自动更换被拒绝的会议室

当会议室拒绝会议时，请将其替换为类似的会议室。会议室可能因以下原因而拒绝会议：会议室已被预订、设施团队出于维护需要而移除了会议室，或者周期性系列会议与某个一次性会议预订了同一会议室，从而出现了冲突。对于最多可容纳 70 人的会议室，Google 日历会自动尝试查找并预订合适的替代会议室（如有）：

  • 在同一建筑物中
  • 使用相同设备
  • 规模合理，具体取决于参加者人数。新会议室必须能够容纳所有参加者，并且不能过大。如果新会议室过大，则不会预订为自动替换会议室。

使用“自动更换会议室”功能

“自动更换会议室”功能默认处于开启状态，但系统只有在同时满足以下两个条件时才会更换会议室：

  • 会议室被定义为结构化资源，并被归类为会议空间。
  • 用户已设置工作地点，且会议室在建筑物中属于结构化资源。

只有设置了工作地点并在建筑物中拥有结构化资源的用户才能看到“自动更换会议室”选项。

在管理控制台中将会议室定义为结构化资源

为所有会议室选择正确的类别。错误标记资源（例如将社交空间标记为会议空间）可能会导致会议室更换错误。如需更改会议室类别，请执行以下操作：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 目录 然后 建筑物和资源 然后 概览。

    需要拥有“建筑物和资源”管理员权限。

  2. 在“资源管理”部分，点击打开。
  3. 在资源下方，点击相应会议室的名称。
  4. 点击详情。
  5. 选择合适的类别：
    • 会议空间：用于召开会议的资源，可以像电话亭一样小。
    • 其他资源：不用于会议的资源，例如自行车或公司车辆。
  6. 点击保存。

使用 API 或 CSV 方法将会议室定义为结构化资源

请参阅创建建筑物、设施和日历资源，了解使用 API 或 CSV 方法定义资源的说明。将“资源类别”设为“CONFERENCE_ROOM”。

预计会发送的通知

对于安排在未来 3 个月内的活动：

  • Google 日历会向组织者和邀请对象发送电子邮件通知，告知他们新预订的会议室。
  • 如果邀请对象超过 20 人，则 Google 日历只会通知组织者和创建者。

此外，如果会议室拒绝：

  • 一系列周期性活动 - 只发送一封电子邮件。
  • 一系列周期性活动中的一个活动 （例外情况） - 日历最多会发送 8 封电子邮件，每次例外情况发送一封。如果超过 8 封，则整个系列将被拒绝。

关闭自动更换会议室

请按照以下步骤关闭此功能：

  1. 在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标 然后 目录 然后 建筑物和资源 然后 概览。

    需要拥有“建筑物和资源”管理员权限。

  2. 前往全局会议室设置。
  3. 关闭允许自动更换会议室。