保管箱授權常見問題

這取決於您在購買保管箱外掛程式授權後如何設定授權。如果您是首次購買授權，系統不會自動指派授權。您可以將保管箱設為自動指派授權，也可以設為將授權指派給特定使用者或機構單位。操作說明

如果您已有保管箱，同時啟用了自動授權功能，那麼只要您擁有可供指派的授權，貴機構的所有使用者就會取得保管箱授權；您日後新增使用者時，新使用者也會獲得授權。詳情請參閱授權程序運作方式。

移除使用者的保管箱授權前，請先與貴機構的保管箱使用者或法務和法規遵循團隊討論，確認可以移除授權。移除使用者的保管箱授權會造成以下影響：

• 無法在保管箱中搜尋或匯出該使用者的資料。
• 使用者的資料如有任何訴訟保留設定，都將遭到移除。
• 保管箱的保留政策不會套用至使用者的資料。
• 保管箱保留的資料遭到使用者刪除時，Google 的系統會全面清除這些資料。

如需操作說明，請參閱指派保管箱授權。

在部分網域授權功能推出前已經擁有保管箱授權的使用者仍會保有這項授權。

如何僅將保管箱授權指派給部分使用者：

1. (選用) 如要避免系統自動指派保管箱授權給新使用者，請關閉自動授權功能。操作說明
2. 找到您不想授權的使用者，移除對方的保管箱授權。您可以依機構單位或使用試算表，一次變更多人的授權。操作說明

否。使用者只要具備 Google Workspace 授權和保管箱權限，即可在保管箱介面中執行工作。只有資料要受保留政策/訴訟保留保護，或供保管箱搜尋，才必須先取得保管箱授權。

可以，如果沒有保管箱授權的使用者將自己的資料傳送給已獲授權的使用者，或是與對方共用資料，那麼當您執行搜尋時，就有可能找到這些資料。例如：

• 未經授權的使用者與已獲授權的使用者傳送訊息或共用檔案
• 未經授權的使用者透過 Google Voice for Google Workspace，在已獲授權使用者的語音信箱中留言，或傳送訊息給對方。

強烈建議您和 Google Workspace 管理員多多連繫，瞭解保管箱授權的變更情形，以便在使用者的保管箱授權遭到移除時掌握情況。

保管箱會在下列情況下，告知您使用者沒有保管箱授權：

• 搜尋 -當您依特定帳戶搜尋內容時，如果搜尋範圍包含沒有保管箱授權的使用者，保管箱會傳回錯誤訊息，並顯示該使用者帳戶。
• 訴訟保留 - 特定帳戶設定了訴訟保留後，如果使用者不再擁有授權，系統會以紅字顯示該使用者並加上刪除線。失去授權後，使用者將不再處於訴訟保留狀態。

保管箱只會在您對特定帳戶執行搜尋和套用訴訟保留時，根據上述情況顯示相應指示，提醒您留意是否有未經授權的使用者。如果您是依據其他範圍 (例如機構單位、所有帳戶、共用雲端硬碟和 Chat 聊天室) 搜尋、套用訴訟保留和保留規則，系統就不會顯示這類指示。

如果使用者沒有授權，您可以要求 Google Workspace 管理員將授權指派給需要的使用者。