建立及共用群組日曆

管理員可以為自己的公司或學校建立共用日曆，分享給機構中的每位成員。這些日曆叫做群組日曆。舉例來說，您可以建立註明公司休假日的群組共用日曆，也可以提供詳列機構全體會議日程的群組共用日曆。

注意：

  • 建立群組日曆的管理員或使用者會成為該日曆的擁有者。適用於該擁有者的機構政策 (例如資料地區政策) 也會套用至日曆。日曆擁有者所屬機構仍保有資料所有權。
  • 如果邀請群組參加活動，系統會根據頂層機構的資料政策儲存及處理活動副本。

建立群組日曆

事前準備：

  • 如要僅與貴機構的特定使用者群組共用日曆，請先將使用者加入各自的群組。請按照「建立群組」一文中的步驟操作。
  • 建立日曆的使用者就是日曆擁有者。適用於使用者的機構政策也會套用至日曆。 注意：自 2026 年初起，當群組日曆的擁有者遭到刪除，該日曆也會一併刪除。為避免遺失這類資料，建議您在刪除使用者前轉移日曆。詳情請參閱「在刪除使用者前取消或轉移活動/次要日曆」。
  1. 開啟 Google 日曆。
  2. 在左側的「其他日曆」旁邊，依序按一下「新增」圖示 接下來「建立新日曆」。
  3. 新增日曆名稱 (例如「行銷團隊日曆」)、日曆說明和時區。
  4. 點按「建立日曆」。

共用日曆

您可以將日曆與全機構共用，或是與特定使用者或群組共用。

  1. 開啟 Google 日曆。
  2. 在左側按一下新日曆的名稱。
  3. 將滑鼠游標指向共用日曆，然後依序按一下「更多」圖示 接下來「設定和共用」。
  4. 選擇下列其中一種做法：
    • 「貴機構中的所有成員」：勾選「存取權限」下方的「與 <貴機構名稱> 共用)」方塊。如要共用日曆，請要求使用者訂閱日曆，或與個別使用者或群組共用日曆。
    • 「特定使用者或群組」：在「與特定使用者共用日曆」下方，按一下「新增邀請對象」接下來 新增日曆共用對象 (個人或群組) 的電子郵件地址。
  5. 在權限方塊中，按一下向下箭頭 接下來 選擇所需選項。詳情請參閱「權限設定」。
  6. 按一下 [傳送]。

群組成員會收到附有共用日曆連結的電子郵件通知。

  • 個別使用者和現有群組成員：使用者會在成為日曆共用對象時收到電子郵件通知。
  • 新群組成員：新成員通常會在加入群組後的一小時內收到電子郵件通知，得知可以存取哪些日曆。如果群組的共用日曆超過 100 個，新群組成員便不會收到這封通知電子郵件。

上述電子郵件通知附有「新增至日曆」連結。如果使用者點選這個連結並新增日曆，相應日曆即會顯示在該使用者的「其他日曆」清單中。

協助使用者尋找共用日曆

您可以將共用日曆 ID 傳送給使用者，協助他們找出日曆。

  1. 開啟 Google 日曆。
  2. 在「我的日曆」下方找出共用日曆。
  3. 將滑鼠游標指向共用日曆，然後依序按一下「更多」圖示 接下來「設定和共用」。
  4. 向下捲動至「整合日曆」部分，然後複製日曆 ID。 ID 很長。
  5. 將這個 ID 貼到文件或網站中，交給新使用者。
  6. 要求使用者執行下列操作：
    1. 在「其他日曆」旁邊，依序按一下 接下來「訂閱日曆」。
    2. 將日曆 ID 貼到「新增日曆」方塊中，然後按下 Enter 鍵。

相應日曆隨後會顯示在使用者的「其他日曆」清單中。

您可以向使用者提供以下資訊連結，協助他們建立和共用日曆：