שאלות נפוצות בנושא רישיונות ל-Vault

זה תלוי באופן שבו הגדרתם את הרישוי אחרי שרכשתם רישיונות לתוסף Vault. כשקונים את הרישיונות בפעם הראשונה, הם לא מוקצים באופן אוטומטי. אתם יכולים להגדיר ב-Vault הקצאה אוטומטית של רישיונות או להקצות רישיונות למשתמשים ספציפיים או ליחידות ארגוניות. כך עושים זאת

אם כבר יש לכם Vault ואתם משתמשים בהקצאת רישיונות אוטומטית, לכל אחד בארגון יש רישיון ל-Vault, ומשתמשים חדשים מקבלים רישיון כשאתם מוסיפים אותם, כל עוד יש לכם רישיונות זמינים להקצאה. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא איך פועל רישוי.

לפני שמסירים רישיון Vault של משתמש, כדאי לדבר עם משתמשי Vault בארגון או עם הצוותים המשפטיים והצוותים שאחראים על התאימות, כדי לוודא שאפשר להסיר את הרישיון. כשמסירים רישיון ל-Vault ממשתמש:

• אי אפשר לחפש את הנתונים של המשתמש הזה ב-Vault או לייצא אותם.
• כל ההשעיות על נתוני המשתמש יוסרו.
• מדיניות השמירה ב-Vault לא חלה על הנתונים של המשתמש.
• כל הנתונים שנמחקו על ידי המשתמש אבל נשמרו ב-Vault נמחקים באופן סופי ממערכות Google.

הוראות מפורטות מופיעות במאמר בנושא הקצאת רישיונות ל-Vault.

לכל משתמש שהיה לו רישיון ל-Vault לפני השקת הרישוי החלקי בדומיין עדיין יש רישיון ל-Vault.

כדי להקצות רישיונות ל-Vault רק לקבוצת משנה של משתמשים:

1. (אופציונלי) כדי למנוע הקצאה אוטומטית של רישיון Vault למשתמשים חדשים, משביתים את הקצאת הרישיונות האוטומטית. כך עושים זאת
2. מסירים רישיונות ל-Vault מהמשתמשים שלא רוצים שיהיו להם רישיונות. אפשר לבצע שינויים בכמות גדולה לפי יחידה ארגונית או באמצעות גיליון אלקטרוני. כך עושים זאת

לא. משתמש שמבצע משימות בממשק של Vault צריך רק רישיון ל-Google Workspace והרשאות ל-Vault. המשתמש צריך רישיון ל-Vault רק אם רוצים שהנתונים שלו יהיו כפופים למדיניות שמירה, להחזקות לצורך משפטי או לחיפושים.

כן. אפשר לכלול בחיפוש את הנתונים של משתמש שאין לו רישיון ל-Vault אם הוא שיתף אותם עם משתמש שיש לו רישיון או שלח אותם אליו. לדוגמה:

• משתמש ללא רישיון שולח הודעה או משתף קובץ עם משתמש עם רישיון
• משתמש ללא רישיון משאיר הודעה קולית או שולח הודעה למשתמש עם רישיון דרך Google Voice for Google Workspace

אנחנו ממליצים מאוד לך ולאדמין ב-Google Workspace לתקשר לעיתים קרובות לגבי שינויים ברישוי של Vault, כדי שתדעו מתי רישיון Vault של משתמש מסוים יוסר.

מערכת Vault מציינת מתי למשתמש אין רישיון ל-Vault בתנאים הבאים:

• חיפוש –כשמחפשים לפי חשבונות ספציפיים וכוללים משתמש שאין לו רישיון ל-Vault, מערכת Vault מחזירה שגיאה ומציינת את חשבון המשתמש.
• הקפאות—אם הוגדרו הקפאות בחשבונות ספציפיים, משתמש שאין לו יותר רישיון יוצג באדום עם קו חוצה. אם לא מוקצה רישיון, החשבון של המשתמש לא נמצא יותר בהחזקה לצורך משפטי.

ב-Vault מוצגים רק משתמשים ללא רישיון בחיפושים ובהשעיות שחלים על חשבונות ספציפיים. לא תקבלו אינדיקציות לגבי משתמשים ללא רישיון בחיפושים, בהחזקות לצורך משפטי ובכללי שמירה שמבוססים על היקפים אחרים, כמו הגדרות ביחידות ארגוניות, בכל החשבונות, בתיקיות אחסון שיתופי או במרחבים ב-Chat.

אם למשתמש מסוים אין רישיון אבל הוא צריך רישיון, אפשר לבקש מהאדמין ב-Google Workspace להקצות לו רישיון.