Il 1° maggio 2025 cambieranno le policy di conservazione per i messaggi diretti 1:1 in Google Chat.
Prima del 1° maggio, le policy di conservazione per i messaggi diretti 1:1 con partecipanti esterni potevano essere controllate da entrambe le organizzazioni. Ciò significa che le policy di conservazione di ogni organizzazione influiscono sulla quantità di cronologia visualizzata dagli utenti nel messaggio diretto 1:1. Questo è diverso dal modo in cui vengono gestite le conversazioni degli spazi, in cui solo le policy di conservazione dell'organizzazione del creator influiscono su queste conversazioni.
A partire dal 1° maggio, i messaggi diretti 1:1 inizieranno a rispettare solo le regole di conservazione dell'organizzazione che li ha creati.
Questa modifica non influisce sulla possibilità di applicare le policy di conservazione o di accedere alle conversazioni in Google Vault per gli utenti a cui sono state applicate le policy di Vault.
Cronologia degli eventi
A partire dal 1° maggio 2025, tutti i nuovi messaggi diretti 1:1 con utenti esterni rispetteranno le policy di conservazione del creator.
A partire dal 2 giugno 2025 verrà eseguita la migrazione dei messaggi diretti 1:1 esistenti con utenti esterni in modo da rispettare le policy di conservazione del creator.
Prevediamo che entro il 1° agosto 2025 il processo di migrazione sarà completato per tutti i messaggi diretti 1:1.
Fino al 1° febbraio 2026 conserveremo i messaggi diretti 1:1 interessati in Google Vault o in Esportazione dei dati per 6 mesi dopo la fine della migrazione per consentire alle organizzazioni di scaricare una copia dei dati. Tuttavia, le regole impostate per eliminare i contenuti continueranno a essere rispettate.
Nota: in qualità di amministratore, se vuoi conservare una copia di tutti i messaggi scambiati dagli utenti della tua organizzazione con utenti esterni, ti consigliamo di avere le policy di conservazione di Vault attive.
Cosa possono fare gli amministratori prima della migrazione dei dati?
Prima della migrazione, consigliamo agli amministratori di eseguire le seguenti operazioni:
- Conferma le impostazioni per le chat esterne
- Prepararsi a rispondere alle domande dei dipendenti sulle policy di conservazione delle chat
- Controllare le policy di conservazione
- (Facoltativo) Configurare Vault per la propria organizzazione
- (Facoltativo) Ricevere una copia delle conversazioni esterne
- (Facoltativo) Configurare l'archiviazione di terze parti
Controllare le policy di conservazione
Assicurati di aver impostato una policy di Vault per conservare i dati per la durata appropriata. Se non è configurata alcuna policy di Vault, i messaggi di alcune conversazioni a cui hai attualmente accesso potrebbero essere eliminati. Per scoprire di più, vedi Gestire le regole di conservazione e le archiviazioni a fini legali.
(Facoltativo) Configurare Vault per la propria organizzazione
Se vuoi conservare tutti i messaggi inviati dalla tua organizzazione e non hai una licenza Vault attiva, segui le istruzioni relative a Licenze di Vault e quindi Configurare Vault per l'organizzazione.
(Facoltativo) A partire da agosto, riceverai una copia delle conversazioni esterne
Per ricevere una copia delle conversazioni esterne potenzialmente interessate da questa migrazione:
- Esegui un'esportazione di Vault utilizzando l'operatore di ricerca
is:externalmanaged. Questo operatore restituirà solo i messaggi diretti 1:1 gestiti da un'altra organizzazione. Esporta questi dati dopo il 1° agosto 2025. - Richiedi un'esportazione dei dati per il tuo dominio. Se vuoi richiedere questa esportazione, fallo dopo il 1° agosto 2025.
(Facoltativo) Configurare l'archiviazione di terze parti
Se vuoi conservare tutti i dati di Chat, ma non hai Vault, puoi configurare l'archiviazione di terze parti.
Domande frequenti sulle modifiche alla conservazione dei messaggi diretti
Come viene determinata l'applicazione delle policy di conservazione per i messaggi diretti 1:1 dopo questa modifica?
A chi ha creato un messaggio diretto 1:1 esterno verranno applicate le policy di conservazione per entrambi gli utenti della conversazione. Ad esempio, se un utente esterno ha creato un messaggio diretto 1:1 con te 2 anni fa, a lui (o alla sua organizzazione) verranno applicate le policy di conservazione. Il creator non può cambiare anche se la conversazione viene eliminata.
Gli utenti e gli amministratori conoscono le policy di conservazione di una conversazione con messaggio diretto 1:1 a cui partecipano?
No, per motivi di privacy, non possiamo mostrare le policy di conservazione di una conversazione. Tuttavia, in tutte le conversazioni verrà visualizzato un testo che indica chi ha avviato la conversazione e, per estensione, a chi si applicano le policy.
Il creator cambia dopo che tutti i messaggi sono stati eliminati da una policy di conservazione e un utente invia un nuovo messaggio?
No, la policy viene stabilita la prima volta che un utente crea una conversazione con un altro utente. Non può essere modificata in un secondo momento. Chat indicherà a entrambi gli utenti chi ha avviato il messaggio diretto 1:1 nella parte superiore della conversazione.
Io o gli utenti della mia organizzazione possiamo scegliere quali messaggi diretti 1:1 utilizzano le mie policy di conservazione e quali quelle di un'altra organizzazione?
N.
Le policy di conservazione verranno applicate ai singoli utenti in base a quelle della loro organizzazione separata o a entrambi gli utenti in base alla policy dell'autore?
