Veelgestelde vragen over Vault-licenties

Dit hangt af van hoe u het toewijzen van licenties instelt nadat u add-onlicenties voor Vault heeft gekocht. Als je de licenties voor het eerst koopt, worden ze niet automatisch toegewezen. U kunt Vault instellen zodat licenties automatisch worden toegewezen. U kunt ook licenties toewijzen aan specifieke gebruikers of organisatie-eenheden. Meer informatie

Als u al gebruikmaakt van Vault en het automatisch toewijzen van licenties, heeft iedereen in uw organisatie een Vault-licentie en krijgen nieuwe gebruikers een licentie wanneer u de gebruikers toevoegt, zolang er beschikbare licenties zijn. Zie Hoe licenties werken voor meer informatie.

Voordat u de Vault-licentie van een gebruiker verwijdert, overlegt u met de Vault-gebruikers of de juridische en complianceteams van uw organisatie om te bevestigen dat het verwijderen van de licentie geen problemen oplevert. Als u een Vault-licentie verwijdert voor een gebruiker, geldt het volgende:

• De gegevens van de gebruiker kunnen niet meer worden gezocht of geëxporteerd in Vault.
• Alle bewaarplichten voor de gegevens van de gebruiker worden verwijderd.
• Het bewaarbeleid van Vault geldt niet meer voor de gegevens van de gebruiker.
• Gegevens die zijn verwijderd door de gebruiker, maar werden bewaard door Vault, worden definitief verwijderd uit de systemen van Google.

Zie Vault-licenties toewijzen voor instructies.

Alle gebruikers die een Vault-licentie hadden voordat deze mogelijkheid werd uitgerold, houden hun Vault-licentie.

Ga als volgt te werk om Vault-licenties toe te wijzen aan slechts een deel van de gebruikers:

1. (Optioneel) Schakel 'Licenties automatisch toewijzen' uit om te voorkomen dat nieuwe gebruikers automatisch een Vault-licentie krijgen. Meer informatie
2. Verwijder Vault-licenties van de gebruikers die geen licentie mogen hebben. U kunt wijzigingen met meerdere tegelijk doorvoeren via een organisatie-eenheid of door een spreadsheet te gebruiken. Meer informatie

Nee. Een gebruiker die taken uitvoert in de Vault-interface, heeft alleen een Google Workspace-licentie en Vault-rechten nodig. De gebruiker heeft alleen een Vault-licentie nodig als u wilt dat de gegevens van de gebruiker vallen onder bewaarbeleid, bewaarplichten of zoekopdrachten.

Ja. De gegevens van een gebruiker zonder Vault-licentie kunnen worden opgenomen in een zoekopdracht als ze zijn gedeeld of gestuurd naar een gebruiker met een licentie. Voorbeeld:

• Een gebruiker zonder licentie stuurt een bericht naar of deelt een bestand met een gebruiker met een licentie.
• Een gebruiker zonder licentie spreekt een voicemail in voor of stuurt een bericht naar een gebruiker met een licentie via Google Voice voor Google Workspace.

We raden u sterk aan regelmatig contact te hebben met de Google Workspace-beheerder over wijzigingen aan Vault-licenties, zodat u op de hoogte bent als de Vault-licentie van een gebruiker wordt verwijderd.

Vault geeft in de volgende situaties aan dat een gebruiker geen Vault-licentie heeft:

• Zoeken: Als u zoekt op specifieke accounts en een gebruiker zonder Vault-licentie opneemt, geeft Vault een foutmelding en wordt het gebruikersaccount aangegeven.
• Bewaarplichten: Voor bewaarplichten die zijn ingesteld voor specifieke accounts, wordt een gebruiker in het rood weergegeven met een doorhaling als de gebruiker geen licentie meer heeft. Zonder licentie geldt de bewaarplicht niet meer voor de gebruiker.

Vault geeft alleen gebruikers zonder licentie aan voor zoekopdrachten en bewaarplichten die zijn toegepast op specifieke accounts. U krijgt geen indicaties van gebruikers zonder licentie in zoekopdrachten, bewaarplichten en bewaarregels op basis van andere bereiken, zoals ingesteld voor organisatie-eenheden, alle accounts, gedeelde Drives of chatruimtes.

Als een gebruiker geen licentie heeft maar er wel een nodig heeft, kunt u uw Google Workspace-beheerder vragen een licentie aan de gebruiker toe te wijzen.