Os recursos do Google Workspace da sua organização, como salas de reunião ou equipamentos, podem ser reservados por pessoas que não usam o Google Agenda ou não têm uma Conta do Google. Com esse recurso, usuários externos (por exemplo, pessoas que usam o Microsoft Outlook) podem "convidar" seus recursos para as reuniões, assim como convidam outros participantes.
Configurar permissões de reserva para usuários que não são do Google
Você pode configurar quais usuários externos ao Google têm permissão para reservar os recursos da sua organização.
As configurações de compartilhamento de agenda de um recurso determinam quais usuários do Google podem fazer uma reserva. Você pode gerenciar a capacidade de usuários externos de reservar recursos no Google Admin Console.
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No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório Edifícios e recursos Visão geral.É preciso ser administrador com privilégio Edifícios e recursos.
- Na seção Gerenciamento de recursos, clique em Abrir.
- Na página Recursos, clique no recurso que você quer configurar. Ou, para configurar vários recursos de uma só vez, selecione as linhas correspondentes e clique em Editar.
- Clique em Permissões de reserva para usuários que não são do Google.
- (Opcional) Para remover permissões, marque a caixa de um ou mais usuários ou domínios e clique em Remover.
Clique em Adicionar usuários que não são do Google e insira os endereços de e-mail ou nomes de domínio dos usuários externos que você quer permitir que reservem o recurso.
Observação:você pode conceder permissão para reservar um recurso a endereços de e-mail externos específicos ou a domínios externos inteiros. Os subdomínios só serão reconhecidos se forem uma correspondência exata.
Clique em Adicionar.
Usando o Calendar Interop, os usuários do Microsoft Exchange podem pesquisar recursos do Workspace por nome e conferir a disponibilidade deles. Para mais detalhes, acesse Permitir que usuários do Exchange reservem recursos do Workspace.
Reservar um recurso como usuário externo ao Google
Usuários externos ao Google podem reservar um recurso do Workspace adicionando-o à lista de convidados de um evento no próprio sistema de agenda. Se o usuário tiver permissão para reservar, o recurso confirma a reserva por e-mail. O usuário será notificado por e-mail se não tiver permissão para reservar.
Os administradores podem encontrar o endereço de e-mail do recurso na seção Gerenciamento de recursos do Admin Console. Se você usa o Calendar Interop com o Exchange, verifique se ele está configurado e se você adicionou contatos de e-mail (usando nomes amigáveis) para os recursos do Workspace no Exchange. Os usuários do Exchange podem pesquisar pelo nome amigável do recurso e conferir a disponibilidade dele antes de reservar.
Dica:para confirmar uma reserva de sala, verifique se o organizador do evento recebeu o e-mail de confirmação. O status de confirmação de presença de um recurso na agenda de um convidado pode não mostrar o status de reserva atual.