Przewodnik po zmianach dotyczących przechowywania czatów 1:1

1 maja 2025 r. zmienią się zasady przechowywania czatów 1:1 w Google Chat.

Przed 1 maja zasady przechowywania czatów 1:1 z użytkownikami zewnętrznymi mogą być kontrolowane przez obie organizacje. Oznacza to, że zasady przechowywania danych każdej organizacji mają wpływ na to, ile historii wiadomości widzą użytkownicy na czacie 1:1. Jest to inne podejście niż w przypadku rozmów w pokojach, na które wpływ mają tylko zasady przechowywania organizacji twórcy.

1 maja czaty 1:1 zaczną być przenoszone do modelu, w którym będą stosowane tylko reguły przechowywania tworzących je organizacji.

Ta zmiana nie ma wpływu na możliwość stosowania zasad przechowywania ani uzyskania dostępu do rozmów w Google Vault przez użytkowników, w przypadku których stosowane są zasady Vault.

Oś czasu zdarzeń

Od 1 maja 2025 r. wszystkie nowe czaty 1:1 z użytkownikami zewnętrznymi będą podlegać zasadom przechowywania danych określonym przez twórcę.

2 czerwca 2025 r. rozpocznie się przenoszenie istniejących czatów 1:1 z użytkownikami zewnętrznymi do nowego modelu, w którym będą przestrzegane zasady przechowywania twórcy.

Przewidujemy, że proces migracji wszystkich czatów 1:1 zostanie zakończony do 1 sierpnia 2025 r.

Do 1 lutego 2026 r. zapiszemy czaty 1:1 w Google Vault lub w narzędziu do eksportowania danych na 6 miesięcy od zakończenia migracji, aby umożliwić organizacjom pobranie kopii danych. Wszelkie ustawione reguły dotyczące usuwania treści będą jednak nadal obowiązywać.

Uwaga: jeśli jako administrator chcesz zachować kopię wszystkich wiadomości, które użytkownicy z Twojej organizacji wysłali do użytkowników zewnętrznych, zalecamy stosować aktywne zasady przechowywania w Vault.

Co administratorzy mogą zrobić przed migracją danych

Przed migracją administratorzy powinni:

Sprawdzanie zasad przechowywania

Sprawdź, czy masz skonfigurowane zasady Vault, które pozwalają przechowywać dane przez odpowiedni czas. Jeśli nie skonfigurujesz żadnych zasad Vault, wiadomości w niektórych rozmowach, do których masz obecnie dostęp, mogą zostać usunięte. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zarządzanie regułami przechowywania i blokadami.

(Opcjonalnie) Konfigurowanie Vault w organizacji

Jeśli chcesz zachować wszystkie wiadomości wysłane przez Twoją organizację i nie masz aktywnej licencji Vault, wykonaj instrukcje dotyczące licencji Vault, a następnie skonfiguruj Vault w organizacji.

(Opcjonalnie) Pobranie kopii rozmów z użytkownikami zewnętrznymi (w sierpniu)

Aby otrzymać kopię rozmów z użytkownikami zewnętrznymi, które mogą zostać przeniesione:

  1. Wykonaj eksport z Vault za pomocą operatora wyszukiwania is:externalmanaged. Ten operator zwróci tylko czaty 1:1 zarządzane przez inną organizację. Te dane należy wyeksportować po 1 sierpnia 2025 r.
  2. Poproś o dostęp do narzędzia do eksportowania danych dla Twojej domeny. Jeśli chcesz poprosić o eksport tych danych, zrób to po 1 sierpnia 2025 r.

(Opcjonalnie) Konfigurowanie archiwizacji przez inną firmę

Jeśli chcesz zachować wszystkie dane z Google Chat, ale nie masz dostępu do Vault, możesz skonfigurować archiwizację przez inną firmę.

Najczęstsze pytania dotyczące zmian w zakresie przechowywania czatów

Jak po wprowadzeniu tej zmiany będą określane zasady przechowywania w przypadku czatów 1:1?

