Konfigurera en automatisk receptionist i Voice för organisationen

Den här funktionen är tillgänglig med prenumerationerna Voice Standard och Premier. Läs mer

Som administratör kan du konfigurera Google Voice så att uppringare hänvisas till rätt personer eller avdelningar i organisationen. Denna automatiska receptionist spelar upp meddelanden och låter uppringarna välja alternativ.

Du kan till exempel skapa en meny som ”För Support, tryck 1. För Sälj, tryck 2. För att prata med en operatör, tryck 0.”

Steg 1: Skapa en virtuell receptionist

  1. Öppna menyn i Googles administratörskonsol följt av Appar följt av Google Workspace följt av Google Voice.

    Kräver administratörsroll för Google Voice.

  2. Klicka på Virtuella receptionister.
  3. Klicka på Skapa.
  4. Ange ett namn på den virtuella receptionisten och lägg eventuellt till en beskrivning.
  5. Klicka på Skapa.

Steg 2. Lägg till hälsningar

I avsnittet Hälsning anger du de första meddelandena du vill att uppringarna ska höra.

  1. För Välkomstmeddelande klickar du på Lägg till ett välkomstmeddelande eller Lägg till ytterligare ett välkomstmeddelande och väljer ett alternativ:
    • Använd text till tal – ange ett välkomstmeddelande följt av klicka på Standard för att välja språk, rösttyp och meddelandehastighet följt av klicka på OK.
    • Ladda upp ditt eget ljud – ladda upp ett inspelat meddelande, välj språk och ändra den inspelade texten vid behov och klicka på Spara.
  2. (Valfritt) Om du vill ange ett meddelande som användarna inte kan hoppa över klickar du på Lägg till ett specialmeddelande och väljer ett alternativ. Du kan till exempel lägga till ”Just nu är det många som ringer.”
  3. Klicka på Klar.

Steg 3: Ställ in samtalshantering

I avsnittet Samtalshantering väljer du de åtgärder som du vill att den virtuella receptionisten ska utföra efter att uppringarna har hört hälsningarna.

Skapa menyalternativ som uppringarna kan välja mellan.

  1. Klicka på Spela upp menyfrågor .

  2. (Valfritt) Klicka på Lägg till en introduktion om du vill förklara menyalternativen.

    Till exempel: ”Lyssna noga och välj bland följande menyalternativ.”

    • Använd text till tal – ange ett välkomstmeddelande följt av klicka på Standard för att välja språk, rösttyp och meddelandehastighet följt av klicka på OK
    • Ladda upp ditt eget ljud – ladda upp ett inspelat meddelande, välj språk och ändra den inspelade texten vid behov. Klicka på Spara.

  3. Klicka på Lägg till en prompt för n-tangenten och ange ett meddelande som informerar uppringarna om vad alternativet är till för.

    Till exempel: ”För teknisk support, tryck 1.”

  4. (Valfritt) Om du vill ändra nummer och tangent klickar du på nedåtpilen och väljer en tillgänglig tangent.

  5. Klicka på nedåtpilen bredvid Välj en åtgärd och välj ett alternativ i följande tabell:

    Alternativ när tangentmeddelandet har spelats upp Beskrivning
    Fortsätt till en undermeny Dirigera uppringare till en annan meny. Du måste också ställa in undermenyn.
    Upprepa den här menyn Spela upp introduktionsmeddelandet igen.
    Spela upp ett meddelande Spela upp ett meddelande som du anger. Du måste också välja vad som ska ske härnäst:
    • Upprepa den här menyn – spela upp introduktionsmeddelandet igen.
    • Koppla från uppringaren – koppla bort samtalet när meddelandet har spelats upp.
    Skicka till röstbrevlåda

    Spela upp ett meddelande som du anger och skicka sedan uppringaren till röstbrevlådan. Du kan ange upp till tio e-postadresser som ska ta emot röstbrevlådan.
    Vidarekoppla uppringaren

    Om du vill så kan du ange ett meddelande på önskat språk som ska spelas upp för uppringare innan de överförs. Välj sedan att överföra uppringaren till en licensierad användare med ett Voice-nummer, en uppringningsgrupp, en virtuell receptionist eller ett annat telefonnummer.

