عندما يتم رفض حجز غرفة لاجتماع، استبدِلها بغرفة مماثلة. قد يتم رفض حجز غرف الاجتماعات لأنها محجوزة من قبل أو لأن أجهزتها تخضع للصيانة أو لأن هناك تعارض في الوقت مع غرفة مسجّلة لسلسلة اجتماعات متكررة. بالنسبة إلى الغرف التي تتسع لما يصل إلى 70 شخصًا، يحاول "تقويم Google" تلقائيًا العثور على بديل مناسب وحجزه إذا كان ذلك متاحًا:
- في المبنى نفسه
- بالمعدّات نفسها
- بحجم مناسب، بناءً على عدد الضيوف. يجب أن تناسب الغرفة الجديدة جميع الضيوف بدون أن تكون كبيرة بشكل غير معقول. وإذا كانت الغرفة الجديدة كبيرة بشكلٍ غير معقول، لن يتم حجزها كبديل تلقائي.
استخدام الاستبدال التلقائي للغرف
يتم تفعيل الاستبدال التلقائي للغرف وفقًا للإعدادات التلقائية، إلا أنّه لا يستبدل الغرف إلا عند تحقُّق الشرطين التاليين:
- يتم تعريف الغرف كموارد منظَّمة وتصنيفها كمساحات للاجتماعات.
- يتم تحديد أماكن العمل الخاصة بالمستخدمين، والغرف هي موارد منظَّمة في مبانيهم.
لن يظهر الخيار "استبدال الغرفة تلقائيًا" إلا للمستخدمين الذين لديهم مكان عمل وموارد منظَّمة في مبانيهم.
تحديد الغرف كموارد منظَّمة في "وحدة تحكُّم المشرف"
احرص على اختيار الفئة الصحيحة لجميع الغرف. قد يؤدي التصنيف الخاطئ للموارد، مثل تصنيف مساحة مناسبات اجتماعية كمساحة اجتماعات، إلى الاستبدال بغرفة غير صحيحة. لتغيير فئة غرفة:
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل المباني والموارد نظرة عامة.يتطلَّب الحصول على امتياز مشرف المباني والموارد.
- في القسم "إدارة الموارد"، انقر على فتح.
- ضمن الموارد، انقر على اسم الغرفة.
- انقر على التفاصيل.
- اختَر الفئة المناسبة:
- مساحة اجتماع: الموارد المستخدمة للاجتماعات أو المؤتمرات والتي قد تكون بصغر حجم غرفة التحدّث
- مورد آخر: الموارد التي لا تُستخدم للاجتماعات، مثل درّاجة أو سيارة تابعة للشركة
- انقر على حفظ.
تحديد الغرف كموارد منظَّمة بطريقة واجهة برمجة التطبيقات أو ملف CSV
انتقِل إلى إنشاء المباني والميزات وموارد "تقويم Google" للحصول على تعليمات لتحديد الموارد باستخدام طريقة واجهة برمجة التطبيقات أو ملف CSV. اضبط فئة المورد على CONFERENCE_ROOM.
الإشعارات المتوقّعة
بالنسبة إلى الأحداث المجدولة في غضون 3 أشهر في المستقبل:
- يرسل "تقويم Google" إشعارات عبر البريد الإلكتروني إلى المنظّم والمدعوّين، لإعلامهم بالغرفة المحجوزة مؤخرًا.
- إذا كان هناك أكثر من 20 مدعوًا، يرسل "تقويم Google" الإشعارات إلى المنظّم ومنشئ الاجتماع فقط.
بالإضافة إلى ذلك، في حال رفض الغرفة:
- سلسلة أحداث متكرّرة: يتم إرسال رسالة إلكترونية واحدة فقط.
- حدث ضمن سلسلة أحداث متكرّرة (استثناء): يُرسل "تقويم Google" ما يصل إلى 8 رسائل إلكترونية، رسالة لكل استثناء. وإذا كان هناك أكثر من 8 استثناءات، يتم رفض السلسلة بالكامل.
إيقاف الاستبدال التلقائي للغرف
اتّبِع الخطوات التالية لإيقاف هذه الميزة:
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل المباني والموارد نظرة عامة.يتطلَّب الحصول على امتياز مشرف المباني والموارد.
- انتقِل إلى إعدادات الغرفة العامة.
- أوقِف السماح بالاستبدال التلقائي للغرفة.