Skapa och dela en gruppkalender

Du kan skapa kalendrar som du delar med personer i organisationen. Detta kallas gruppkalendrar. Du kanske till exempel vill ha en delad gruppkalender för de helgdagar som är lediga på företaget och en annan för möten inom hela organisationen.

Obs!

  • Administratören eller användaren som skapar en gruppkalender äger kalendern. Organisationspolicyer, till exempel policyer för dataregioner, som gäller för ägaren gäller även för kalendern. Kalenderägarens organisation behåller äganderätten till datan.
  • Om en grupp bjuds in till en händelse lagras en kopia av händelsen och behandlas enligt organisationens datapolicyer.
  • När ägaren till en gruppkalender raderas raderas även kalendern. Vi rekommenderar att du överför kalendrar innan du raderar användare för att undvika att förlora denna data. Mer information finns i Avbryta eller överföra händelser eller sekundära kalendrar innan du raderar en användare.

Skapa en gruppkalender

  1. Öppna Google Kalender.
  2. Klicka på Lägg till följt av Skapa ny kalender till vänster bredvid Andra kalendrar.
  3. Lägg till namnet på kalendern (exempelvis Kalender för marknadsteamet), en beskrivning och en tidszon.
  4. Klicka på Skapa kalender.

Dela din kalender

Du kan dela en kalender i hela organisationen eller med en specifik person eller grupp.

  1. Öppna Google Kalender.
  2. Klicka på den nya kalenderns namn till vänster.
  3. Peka på den delade kalendern och klicka på Mer följt av Inställningar och delning.
  4. Välj ett alternativ:
    • Alla i organisationen – under Åtkomstbehörigheter markerar du rutan Gör tillgänglig för *din organisation*. Om du vill dela kalendern ber du användarna att prenumerera på kalendern eller dela den med en person eller grupp.
    • En specifik person eller grupp – under Dela med specifika personer klickar du på Lägg till personer följt av lägg till e-postadressen för personen eller gruppen som du vill dela kalendern med.
  5. Klicka på nedåtpilen i rutan Behörigheter följt av välj ett alternativ. Mer information finns i Behörighetsinställningar.
  6. Klicka på Skicka.

Medlemmarna får e-postaviseringar med länkar till den delade kalendern.

  • Enskilda användare och befintliga gruppmedlemmar – användarna får e-postaviseringar när kalendrar delas.
  • Nya gruppmedlemmar – nya gruppmedlemmar får e-postaviseringar om kalendrarna de har åtkomst till, vanligtvis inom en timme efter att de har gått med i gruppen. Nya gruppmedlemmar får inte detta aviseringsmeddelande om gruppen har fler än 100 delade kalendrar.

Dessa e-postaviseringar innehåller länken Lägg till i kalender. Om en användare klickar på denna länk och sedan på Lägg till i kalender visas kalendern i listan Övriga kalendrar för användaren.

Hjälp andra att hitta delade kalendrar

Om du vill hjälpa andra att hitta delade kalendrar kan du skicka kalender-idt:t till dem.

  1. Öppna Google Kalender.
  2. Leta upp den delade kalendern under Mina kalendrar.
  3. Peka på den delade kalendern och klicka på Mer följt av Inställningar och delning.
  4. Gå till avsnittet Integrera kalender och kopiera kalender-id:t. It's long.
  5. Klistra in detta id i ett dokument eller på en webbplats som de nya användarna får tillgång till.
  6. Uppmana dem att göra följande:
    1. Klicka på följt av Prenumerera på kalender bredvid Andra kalendrar.
    2. Klistra in kalender-id:t i rutan Lägg till en kalender och tryck på Retur.

Kalendern visas då i användarens lista Andra kalendrar.

Hjälp användarna att skapa och dela kalendrar genom att skicka dem till