  6. (Valfritt) Om du vill lägga till fler menyalternativ klickar du på Lägg till alternativ.

  7. (Valfritt) Om du vill ändra ordningen på menyalternativen drar du Flytta uppåt eller nedåt i ordningen.

  8. När du är klar klickar du på Klar.

Ställa in vart uppringare vidarekopplas

  1. Klicka på Vidarekoppla uppringare .
  2. För Valfritt meddelande anger du ett meddelande som uppringare hör innan de vidarekopplas. Till exempel ”Vänta medan vi vidarekopplar dig till säljavdelningen”.
  3. (Valfritt) Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på Standard följt av engelska (USA) – en-US och väljer ett språk i listan.
  4. Under Överföringstyp klickar du på nedåtpilen och väljer typen av överföring:
    • Användare – ange e-postadressen till en användare i organisationen som du vill vidarekoppla uppringare till. Om du väljer en användare utan telefonnummer visas ett felmeddelande.
    • Uppringningsgrupp: Klicka på nedåtpilen och välj uppringningsgruppen som du vill vidarekoppla samtal till. Uppringningsgruppen måste ha minst en medlem med ett telefonnummer eller så visas ett felmeddelande.
    • Virtuell receptionist: Klicka på nedåtpilen och välj automatisk receptionist att vidarekoppla samtal till. Om du väljer en virtuell receptionist utan telefonnummer visas ett felmeddelande.
    • Telefonnummer – ange telefonnumret som ringande ska vidarekopplas till. Om du vill använda ett telefonnummer som inte finns i USA klickar du på nedåtpil och väljer land eller region från listan.

Skicka till röstbrevlådan eller koppla från uppringaren

Välj ett alternativ:

  • Om du vill koppla från en uppringare efter en hälsning klickar du på Koppla från uppringare följt av fortsätt till nästa steg för att anpassa dina arbetstider.
  • Om du vill skicka uppringaren till röstbrevlådan efter hälsningsmeddelandena klickar du på Skicka till röstbrevlåda följt av Lägg till ett hälsningsmeddelande och väljer att ange ett meddelande eller ladda upp ett inspelat meddelande. Ange upp till tio e-postadresser som ska ta emot röstmeddelanden (transkription och MP3-fil).

Steg 4: Anpassa arbetstiderna

För samtal utanför din arbetstid kan den virtuella receptionisten spela upp en alternativ hälsning och hantera samtalen på olika sätt. Du kan också ange alternativ för ledighet när kontoret är stängt.

Ange öppettider

  1. Klicka på Redigera öppettider.
  2. För Öppettider väljer du organisationens öppettider:
    • 24 timmar per dag – (standard) Den virtuella receptionisten använder alltid standardalternativen du ställer in. Alternativen för att företaget har stängt används inte.
    • Anpassade tider – välj organisationens arbetstid. Samtal utanför denna tid hör alternativen för att företaget har stängt.
  3. När du är klar med att ställa in tiderna klickar du på Klar.

Ange stängda helgdagar

  1. För Stängningar på grund av helg klickar du på följt av välj dagen då uppringarna ska höra meddelandet efter arbetstid.
  2. (Valfritt) Upprepa steg 1 om du vill lägga till fler datum.
  3. När du är klar klickar du på Klar.

Ange åtgärd efter öppettid

  1. För Åtgärd efter öppettid anger du meddelandet som spelas upp utanför arbetstiden eller under semesterstängt.

    Till exempel: ”Våra öppettider är 09:00 till 17:00, återkom då.”

  2. (Valfritt) Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på Standard följt av engelska (USA) – en-US och väljer ett språk i listan.

  3. (Valfritt) Om du vill lägga till ett meddelande på ett annat språk klickar du på Lägg till .

