Oprócz planowania spotkań w Kalendarzu Google użytkownicy w Twojej organizacji mogą zarządzać zasobami, które są udostępniane innym osobom. Najczęstszym przykładem zasobu jest sala konferencyjna. Inne przykłady to projektory, samochody firmowe, biura gościnne, sprzęty rekreacyjne czy inne zasoby, których wykorzystanie może być regulowane harmonogramem. Zanim użytkownicy będą mogli planować korzystanie z tych zasobów, musisz je utworzyć w Kalendarzu.
Uprawnienia niezbędne do zarządzania zasobami
Aby zarządzać zasobami kalendarza, musisz mieć rolę administratora z uprawnieniami Budynki i zasoby > Zarządzanie. Te uprawnienia są włączone w gotowej roli administratora usług. Możesz użyć tej roli lub utworzyć niestandardową rolę administratora. Instrukcje znajdziesz w sekcji Przypisywanie użytkownikowi ról administratora lub Tworzenie niestandardowych ról administratora.
Uwaga: tylko superadministratorzy mogą zarządzać zasobami kalendarza z własnych kalendarzy, zanim zasoby zostaną udostępnione innym użytkownikom. Zanim zmiany w listach ACL zaczną obowiązywać i będziesz mieć możliwość zarządzania tymi zasobami, może minąć kilka godzin.
Zalecane zadania administracyjne
Tworzenie budynków, funkcji i zasobów
Pierwszym krokiem w zarządzaniu zasobami kalendarza jest ich utworzenie. W przypadku zasobów utworzonych przed 17 października 2017 r. zalecamy przejście na zasoby strukturalne, aby móc korzystać z najnowszych ulepszeń Kalendarza Google.
Dodawanie zasobów do listy Mój kalendarz
Aby zarządzać zasobem, musisz dodać jego adres e-mail do listy Moje kalendarze. Możesz wtedy edytować zasób, udostępniać go lub otrzymywać powiadomienia o nim.
Udostępnianie zasobów kalendarza
Jeśli nie ustawisz opcji udostępniania dla nowego zasobu, zostanie zastosowana domyślna opcja udostępniania kalendarzy pomocniczych w Twojej organizacji.
Dodawanie zasobów do wydarzenia
Po utworzeniu i udostępnieniu zasobów Ty i Twoi użytkownicy możecie dodawać je do wydarzeń w ten sam sposób, w jaki zapraszacie gości na wydarzenia.
Otrzymywanie powiadomień o zasobach
Możesz skonfigurować otrzymywanie powiadomień, gdy:
- zasób zostanie zaplanowany w nowym wydarzeniu,
- zaplanowane wydarzenie zostanie zmienione lub anulowane,
- zaproszone osoby lub zaplanowane zasoby wyślą odpowiedź na wydarzenie.
Możesz też ustawić otrzymywanie dziennego harmonogramu zasobu.