บรักษาแบบไม่จำกัด แล้วนำไปใช้กับทั้งองค์กรได้ กฎเหล่านี้จะป้องกัน การลบข้อมูลทั้งหมดจนกว่าคุณจะนำกฎออก
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา
กฎที่กำหนดเอง - คลิกสร้าง
- เลือกตัวเลือกต่อไปนี้ตามความเหมาะสม
- บริการ - เลือกบริการที่ต้องการปกป้องข้อมูล
- ขอบเขต - เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด ในส่วนกลุ่ม ให้เลือกกลุ่มทั้งหมด
- วันที่ส่ง - เว้นว่างไว้เพื่อใช้กับข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด
- ข้อกำหนด - เว้นว่างไว้เพื่อใช้กับข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด
- ยกเว้นฉบับร่าง - ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้เพื่อให้มีผลกับข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด
- ระยะเวลาเก็บรักษา - เลือกไม่จำกัด
- คลิกสร้าง
- ทำซ้ำสำหรับแต่ละบริการที่ต้องการปกป้องข้อมูลไว้ทั้งหมด
- หลังจากอัปเกรดแล้ว ให้ตรวจสอบกฎการมอบหมายใบอนุญาตและกฎการเก็บรักษาของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
หลังจากอัปเกรด
- ยืนยันว่าได้นำใบอนุญาตเสริมทั้งหมดออกแล้วเพื่อหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินสำหรับใบอนุญาตเหล่านี้ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้นำใบอนุญาตส่วนเสริมของ Google ห้องนิรภัย ออก ในบางกรณี ระบบอาจยังคงกำหนดใบอนุญาตส่วนเสริมสำหรับห้องนิรภัยไว้หลังการอัปเกรด
- ตรวจสอบกฎการเก็บรักษาเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดขององค์กร หากคุณสร้างกฎการเก็บรักษาแบบไม่มีกำหนดเพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน โปรดตรวจสอบและนำออกตามที่จำเป็น