Toplantı davetiyesini reddeden bir odayı benzer bir odayla değiştirebilirsiniz. Oda zaten rezerve edilmişse, bakım yapıldığı için kaldırılmışsa veya yinelenen bir toplantı serisi için bir kerelik rezervasyon çakışması varsa rezervasyon reddedilebilir. En fazla 70 kişilik kapasiteye sahip olan odalar için Google Takvim, otomatik olarak başka bir oda bulmaya ve müsaitse bu odayı rezerve etmeye çalışır. Bu oda:
- Aynı binada
- Aynı ekipmana sahiptir
- Katılımcı sayısına göre makul boyuttadır. Yeni oda, çok büyük olmasa da tüm katılımcıların rahatça sığması gerekir. Yeni oda makul olmayan bir büyüklükteyse otomatik yenileme için rezerve edilmez.
Otomatik oda değiştirmeyi kullanma
Otomatik oda değiştirme varsayılan olarak etkindir ancak yalnızca aşağıdaki koşulların her ikisi de sağlandığında odalar değiştirilir:
- Odalar, yapılandırılmış kaynaklar olarak tanımlanmış ve toplantı alanı olarak sınıflandırılmıştır.
- Kullanıcılar çalışma yerlerini belirtmiştir ve odalar, binalarındaki yapılandırılmış kaynaklardır.
Otomatik oda değiştirme seçeneği yalnızca çalışma yeri belirtilen ve binalarında yapılandırılmış kaynakları olan kullanıcılara sunulur.
Yönetici Konsolu'nda odaları, yapılandırılmış kaynaklar olarak tanımlama
Tüm odalar için doğru kategoriyi seçin. Kaynakları etiketlendirmek (ör. sosyal alanı toplantı alanı olarak etiketlemek) odaların yanlış bir şekilde değiştirilmesine neden olabilir. Oda kategorisini değiştirmek için:
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin Binalar ve kaynaklar Genel bakış'a gidin.Binalar ve kaynaklar yönetici ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.
- Kaynak yönetimi bölümünde Aç'ı tıklayın.
- Kaynaklar bölümünde oda adını tıklayın.
- Ayrıntılar'ı tıklayın.
- Uygun kategoriyi seçin:
- Toplantı alanı: Toplantı veya konferans için kullanılan kaynaklar (telefon odaları kadar küçük mekanlar da dahil).
- Diğer kaynaklar: Bisiklet ya da şirket arabası gibi toplantılar için kullanılmayan kaynaklar.
- Kaydet'i tıklayın.
API'yi veya CSV yöntemini kullanarak odaları yapılandırılmış kaynaklar olarak tanımlama
API veya CSV yöntemini kullanarak kaynak tanımlama talimatları için Bina, özellik ve Takvim kaynağı oluşturma başlıklı makaleyi inceleyin. Kaynak kategorisini CONFERENCE_ROOM olarak ayarlayın.
Karşılaşabileceğiniz bildirimler
Sonraki 3 ay için planlanan etkinlikler için:
- Takvim, etkinliği düzenleyene ve davetlilere yeni rezerve edilen oda hakkında bilgi veren e-posta bildirimleri gönderir.
- 20'den fazla davetli varsa Takvim yalnızca etkinliği düzenleyeni ve oluşturan kullanıcıyı bilgilendirir.
Ayrıca, oda şunu reddederse:
- Düzenli etkinlik serisi: Yalnızca bir e-posta gönderilir.
- Düzenli etkinlik serisindeki bir etkinlik (bir istisna): Takvim her istisna için bir tane olmak üzere en fazla 8 e-posta gönderir. 8'den fazla istisna varsa tüm seri reddedilir.
Otomatik oda değiştirmeyi devre dışı bırakma
Özelliği devre dışı bırakmak için şu adımları uygulayın:
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin Binalar ve kaynaklar Genel bakış'a gidin.Binalar ve kaynaklar yönetici ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.
- Global oda ayarları'na gidin.
- Otomatik oda değiştirmeye izin ver'i devre dışı bırakın.