Для администраторов Google Workspace: управление лицензиями
Назначаются ли дополнительные лицензии всем пользователям в моей организации по умолчанию?
Это зависит от того, как вы настроите лицензирование после покупки дополнительных лицензий на Сейф. При покупке лицензии не назначаются автоматически. Вы можете настроить Сейф, чтобы лицензии назначались автоматически, или самостоятельно назначать лицензии определенным пользователям и организационным подразделениям. Инструкции
Если вы уже используете Сейф и настроили автоматическое назначение лицензий, значит у всех пользователей в организации есть лицензия на Сейф, а новые сотрудники будут получать ее при создании для них аккаунта (при наличии свободных лицензий). Подробнее о принципе действия лицензий…
Как удалить лицензию Сейфа у пользователя
Прежде чем отзывать лицензию на Сейф у пользователя, проконсультируйтесь с другими пользователями Сейфа в организации, а также с юридическим отделом и отделом по обеспечению соответствия нормативным требованиям, чтобы убедиться, что это допустимо. После того как вы лишите пользователя лицензии, произойдет следующее:
- Данные этого пользователя станут недоступными для поиска и экспорта в Сейфе.
- Запрет на удаление пользовательских данных будет снят.
- Правила хранения Сейфа перестанут применяться к данным пользователя.
- Все данные, удаленные пользователем, но хранящиеся в Сейфе, будут стерты из систем Google.
Подробнее о том, как отменить лицензии, назначенные отдельным пользователям или организационным подразделениям…
В моей организации Сейф был включен до того, как стало доступно выборочное лицензирование, поэтому у всех пользователей есть лицензия на Сейф. Можно ли приобрести лицензии только для некоторых пользователей?
Лицензии на Сейф останутся у всех, у кого они были до введения схемы выборочного лицензирования.
Чтобы назначить лицензии на Сейф только определенным пользователям:
- Чтобы новым пользователям лицензии на Сейф не назначались автоматически, отключите эту функцию. Инструкции
- Удалите лицензии Сейфа у пользователей, которым они не нужны. Вы можете сделать это сразу для большого количества пользователей на уровне организационного подразделения или с помощью таблицы. Подробнее…
Нужна ли пользователю лицензия на Сейф, чтобы использовать этот сервис, например создавать правила хранения или выполнять поиск?
Нет. Пользователю, который выполняет задачи в интерфейсе Сейфа, нужна только лицензия Google Workspace и права на использование Сейфа. Лицензия нужна, только если данные сотрудника обрабатываются с помощью функций Сейфа, таких как правила хранения, запрет на удаление и поиск.
Для пользователей Сейфа: как работают лицензии на Сейф
Могут ли данные пользователей без лицензий на Сейф появляться в Сейфе?
Да. Данные пользователя без лицензии на Сейф могут быть включены в результаты поиска, если они были предоставлены пользователю с лицензией или отправлены ему. Пример:
- Пользователь без лицензии отправляет сообщение или предоставляет доступ к файлу пользователю, у которого есть лицензия.
- Пользователь без лицензии оставляет голосовое сообщение или отправляет сообщение пользователю с лицензией через Google Voice для Google Workspace.
Как узнать, у какого пользователя нет лицензии на Сейф?
Настоятельно рекомендуем регулярно сверять данные о лицензиях на Сейф с администратором Google Workspace, чтобы своевременно узнавать о пользователях, лишенных лицензии.
Сейф показывает, что у пользователя нет лицензии на этот инструмент, в следующих случаях:
- Поиск. Если вы выполняете поиск по определенным аккаунтам и указываете пользователя без лицензии Сейфа, Сейф возвращает ошибку и указывает аккаунт пользователя.
- Запреты на удаление. Если запрет на удаление данных установлен для аккаунта пользователя, у которого больше нет лицензии, его имя будет выделено красным цветом и зачеркнуто. Запрет на удаление информации таких пользователей не действует.
Сейф указывает пользователей без лицензии только для поиска и блокировок, примененных к определенным аккаунтам. При поиске, установке запретов на удаление и настройке правил хранения на основе других областей действия, например организационных подразделений, всех аккаунтов, общих дисков или чат-групп, информация о пользователях без лицензии не будет показываться.
Если у пользователя, которому нужна лицензия, ее нет, попросите администратора Google Workspace назначить ее.