W przypadku obu użytkowników czatu 1:1 z użytkownikiem zewnętrznym stosowane będą zasady przechowywania osoby, która go utworzyła. Jeśli na przykład użytkownik zewnętrzny utworzył z Tobą czat 1:1 2 lata temu, stosowane będą jego zasady przechowywania (lub zasady jego organizacji). Twórca nie może tego zmienić, nawet jeśli usunie rozmowę.

Czy użytkownicy i administratorzy będą wiedzieć, jakie zasady przechowywania obowiązują w przypadku czatów 1:1, w których uczestniczą?

Nie, ze względu na ochronę prywatności nie możemy pokazać zasad przechowywania dotyczących rozmowy. W przypadku wszystkich rozmów będzie jednak widoczny tekst wskazujący, kto rozpoczął rozmowę, a co za tym idzie, czyje zasady mają do niej zastosowanie.

Czy twórca zmieni się po usunięciu wszystkich wiadomości zgodnie z zasadami przechowywania i wysłaniu nowej wiadomości przez użytkownika?

Nie, zasady są ustalane, gdy użytkownik tworzy czat z innym użytkownikiem. Nie można później ich zmienić. Obaj użytkownicy będą widzieć informację o twórcy czatu 1:1 w górnej części rozmowy.

Czy ja lub użytkownicy w mojej organizacji możemy wybrać, które czaty 1:1 mają korzystać z moich zasad przechowywania, a które z zasad innej organizacji?

Nie.

Czy do każdego użytkownika będą stosowane odrębne zasady przechowywania jego organizacji, czy do obu użytkowników będą stosowane zasady twórcy?

Po tej zmianie w przypadku rozmów z użytkownikami zewnętrznymi do wszystkich wiadomości w rozmowie będą stosowane zasady przechowywania ustawione przez twórcę. Wiadomości zostaną usunięte po upływie czasu określonego w zasadach przechowywania skonfigurowanych dla twórcy.

Czy jako administrator nadal mam dostęp do czatów 1:1 w Vault?

Jeśli administratorzy zastosowali zasady Vault do wszystkich użytkowników w organizacji, nie wpłynie to na widoczność czatów użytkowników. W niektórych przypadkach liczba czatów dostępnych w Vault może wzrosnąć. Może się tak zdarzyć, jeśli twórca ma zasady z dłuższym okresem przechowywania niż inni uczestnicy rozmowy. Aby administratorzy użytkowników, którzy nie utworzyli czatu, mogli uzyskać dostęp do wiadomości widocznych dla ich użytkowników, wiadomości te będą dostępne w Vault, nawet jeśli skonfigurowane zasady przewidują ich usuwanie.

Czy jako administrator mogę spodziewać się zmian w zakresie dostępu do czatów 1:1 przez narzędzie do eksportowania danych?

Jeśli korzystasz z Vault i masz zastosowane zasady Vault do wszystkich użytkowników, nie wpłynie to na możliwość pobierania czatów 1:1 za pomocą narzędzia do eksportowania danych. Jeśli nie masz aplikacji Vault ani nie masz zasad zastosowanych do wszystkich rozmów, niektóre rozmowy, które były wcześniej dostępne w narzędziu do eksportowania danych, przestaną być w pewnym momencie dostępne. W przypadku organizacji, które chcą wyeksportować dane, wszystkie dane zostaną zachowane przez 6 miesięcy po migracji. Wszelkie ustawione reguły dotyczące usuwania treści będą jednak nadal obowiązywać.

Czy ta zmiana wpłynie na czaty 1:1 między dwoma użytkownikami w mojej organizacji?

Jeśli 2 użytkowników w tej samej organizacji ma sprzeczne zasady przechowywania, będziemy je stosować oddzielnie w przypadku każdego użytkownika w Google Chat i Vault. Po migracji będziemy stosować zasady z dłuższym okresem przechowywania. Jeśli jeden użytkownik ma niestandardową regułę przechowywania, a drugi – regułę domyślną, reguła niestandardowa będzie miała pierwszeństwo w przypadku obu z nich.

