เมื่อห้องปฏิเสธการประชุม ให้แทนที่ด้วยห้องอื่นที่คล้ายกัน ห้องอาจปฏิเสธการประชุมเนื่องจากมีการจองไว้แล้ว ฝ่ายสถานที่นำห้องออกเพื่อการบำรุงรักษา หรือมีการจองห้องทับซ้อนกันครั้งหนึ่งกับการประชุมที่เกิดซ้ำ สำหรับห้องที่มีความจุไม่เกิน 70 คน Google ปฏิทินจะดำเนินการค้นหาโดยอัตโนมัติ และหากทำได้ ระบบก็จะจองห้องอื่นที่เหมาะสมซึ่งมีคุณสมบัติดังนี้
- อยู่ในอาคารเดียวกัน
- มีอุปกรณ์เดียวกัน
- มีขนาดที่เหมาะสมตามจำนวนผู้เข้าร่วม ห้องใหม่จะต้องพอดีกับผู้เข้าร่วมทั้งหมดโดยไม่ได้มีขนาดใหญ่เกินความจำเป็น หากห้องใหม่มีขนาดใหญ่เกิน ระบบจะไม่จองห้องดังกล่าวแทนแบบอัตโนมัติ
ใช้การจองห้องอื่นแทนแบบอัตโนมัติ
ระบบจะเปิดใช้การจองห้องอื่นแทนแบบอัตโนมัติไว้เป็นค่าเริ่มต้น แต่จะจองห้องอื่นแทนเฉพาะในกรณีต่อไปนี้
- ห้องหมายถึงทรัพยากรแบบมีโครงสร้างและมีการจัดประเภทเป็นสถานที่ประชุม
- ผู้ใช้ตั้งค่าสถานที่ทำงานและห้องเป็นทรัพยากรแบบมีโครงสร้างในอาคารของผู้ใช้เอง
เฉพาะผู้ใช้ที่ตั้งค่าสถานที่ทำงานและทรัพยากรแบบมีโครงสร้างไว้ในอาคารของตนเองเท่านั้นที่จะเห็นตัวเลือกการจองห้องอื่นแทนแบบอัตโนมัติ
กำหนดห้องเป็นทรัพยากรแบบมีโครงสร้างในคอนโซลผู้ดูแลระบบ
เลือกหมวดหมู่ที่ถูกต้องให้กับห้องทั้งหมด การติดป้ายกำกับทรัพยากรไม่ถูกต้อง เช่น การติดป้ายกำกับสถานที่พูดคุยเป็นสถานที่ประชุม อาจทำให้มีการจองห้องแทนผิดพลาด วิธีเปลี่ยนหมวดหมู่ห้อง
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี อาคารและทรัพยากร ภาพรวมต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบอาคารและทรัพยากร
- คลิกเปิดในส่วนการจัดการทรัพยากร
- คลิกชื่อห้องในส่วนทรัพยากร
- คลิกรายละเอียด
- เลือกหมวดหมู่ที่เหมาะสม ดังนี้
- สถานที่ประชุม: ทรัพยากรที่ใช้ในการนัดพบหรือการประชุมที่อาจเป็นแค่ห้องคุยโทรศัพท์เล็กๆ
- แหล่งข้อมูลอื่นๆ: ทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้สำหรับการประชุม เช่น จักรยานหรือรถของบริษัท
- คลิกบันทึก
กำหนดห้องเป็นทรัพยากรแบบมีโครงสร้างโดยใช้วิธีการ API หรือ CSV
ไปที่หัวข้อสร้างอาคาร ฟีเจอร์ และทรัพยากรในปฏิทินเพื่อดูวิธีการกำหนดทรัพยากรโดยใช้เมธอด API หรือ CSV ตั้งหมวดหมู่ทรัพยากรเป็น CONFERENCE_ROOM
การแจ้งเตือนที่จะได้รับ
สำหรับกิจกรรมที่นัดหมายภายใน 3 เดือนในอนาคต
- ปฏิทินจะส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังผู้จัดและผู้เข้าร่วมเพื่อแจ้งห้องที่จองใหม่
- หากมีผู้เข้าร่วมมากกว่า 20 คน ปฏิทินจะแจ้งเตือนเฉพาะผู้จัดและผู้สร้างเท่านั้น
นอกจากนี้ หากห้องปฏิเสธการจองในกรณีต่อไปนี้
- ชุดกิจกรรมที่เกิดซ้ำ - ระบบจะส่งอีเมลฉบับเดียวเท่านั้น
- เหตุการณ์ครั้งหนึ่งในชุดเหตุการณ์ที่เกิดซ้ำ (ข้อยกเว้น) - ปฏิทินจะส่งอีเมลสูงสุด 8 ฉบับ โดยส่ง 1 ฉบับต่อการงดเว้นใช้ห้องหนึ่งครั้ง หากมีการงดเว้นใช้ห้องมากกว่า 8 ครั้ง ระบบจะปฏิเสธเหตุการณ์ที่เกิดซ้ำทั้งหมด
ปิดการจองห้องอื่นแทนแบบอัตโนมัติ
โปรดทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อปิดฟีเจอร์นี้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี อาคารและทรัพยากร ภาพรวมต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบอาคารและทรัพยากร
- ไปที่การตั้งค่าห้องส่วนกลาง
- ปิดตัวเลือกอนุญาตให้แทนที่ห้องโดยอัตโนมัติ