Dopo questa modifica, per le conversazioni esterne, le policy di conservazione del creator vengono applicate a tutti i messaggi della conversazione. I messaggi verranno eliminati una volta superate le policy di conservazione configurate per il creator.
In qualità di amministratore, ci sono cambiamenti nel mio accesso ai messaggi diretti 1:1 in Vault?
Se gli amministratori hanno una policy di Vault applicata a tutti gli utenti della loro organizzazione, la visibilità dei messaggi degli utenti non verrà ridotta. In alcuni casi, si verificherà un aumento dei messaggi disponibili in Vault. Questo può accadere se il creator ha una policy di conservazione più lunga rispetto a qualsiasi altro utente della conversazione. Per garantire che gli amministratori dei non creator possano accedere ai messaggi che possono essere visti dai loro utenti, questi messaggi saranno in Vault, anche se è configurata una policy per eliminarli.
In qualità di amministratore, ci sono cambiamenti nei messaggi diretti 1:1 a cui posso accedere tramite Esportazione dei dati?
Se utilizzi Vault e hai applicato una policy di Vault a tutti gli utenti, la possibilità di scaricare i messaggi diretti 1:1 tramite Esportazione dei dati non sarà interessata. Se non hai Vault o non hai applicato una policy a tutte le conversazioni, è possibile che alcune conversazioni precedentemente disponibili in Esportazione dei dati non siano più disponibili a un certo punto. Conserveremo tutti i dati per 6 mesi dopo la migrazione per le organizzazioni che vogliono eseguire un'esportazione dei dati. Tuttavia, le regole impostate per eliminare i contenuti continueranno a essere rispettate.
Ci sarà un impatto sui messaggi diretti 1:1 tra due utenti della mia organizzazione?
Nel caso in cui due utenti della stessa organizzazione abbiano policy di conservazione in conflitto, rispetteremo queste policy separatamente per ciascun utente in Chat e Vault. Una volta eseguita la migrazione, rispetteremo le policy di conservazione più lunghe. Se un utente ha una regola di conservazione personalizzata e l'altro una regola di conservazione predefinita, la regola personalizzata avrà la precedenza per entrambi gli utenti.
Se una policy di eliminazione automatica si applica a un utente, questa policy eliminerà i messaggi per entrambi gli utenti in Chat. Se entrambi gli utenti hanno una policy di eliminazione automatica, verrà applicata la policy più breve per entrambi. Anche se i messaggi vengono eliminati da Chat, continueranno a essere conservati in Vault in conformità con la policy di conservazione configurata.
Questa modifica avrà un impatto sulle archiviazioni a fini legali?
No.
Questa modifica avrà un impatto sulle regioni di dati?
No.
Posso applicare una policy di conservazione o eliminazione automatica a un messaggio diretto 1:1 creato da un'altra organizzazione?
Dopo questa migrazione, Chat rispetterà solo le policy impostate dal creator. Tuttavia, per i dati in Vault, le policy continueranno a essere rispettate indipendentemente da chi ha creato la conversazione.
L'estrazione dell'utente finale sarà interessata?
L'estrazione dell'utente finale continuerà a esportare tutti i messaggi che un utente può vedere nell'interfaccia utente di Chat, ma includerà temporaneamente tutti i messaggi interessati da questa migrazione fino al 1° febbraio 2026.
Quali sono alcuni esempi di come funzionava la conservazione prima e dopo questa modifica?
Esempio di funzionamento delle policy di conservazione prima della modifica: l'utente A dell'azienda A ha una policy di conservazione di 3 mesi, mentre l'utente B dell'azienda B ha una policy di conservazione di 6 mesi. Un messaggio viene inviato dall'utente A all'utente B. In Chat, l'utente A non vedrà più la conversazione dopo 3 mesi, mentre l'utente B non la vedrà finché non saranno trascorsi 6 mesi. In Vault, gli amministratori di ogni organizzazione non potranno più vedere le conversazioni in base alla policy impostata (3 o 6 mesi*).
Esempio di come funzionano le policy di conservazione dopo la migrazione: l'utente A dell'azienda A (il creator) ha una policy di conservazione di 3 mesi, mentre l'utente B dell'azienda B ha una policy di conservazione di 6 mesi. In Chat, dopo 3 mesi, nessuno degli utenti vedrà la conversazione. Questo perché la policy di conservazione del creator (utente A) determina la visibilità della conversazione in Chat. In Vault è diverso, in quanto l'amministratore di Vault avrà visibilità sulla conversazione in base alla sua policy di conservazione. Ad esempio, l'amministratore dell'azienda A ha una policy di conservazione di 3 mesi, mentre l'amministratore dell'azienda B ha una policy più lunga di 6 mesi. Ogni amministratore vedrà la conversazione in Vault per la policy di conservazione selezionata*.
Esempio di come funzionano le policy di conservazione dopo la migrazione: l'utente A dell'azienda A ha una policy di conservazione di 3 mesi, mentre l'utente B dell'azienda B (il creator) ha una policy di conservazione di 6 mesi. Come nell'esempio precedente, entrambi gli utenti manterranno la visibilità della conversazione per 6 mesi, poiché in Chat viene seguita la policy di conservazione del creator. Per gli amministratori di Vault, entrambe le aziende vedranno le conversazioni per 6 mesi. La visibilità dell'azienda A viene estesa per garantire che possa accedere ai messaggi che l'utente può vedere.
*Nota:anche Vault ha un periodo di eliminazione di 30 giorni dopo la scadenza di una policy di conservazione prima dell'eliminazione dei messaggi.