Если помещение отказывается от проведения встречи, замените его аналогичным помещением. Отказ от проведения встречи может быть вызван тем, что помещение уже забронировано, администрация помещения вывела его на техническое обслуживание или возникла однократная проблема с доступом к помещению в рамках регулярной серии встреч. Для помещений вместимостью до 70 человек Google Календарь автоматически пытается найти и, если доступно, забронировать подходящую замену:
- В том же здании
- При использовании того же оборудования
- Размер нового помещения должен быть разумным, в зависимости от количества участников. Новое помещение должно вмещать всех участников, не будучи при этом чрезмерно большим. Если новое помещение окажется чрезмерно большим, оно не будет автоматически забронировано в качестве замены.
Использовать автоматическую замену номеров
Автоматическая замена номеров включена по умолчанию, но замена номеров происходит только при выполнении обоих следующих условий:
- Помещения определяются как структурированные ресурсы и классифицируются как переговорные комнаты.
- Пользователи могут указать свои рабочие места, а помещения представляют собой структурированные ресурсы в их зданиях.
Опция автоматической замены помещения будет доступна только пользователям, у которых указано рабочее место и имеются структурированные ресурсы в здании.
Настройте комнаты как структурированные ресурсы в консоли администратора.
Выберите правильную категорию для всех помещений. Неправильная маркировка ресурсов, например, обозначение общественного пространства как места для встреч, может привести к некорректной замене помещения. Чтобы изменить категорию помещения:
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Здания и ресурсы Обзор .Для этого необходимы права администратора по зданиям и ресурсам .
- В разделе «Управление ресурсами» нажмите «Открыть» .
- В разделе «Ресурсы» щелкните название комнаты.
- Нажмите «Подробности» .
- Выберите соответствующую категорию:
- Помещение для совещаний: Ресурсы, используемые для проведения встреч или конференций, которые могут быть совсем небольшими, например, телефонная комната.
- Прочие ресурсы: Ресурсы, не используемые для совещаний, например, велосипед или служебный автомобиль.
- Нажмите « Сохранить ».
Определите комнаты как структурированные ресурсы, используя API или CSV-файлы.
Перейдите в раздел «Создание зданий, объектов и ресурсов календаря» , чтобы ознакомиться с инструкциями по определению ресурсов с использованием API или CSV-файлов. Установите категорию ресурса на CONFERENCE_ROOM.
Ожидаемые уведомления
Для мероприятий, запланированных на ближайшие 3 месяца:
- Календарь отправляет организатору и гостям уведомления по электронной почте о новом забронированном номере.
- Если гостей больше 20, то Календарь уведомляет только организатора и создателя мероприятия.
Кроме того, если номер не предоставляется:
- Последовательность повторяющихся событий — отправляется только одно электронное письмо.
- Одно из серии повторяющихся событий (исключение) — Календарь отправляет до 8 электронных писем, по одному для каждого исключения. Если их больше 8, то вся серия отклоняется.
Отключите автоматическую замену номера.
Чтобы отключить эту функцию, выполните следующие действия:
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Здания и ресурсы Обзор .Для этого необходимы права администратора по зданиям и ресурсам .
- Перейдите в раздел «Глобальные настройки комнаты» .
- Отключите функцию «Разрешить автоматическую замену номера» .