สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Workspace: การจัดการใบอนุญาต
ระบบจะมอบหมายใบอนุญาตส่วนเสริมให้กับผู้ใช้ทุกคนในองค์กรโดยค่าเริ่มต้นหรือไม่
ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณตั้งค่าการอนุญาตให้ใช้สิทธิหลังจากที่ซื้อใบอนุญาตเสริมของห้องนิรภัย เมื่อซื้อใบอนุญาตครั้งแรก ระบบจะไม่มอบหมายใบอนุญาตโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่าห้องนิรภัยให้มอบหมายใบอนุญาตโดยอัตโนมัติ หรือมอบหมายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้หรือหน่วยขององค์กรที่ต้องการก็ได้ ดูวิธีการ
หากคุณมีห้องนิรภัยแล้วใช้การมอบหมายใบอนุญาตโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว ทุกคนในองค์กรจะมีใบอนุญาตห้องนิรภัยและผู้ใช้ใหม่จะได้รับใบอนุญาตเมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้ใหม่ ตราบใดที่คุณยังมีใบอนุญาตที่ต้องการมอบหมายเหลืออยู่ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อวิธีการให้ใบอนุญาต
ฉันจะนำใบอนุญาตห้องนิรภัยของผู้ใช้ออกได้อย่างไร
ก่อนนำใบอนุญาตห้องนิรภัยของผู้ใช้ออก โปรดพูดคุยกับผู้ใช้ห้องนิรภัยหรือทีมกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กรเพื่อยืนยันว่าสามารถนำใบอนุญาตออกได้ โดยสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อนำใบอนุญาตห้องนิรภัยออกจากผู้ใช้มีดังนี้
- คุณจะค้นหาหรือส่งออกข้อมูลของผู้ใช้รายนั้นในห้องนิรภัยไม่ได้
- ระบบจะยกเลิกการคงข้อมูลของผู้ใช้ไว้ชั่วคราว
- นโยบายการเก็บรักษาของห้องนิรภัยจะไม่มีผลกับข้อมูลของผู้ใช้
- ข้อมูลใดๆ ที่ผู้ใช้ลบแต่มีการเก็บรักษาโดยห้องนิรภัยจะถูกลบออกจากระบบของ Google อย่างถาวร
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อมอบหมายใบอนุญาตห้องนิรภัย
องค์กรของฉันเปิดใช้ห้องนิรภัยก่อนที่จะมีการเปิดตัวการอนุญาตให้ใช้สิทธิในบางส่วนของโดเมน ดังนั้นผู้ใช้ทุกคนจึงมีใบอนุญาตห้องนิรภัย ฉันจะมอบใบอนุญาตให้ผู้ใช้เพียงบางส่วนได้ไหม
ผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยก่อนที่มีการอนุญาตให้ใช้สิทธิในบางส่วนของโดเมนจะยังคงมีใบอนุญาตห้องนิรภัยตามเดิม
หากต้องการมอบหมายใบอนุญาตห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้ทำดังนี้
ผู้ใช้จำเป็นต้องมีใบอนุญาตห้องนิรภัยเพื่อใช้ห้องนิรภัย เช่น สร้างกฎการเก็บรักษาหรือค้นหาหรือไม่
ไม่ ผู้ใช้ที่ทำงานในอินเทอร์เฟซของห้องนิรภัยต้องมีเพียงใบอนุญาต Google Workspace และสิทธิ์ของห้องนิรภัยเท่านั้น ผู้ใช้ต้องมีใบอนุญาตห้องนิรภัยก็ต่อเมื่อคุณต้องการให้ข้อมูลของผู้ใช้เป็นไปตามนโยบายการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว หรือการค้นหา
สำหรับผู้ใช้ห้องนิรภัย: ผลจากการอนุญาตให้ใช้สิทธิในห้องนิรภัย
เป็นไปได้ไหมที่ข้อมูลของผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยจะปรากฏในห้องนิรภัย
ได้ ข้อมูลของผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยจะรวมอยู่ในการค้นหาได้หากมีการแชร์หรือส่งข้อมูลดังกล่าวไปยังผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต เช่น
- ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับใบอนุญาตส่งข้อความหรือแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาต
- ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับใบอนุญาตฝากข้อความเสียงหรือส่งข้อความถึงผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาตผ่าน Google Voice for Google Workspace
ฉันจะทราบได้อย่างไรว่าผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัย
เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้คุณและผู้ดูแลระบบ Google Workspace สื่อสารกันบ่อยๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการอนุญาตให้ใช้สิทธิห้องนิรภัย เพื่อที่คุณจะได้ทราบเมื่อมีการนำใบอนุญาตห้องนิรภัยของผู้ใช้ออก
ห้องนิรภัยจะระบุเมื่อผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยภายใต้เงื่อนไขต่อไปนี้
- ค้นหา -เมื่อคุณค้นหาตามบัญชีที่เฉพาะเจาะจงและรวมผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัย ห้องนิรภัยจะแสดงข้อผิดพลาดและระบุบัญชีผู้ใช้
- การคงไว้ชั่วคราว - สำหรับการคงไว้ชั่วคราวที่เกิดขึ้นกับบัญชีหนึ่งๆ ผู้ใช้จะปรากฏเป็นสีแดงโดยมีเส้นขีดทับหากผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตแล้ว เมื่อไม่มีใบอนุญาต จะไม่มีการเก็บรักษาข้อมูลผู้ใช้อีกต่อไป
ห้องนิรภัยจะระบุผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตสำหรับการค้นหาและการคงไว้ชั่วคราวที่ใช้กับบัญชีที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น คุณจะไม่เห็นการระบุผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตในการค้นหา การคงไว้ชั่วคราว และกฎการเก็บรักษาตามขอบเขตอื่นๆ เช่น การตั้งค่าในหน่วยขององค์กร บัญชีทั้งหมด ไดรฟ์ที่แชร์ หรือพื้นที่ใน Chat
หากผู้ใช้ที่ต้องการใบอนุญาตไม่มีใบอนุญาต คุณสามารถขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบหมายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้ได้