Les ressources Google Workspace de votre organisation, telles que les salles de réunion ou l'équipement, peuvent être réservées par des personnes qui n'utilisent pas Google Agenda ou qui ne possèdent pas de compte Google. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs externes (par exemple, ceux qui utilisent Microsoft Outlook) d'inviter vos ressources à leurs réunions, comme ils invitent d'autres invités.
Configurer les autorisations de réservation pour les utilisateurs sans compte Google
Vous pouvez configurer les utilisateurs sans compte Google autorisés à réserver les ressources de votre organisation.
Les paramètres de partage de l'agenda d'une ressource déterminent quels utilisateurs Google peuvent la réserver. Vous pouvez gérer la capacité des utilisateurs externes à réserver des ressources dans la console d'administration Google.
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire Bâtiments et ressources Aperçu.Vous devez disposer du droit d'administrateur Bâtiments et ressources.
- Dans la section Gestion des ressources, cliquez sur Ouvrir.
- Sur la page Ressources, cliquez sur la ressource que vous souhaitez configurer. Vous pouvez également sélectionner les lignes correspondantes et cliquer sur Modifier pour configurer plusieurs ressources à la fois.
- Cliquez sur Autorisations de réservation pour les utilisateurs sans compte Google.
- (Facultatif) Pour supprimer des autorisations, cochez la case correspondant à un ou plusieurs utilisateurs ou domaines, puis cliquez sur Supprimer.
Cliquez sur Ajouter des utilisateurs sans compte Google, puis saisissez les adresses e-mail ou les noms de domaine des utilisateurs externes que vous souhaitez autoriser à réserver la ressource.
Remarque : Vous pouvez autoriser des adresses e-mail externes spécifiques ou des domaines externes entiers à réserver une ressource. Les sous-domaines ne sont reconnus que s'ils correspondent exactement.
Cliquez sur Ajouter.
Grâce à Calendar Interop, les utilisateurs Microsoft Exchange peuvent rechercher des ressources Workspace par nom et consulter leur disponibilité. Pour en savoir plus, consultez Autoriser les utilisateurs d'Exchange à réserver des ressources Workspace.
Réserver une ressource en tant qu'utilisateur sans compte Google
Les utilisateurs extérieurs à Google peuvent réserver une ressource Workspace en l'ajoutant à la liste des invités d'un événement dans leur propre système d'agenda. Si l'utilisateur est autorisé à réserver, la ressource confirme la réservation par e-mail. L'utilisateur est informé par e-mail s'il n'est pas autorisé à effectuer une réservation.
Les administrateurs peuvent trouver l'adresse e-mail de la ressource dans la section Gestion des ressources de la console d'administration. Si vous utilisez Calendar Interop avec Exchange, assurez-vous qu'il est configuré et que vous avez ajouté des contacts de messagerie (avec des noms conviviaux) pour les ressources Workspace dans Exchange. Les utilisateurs Exchange peuvent ensuite effectuer une recherche par nom de ressource convivial et consulter la disponibilité d'une ressource avant de la réserver.
Conseil : Pour confirmer une réservation de salle, assurez-vous que l'organisateur de l'événement a reçu l'e-mail de confirmation. Il est possible que l'état de la réponse d'une ressource dans l'agenda d'un invité n'indique pas l'état actuel de la réservation.