Créer et partager un agenda de groupe

En tant qu'administrateur dans un cadre professionnel ou scolaire, vous pouvez créer des agendas à partager avec les membres de votre organisation. On les appelle des agendas de groupe. Par exemple, vous pouvez créer un agenda partagé pour les vacances du personnel et un autre pour les réunions générales.

Remarques :

  • L'administrateur ou l'utilisateur qui crée un agenda de groupe en est le propriétaire. Les règles d'administration, telles que les règles pour les régions de données, qui s'appliquent à ce propriétaire s'appliquent également à l'agenda. La propriété des données reste celle de l'organisation du propriétaire de l'agenda.
  • Si un groupe est invité à un événement, une copie de l'événement est stockée et traitée conformément aux règles de l'organisation parente concernant les données.

Créer un agenda de groupe

Avant de commencer :

  • Pour partager l'agenda avec un groupe spécifique de votre organisation, placez-les d'abord dans leur groupe. Suivez la procédure Créer un groupe.
  • L'utilisateur qui crée un agenda en est le propriétaire. Les règles de l'organisation qui s'appliquent à l'utilisateur s'appliquent également à l'agenda. Remarque : À partir de début 2026, lorsqu'un propriétaire d'agenda de groupe sera supprimé, l'agenda le sera également. Pour éviter de perdre ces données, nous vous recommandons de transférer les agendas avant de supprimer les utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez Annuler ou transférer des événements ou des agendas secondaires avant de supprimer un compte utilisateur.
  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. À gauche, à côté de Autres agendas, cliquez sur Ajouter  puis Créer un agenda.
  3. Ajoutez le nom de l'agenda (Agenda Équipe Marketing, par exemple), une description et le fuseau horaire.
  4. Cliquez sur Créer l'agenda.

Partager votre agenda

Vous pouvez partager un agenda avec toute votre organisation, ou avec une personne ou un groupe en particulier.

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. À gauche, cliquez sur le nom du nouvel agenda.
  3. Pointez sur l'agenda partagé, puis cliquez sur Plus  puis Paramètres et partage.
  4. Sélectionnez une option :
    • Tous les membres de votre organisation : sous "Autorisations d'accès", cochez la case Rendre disponible pour votre organisation. Pour partager un agenda, demandez aux utilisateurs de s'y abonner, ou partagez-le avec une personne ou un groupe.
    • Une personne ou un groupe en particulier : sous "Partager avec des personnes en particulier", cliquez sur Ajouter des contacts puis saisissez l'adresse e-mail de toutes les personnes ou du groupe avec qui vous souhaitez partager l'agenda.
  5. Dans la zone des autorisations, cliquez sur la flèche vers le bas  puis choisissez une option. Pour en savoir plus, consultez Paramètres d'autorisation.
  6. Cliquez sur Envoyer.

Les membres reçoivent des notifications par e-mail contenant des liens vers les agendas partagés.

  • Utilisateurs individuels et membres existants du groupe : les utilisateurs reçoivent des notifications par e-mail lorsque des agendas sont partagés.
  • Nouveaux membres d'un groupe : dans l'heure suivant leur adhésion, les nouveaux membres d'un groupe reçoivent des notifications par e-mail concernant les agendas auxquels ils ont accès. sauf si le groupe compte plus de 100 agendas partagés.

Ces notifications par e-mail contiennent un lien "Ajouter à l'agenda". Si un utilisateur clique sur ce lien, puis sur Ajouter un agenda, l'agenda s'affiche dans la liste "Autres agendas" de cet utilisateur.

Aider les utilisateurs à trouver des agendas partagés

Pour aider les utilisateurs à trouver des agendas partagés, vous pouvez leur envoyer l'ID de l'agenda en question.

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. Sous "Mes agendas", localisez l'agenda partagé.
  3. Pointez sur l'agenda partagé, puis cliquez sur Plus  puis Paramètres et partage.
  4. Faites défiler la page jusqu'à la section "Intégrer l'agenda" et copiez l'ID de l'agenda. Il est long.
  5. Collez cet ID dans un document ou sur un site Web pour le transmettre aux nouveaux utilisateurs.
  6. Dites-leur de suivre cette procédure :
    1. À côté de "Autres agendas", cliquez sur  puis S'abonner à l'agenda.
    2. Collez l'ID de l'agenda dans le champ "Ajouter l'agenda", puis appuyez sur Entrée.

L'agenda s'affiche alors dans la liste "Autres agendas" de l'utilisateur.

Pour aider vos utilisateurs à créer et à partager des agendas, dirigez-les vers :