Sumber daya Google Workspace organisasi Anda, seperti ruang rapat atau peralatan, dapat dipesan oleh orang yang tidak menggunakan Google Kalender atau memiliki Akun Google. Dengan fitur ini, pengguna eksternal (misalnya, orang yang menggunakan Microsoft Outlook) dapat "mengundang" resource Anda ke rapat mereka, seperti saat mereka mengundang tamu lain.
Mengonfigurasi izin pemesanan untuk pengguna non-Google
Anda dapat mengonfigurasi pengguna non-Google yang diizinkan untuk memesan fasilitas organisasi Anda.
Setelan berbagi kalender fasilitas menentukan pengguna Google mana yang dapat memesan fasilitas. Anda dapat mengelola kemampuan pengguna eksternal untuk memesan sumber daya di konsol Google Admin.
-
Di konsol Google Admin, buka Menu
Direktori Gedung dan fasilitas Ringkasan.Memerlukan Hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.
- Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
- Di halaman Resources, klik resource yang ingin Anda konfigurasi. Atau, untuk mengonfigurasi beberapa resource sekaligus, pilih baris yang sesuai, lalu klik Edit.
- Klik Izin pemesanan untuk pengguna non-Google.
- (Opsional) Untuk menghapus izin, centang kotak untuk satu atau beberapa pengguna atau domain, lalu klik Hapus.
Klik Tambahkan pengguna non-Google, lalu masukkan alamat email atau nama domain untuk pengguna eksternal yang ingin Anda izinkan untuk memesan fasilitas.
Catatan: Anda dapat memberikan izin untuk memesan resource ke alamat email eksternal tertentu atau ke seluruh domain eksternal. Subdomain hanya dikenali jika cocok persis.
Klik Tambahkan.
Dengan Calendar Interop, pengguna Microsoft Exchange dapat menelusuri resource Workspace berdasarkan nama dan melihat ketersediaannya. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengizinkan pengguna Exchange memesan fasilitas Workspace.
Memesan fasilitas sebagai pengguna non-Google
Pengguna non-Google dapat memesan fasilitas Workspace dengan menambahkannya ke daftar tamu acara di sistem kalender mereka sendiri. Jika pengguna memiliki izin untuk memesan, fasilitas akan mengonfirmasi pemesanan melalui email. Pengguna akan diberi tahu melalui email jika mereka tidak memiliki izin untuk melakukan pemesanan.
Administrator dapat menemukan alamat email resource di bagian Pengelolaan Resource di konsol Admin. Jika Anda menggunakan Interop Kalender dengan Exchange, pastikan Interop Kalender dikonfigurasi dan Anda telah menambahkan kontak email (menggunakan nama yang mudah diingat) untuk resource Workspace di Exchange. Pengguna Exchange kemudian dapat menelusuri berdasarkan nama resource yang mudah digunakan dan melihat ketersediaan resource sebelum memesan.
Tips: Untuk mengonfirmasi pemesanan ruang, pastikan penyelenggara acara telah menerima konfirmasi email. Status RSVP untuk fasilitas di kalender tamu mungkin tidak menampilkan status pemesanan saat ini.