  4. Klicka på nedåtpilen bredvid Välj en åtgärd och välj ett alternativ i följande tabell:

    Åtgärd efter att meddelandet har spelats upp Beskrivning
    Koppla från uppringaren Den automatiska receptionisten kopplar bort uppringarna efter de har hört meddelandet.
    Skicka till röstbrevlåda

    Spela upp ett meddelande som du anger och skicka sedan uppringaren till röstbrevlådan. Du kan ange upp till tio e-postadresser som ska ta emot röstbrevlådan.
    Vidarekoppla uppringaren

    Om du vill så kan du ange ett meddelande på önskat språk som ska spelas upp för uppringare innan de överförs. Välj sedan att överföra uppringaren till en licensierad användare med ett Voice-nummer, en uppringningsgrupp, en virtuell receptionist eller ett annat telefonnummer.

  5. När du är klar klickar du på Klar.

Steg 5: Testa den virtuella receptionisten

När du har skapat eller ändrat en virtuell receptionist kan du förhandsgranska ändringarna innan du aktiverar den.

  1. Klicka på Förhandsgranska.

  2. Klicka på Samtal.

    Google Voice öppnas i en ny flik i din webbläsare. I sidopanelen kan du se och höra ett exempelsamtal. Panelen visas i en minut.

  3. Välj ett alternativ:

    • Om du vill testa den virtuella receptionisten klickar du på Ring och väljer alternativ.
    • Om du vill ändra den virtuella receptionisten går du tillbaka till föregående steg och gör ändringarna.

Steg 6. Publicera den virtuella receptionisten

När du har testat den virtuella receptionisten publicerar du den för att lägga till den eller ersätta en tidigare version.

  1. Klicka på Publicera längst ned.
  2. Om du får ett meddelande om eventuella fel eller information som saknas i konfigurationen:
    1. Klicka på Stäng.
    2. Åtgärda felen.
    3. Publicera igen.
  3. Klicka på Publicera vid bekräftelsen.

Steg 7: Tilldela telefonnummer

Om du ska kunna nå den virtuella receptionisten måste du tilldela ett Voice-nummer till den receptionist som inte redan är tilldelad till en användare.

  1. För Telefonnummer klickar du på Tilldela ett nummer och väljer ett alternativ:
    • Välj Tilldela ett nytt nummer om du vill skapa ett nummer.
    • Om du vill använda ett nytt nummer för en virtuell receptionist väljer du Ta över ett nummer.
    • Om du vill tilldela ett befintligt nummer på nytt väljer du Tilldela ett befintligt nummer på nytt och följer anvisningarna i Tilldela ett Voice-nummer på nytt.

  2. Klicka på nedåtpilen bredvid Land/region och välj ett land eller en region i listan.

    Om du väljer en plats som inte är en av dina Voice-platser visas ett felmeddelande. Mer information finns i Lägga till Voice-platser.

  3. Ange organisationens adress i Adress för nödsamtal.

    Ett tillgängligt Voice-nummer visas.

  4. (Valfritt) Om du vill hitta ett annat nummer klickar du på Ändra följt av klicka på Välj bredvid ett nummer på listan.

  5. Klicka på Tilldela.

När du anger information sparar systemet dina ändringar.

(Valfritt) Steg 8: Tilldela utgående nummerpresentatör som virtuell receptionist

  1. Öppna menyn i Googles administratörskonsol följt av Appar följt av Google Workspace följt av Google Voice.

    Kräver administratörsroll för Google Voice.

  2. Klicka på Inställningar.
  3. Klicka på Policyer följt av Utgående nummerpresentatör.
  4. Klicka på Lägg till nummerpresentatör per namn eller nummer, välj numret till den automatiska receptionisten följt av klicka på Spara.

Om du inte får något nummer att lägga till finns det inga nummerpresentatörer för utgående samtal tillgängliga. Skapa en ny virtuell receptionist för att få fler nummer.