Jeśli zasady automatycznego usuwania dotyczą jednego użytkownika, czaty zostaną usunięte z Google Chat dla obu użytkowników. Jeśli obaj użytkownicy mają zasady automatycznego usuwania, w przypadku obu z nich będziemy stosować zasady z krótszym okresem przechowywania. Nawet jeśli czaty zostaną usunięte z Google Chat, będą nadal przechowywane w Vault zgodnie ze skonfigurowanymi zasadami przechowywania.

Nie.

Czy ta zmiana będzie miała wpływ na regiony danych?

Nie.

Czy mogę zastosować zasady przechowywania lub automatycznego usuwania do czatu 1:1 utworzonego przez inną organizację?

Po tej migracji Chat będzie uwzględniać tylko zasady ustawione przez twórcę. W przypadku danych w Vault zasady będą jednak nadal przestrzegane niezależnie od tego, kto utworzył rozmowę.

Czy eksport danych użytkownika będzie miał wpływ na tę zmianę?

Eksport danych użytkownika będzie nadal obejmować wszystkie wiadomości, które użytkownik może zobaczyć w interfejsie Google Chat, ale tymczasowo (do 1 lutego 2026 r.) będzie też uwzględniać wszystkie wiadomości, których dotyczy ta migracja.

Jak konkretnie zmieni się sposób przechowywania danych?

Przykład działania zasad przechowywania przed zmianą: w przypadku użytkownika A z firmy A obowiązują zasady przechowywania przez 3 miesiące, a w przypadku użytkownika B z firmy B – przez 6 miesięcy. Wiadomość jest wysyłana między użytkownikiem A a użytkownikiem B. W Google Chat użytkownik A nie będzie mógł zobaczyć tej rozmowy po 3 miesiącach, a użytkownik B – po 6 miesiącach. W Vault administratorzy każdej organizacji utracą możliwość wyświetlania rozmów zgodnie z ich ustawionymi zasadami (po 3 lub 6 miesiącach*).

Przykład działania zasad przechowywania po zmianie: w przypadku użytkownika A z firmy A (twórcy) obowiązują zasady przechowywania przez 3 miesiące, a w przypadku użytkownika B z firmy B – przez 6 miesięcy. W Google Chat żaden z użytkowników nie będzie już widzieć rozmowy po 3 miesiącach. Dzieje się tak, ponieważ zasady przechowywania danych twórcy (użytkownika A) określają widoczność rozmowy w Google Chat. W Vault będzie inaczej: administrator Vault będzie widzieć rozmowę zgodnie ze swoimi zasadami przechowywania. Przykładowo w przypadku administratora firmy A obowiązują zasady przechowywania danych przez 3 miesiące, a w przypadku administratora firmy B – przez 6 miesięcy. Każdy administrator będzie mógł zobaczyć rozmowę w Vault zgodnie z jego wybranymi zasadami przechowywania*.

Przykład działania zasad przechowywania po zmianie: w przypadku użytkownika A z firmy A obowiązują zasady przechowywania przez 3 miesiące, a w przypadku użytkownika B (twórcy) z firmy B – przez 6 miesięcy. Podobnie jak w przypadku przykładu powyżej, obaj użytkownicy będą mogli zobaczyć rozmowę przez 6 miesięcy, ponieważ w Google Chat obowiązują zasady przechowywania ustawione przez twórcę. W Vault administratorzy obu firm będą widzieć rozmowy przez 6* miesięcy. Widoczność firmy A jest rozszerzona, aby umożliwić jej dostęp do wiadomości widocznych dla jej użytkownika.

*Uwaga: po upływie okresu wynikającego z zasad przechowywania w Vault rozpoczyna się dodatkowy 30-dniowy okres, po którym wiadomości są usuwane.