Tillåt att användare utanför Google bokar resurser

Organisationens Google Workspace-resurser, till exempel mötesrum eller utrustning, kan bokas av personer som inte använder Google Kalender eller har ett Google-konto. Med den här funktionen kan externa användare (till exempel personer som använder Microsoft Outlook) bjuda in dina resurser till sina möten, precis som de bjuder in andra gäster.

Konfigurera bokningsbehörigheter för användare utanför Google

Du kan konfigurera vilka användare utanför Google som får boka organisationens resurser.

Resursens delningsinställningar avgör vilka Google-användare som kan boka resursen. Du kan hantera externa användares möjlighet att boka resurser i Googles administratörskonsol.

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Katalog följt av Byggnader och resurser följt av Översikt.

    Kräver administratörsbehörigheten Byggnader och resurser.

  2. Klicka på Öppna i avsnittet Resurshantering.
  3. Klicka på resursen du vill konfigurera på sidan Resurser. Om du vill konfigurera flera tillgångar samtidigt markerar du motsvarande rader och klickar på Redigera.
  4. Klicka på Bokningsbehörigheter för användare utanför Google.
  5. (Valfritt) Om du vill ta bort behörigheter markerar du rutan för en eller flera användare eller domäner och klickar sedan på Ta bort.

  6. Klicka på Lägg till användare utanför Google och ange e-postadresserna eller domännamnen för de externa användare som du vill tillåta att boka resursen.

    Obs! Du kan ge behörighet att boka en resurs till specifika externa e-postadresser eller till hela externa domäner. Underdomäner identifieras bara om de är en exakt matchning.

  7. Klicka på Lägg till.

Med Kalenderinteroperabilitet kan Microsoft Exchange-användare söka efter Workspace-resurser efter namn och se deras tillgänglighet. Mer information finns i Tillåta att Exchange-användare bokar Workspace-resurser.

Boka en resurs som användare utanför Google

Användare utanför Google kan boka en Workspace-resurs genom att lägga till den på gästlistan för en händelse i sitt eget kalendersystem. Om användaren har behörighet att boka bekräftar resursen bokningen via e-post. Användaren meddelas via e-post om hen inte har behörighet att boka.

Administratörer hittar e-postadressen för resursen i avsnittet Resurshantering i administratörskonsolen. Om du använder Kalenderinteroperabilitet med Exchange kontrollerar du att det är konfigurerat och att du har lagt till e-postkontakter (med användarvänliga namn) för Workspace-resurserna i Exchange. Exchange-användare kan sedan söka efter det användarvänliga resursnamnet och se en resurs tillgänglighet innan de bokar.

Tips! Bekräfta en rumsbokning genom att kontrollera att mötesarrangören har fått en e-postbekräftelse. Svarsstatusen för en resurs i en gästs kalender kanske inte visar den aktuella bokningsstatusen.