يمكنك تلقائيًا إلغاء حجز غرف الاجتماعات المحجوزة عندما يرفض الجميع الاجتماع في "تقويم Google" باستثناء مستخدم واحد. يمكنك أيضًا تخصيص عمليات إلغاء الحجز واستبعاد غرف معيّنة ومستخدمين معيّنين من عملية إلغاء الحجز. عندما يتم إلغاء حجز غرفة، يتلقّى منظّم الاجتماع إشعارًا عبر البريد الإلكتروني.
ملاحظة: يمكنك استخدام "لوحة بيانات الغرف" لمساعدتك في تحليل عمليات إلغاء حجز الغرف في مؤسستك. ومن خلال لوحة البيانات هذه، يمكنك الاطّلاع على إجمالي عدد ساعات إلغاء حجز الغرف وعدد ساعات إعادة حجزها وعدد الساعات التي تعذَّر فيها إلغاء حجزها. مزيد من المعلومات
تفعيل عمليات إلغاء حجز الغرف أو إيقافها
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل المباني والموارد إعدادات الغرفة.يتطلب امتلاك امتياز مشرف تقويم Google.
- بالنسبة إلى إلغاء حجز الغرف للأحداث المرفوضة، انقر على تفعيل أو إيقاف.
- انقر على حفظ.
استبعاد الغرف أو مجموعات المستخدمين من عمليات إلغاء حجز الغرف
استبعاد غرفة
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل المباني والموارد إدارة الموارد.يتطلب امتلاك امتياز مشرف تقويم Google.
- انقر على اسم المورد للغرفة.
- في قسم إعدادات الغرفة، انقر على السهم المتجه للأسفل
. - بالنسبة إلى الخيار الاستثناء من إلغاء حجز الغرفة، انقر على تفعيل.
- انقر على حفظ.
استبعاد مجموعة مستخدمين
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل المباني والموارد إعدادات الغرفة.يتطلب امتلاك امتياز مشرف تقويم Google.
- في قسم إعدادات الغرفة العامة، انقر على السهم المتّجه للأسفل .
- بالنسبة إلى الخيار استثناء مجموعات مستخدمين من إلغاء حجز الغرف، انقر على تعديل المجموعات.
- أدخِل مجموعة المستخدمين وانقر على حفظ.
إصلاح عمليات إلغاء حجز الغرف غير المرغوب فيها
يمكنك تقليل عمليات إلغاء حجز الغرف غير المرغوب فيها من خلال استثناءات الغرف والمنظّمين. يتضمّن "تقويم Google" أسلوبًا منطقيًا للمساعدة، ولكن اختيارك للغرف ومجموعات المستخدمين يمثّل أمرًا في غاية الأهمية.
الحالات التي لا يلغي فيها "تقويم Google" حجز الغرف
- رفض المدعوين الدعوة قبل بدء الاجتماع بأقل من 10 دقائق
- تحديد موعد الاجتماع للانعقاد خلال الدقائق الثلاثين القادمة
- حجز غرفة مباشرةً في تقويم الغرفة
- مدة الاجتماع أطول من 4 ساعات
- اتساع الغرفة لأكثر من 20 شخصًا
- إلغاء حجز الغرفة سابقًا ثم إعادة إضافتها للاجتماع نفسه
- عدم وجود مدعوين باستثناء المنظّم أو وجود مدعوين خارجيين
- حجز الاجتماع في تقويم ثانوي
- الغرفة كبيرة أو محجوزة لاجتماع أو حدث كبير
ملاحظة: هذه ليست قائمة كاملة بعوامل إلغاء حجز الغرف، كما أنّ منطق إلغاء حجز الغرف عرضة للتغيير.
اختيار الغرف المُراد إلغاء حجزها
- يستخدمها الموظفون المهمون بشكل متكرر، مثل الغرفة الخاصة بالرئيس التنفيذي.
- تُستخدَم لمهام العمل البالغة الأهمية (مثل التوظيف أو الاجتماعات مع العملاء أو الأحداث الخاصة).
- مُقيّد لمعظم الموظفين.
- يستخدمها مدعوون خارجيون لم تتم دعوتهم إلى الحدث.
اختيار منظّمي الغرف
- ينشؤون اجتماعات للموظفين المهمين جدًا.
- يحجزون اجتماعات بشكل متكرر لمستخدمين آخرين، ولكنهم لا يحضرون هذه الاجتماعات.
- يكونون مسؤولين تنفيذيين في الإدارة العليا.
- يحددون مواعيد اجتماعات العمل البالغة الأهمية والاجتماعات مع الأطراف الخارجية.