Den 1 maj 2025 kommer lagringspolicyerna för enskilda direktmeddelanden i Google Chat att ändras.
Före den 1 maj kunde lagringspolicyn för enskilda direktmeddelanden (1:1-DM) med externa deltagare styras av båda organisationerna. Det innebär att varje organisations lagringspolicy skulle påverka hur mycket historik deras användare ser i 1:1-DM:et. Detta skiljer sig från hur rumskonversationer hanteras, där endast skaparens organisations lagringspolicy skulle påverka dessa konversationer.
Från och med den 1 maj kommer enskilda direktmeddelanden att övergå till att endast följa de lagringsregler som gäller för den organisation som skapar meddelandet.
Den här ändringen påverkar inte din möjlighet att tillämpa lagringspolicyer eller möjligheten att komma åt konversationer i Google Arkiv för användare med tillämpade Arkiv-policyer.
Tidslinje för händelser
Från och med den 1 maj 2025 kommer alla nya 1:1-direktmeddelanden med externa användare att följa skaparens lagringspolicy.
Från och med den 2 juni 2025 kommer befintliga 1:1-direktmeddelanden med externa användare att migreras för att respektera skaparens lagringspolicy.
Vi räknar med att migreringsprocessen kommer att vara slutförd för alla enskilda direktmeddelanden senast den 1 augusti 2025 .
Fram till den 1 februari 2026 kommer vi att spara berörda enskilda direktmeddelanden i Google Arkiv eller Data Export i 6 månader efter migreringens slut för att organisationer ska kunna ladda ner en kopia av informationen. Eventuella regler för att radera innehåll kommer dock att fortsätta att respekteras.
Obs! Om du som administratör vill behålla en kopia av alla meddelanden som användare i din organisation har med externa användare rekommenderar vi att du har en aktiv arkiveringspolicy .
Vad kan administratörer göra inför datamigreringen?
Vi rekommenderar att administratörer utför följande före migreringen:
- Bekräfta dina externa chattinställningar
- Förbered dig på att svara på frågor från anställda om policyn för chattlagring
- Kontrollera dina lagringspolicyer
- (Valfritt) Konfigurera Arkiv för din organisation
- (Valfritt) Hämta en kopia av externa konversationer
- (Valfritt) Konfigurera arkivering hos tredje part
Kontrollera dina lagringspolicyer
Se till att du har ställt in en valvpolicy för att lagra data under lämplig tid. Om ingen valvpolicy är konfigurerad kan meddelanden i vissa konversationer som du för närvarande har åtkomst till raderas. Om du vill veta mer kan du läsa Hantera lagringsregler och spärrar .
(Valfritt) Konfigurera Arkiv för din organisation
Om du vill behålla alla meddelanden som skickas av din organisation och inte har en aktiv Vault-licens följer du instruktionerna för Vault-licensiering och konfigurerar sedan Vault för din organisation .
(Valfritt) Få en kopia av externa konversationer i augusti
För att få en kopia av externa konversationer som eventuellt påverkas av migreringen:
- Utför en Vault-export med sökoperatorn
is:externalmanaged. Den här operatorn returnerar endast 1:1-direktmeddelanden som hanteras av en annan organisation. Exportera dessa data efter den 1 augusti 2025 . - Begär en dataexport för din domän. Om du vill begära denna export, vänligen gör det efter den 1 augusti 2025 .
(Valfritt) Konfigurera arkivering hos tredje part
Om du vill behålla all Chat-data, men inte har Arkiv, kan du konfigurera arkivering hos tredje part .
Vanliga frågor om ändringar i lagring av direktmeddelanden
Hur avgörs tillämpningen av lagringspolicyn för enskilda direktmeddelanden efter denna ändring?
Den som skapade ett externt 1:1-direktmeddelande kommer att få sin lagringspolicy tillämpad för båda användarna i konversationen. Om till exempel en extern användare skapade ett 1:1-direktmeddelande med dig för två år sedan kommer deras (eller deras organisations) lagringspolicy att tillämpas. Skaparen kan inte ändras även om konversationen raderas.
Kommer användare och administratörer att känna till lagringspolicyn för en enskild direktmeddelandekonversation de deltar i?
Nej, av integritetsskäl kan vi inte visa lagringspolicyn för en konversation. Däremot kommer alla konversationer att visa text som anger vem som startade konversationen, och i förlängningen vems policy som gäller för den.
Ändras skaparen efter att alla meddelanden har tagits bort av en lagringspolicy och en användare skickar ett nytt meddelande?
Nej, policyn upprättas första gången en användare skapar en konversation med en annan användare. Den kan inte ändras efter det. Chatten visar för båda användarna vilken person som startade det enskilda direktmeddelandet högst upp i konversationen.
Kan jag eller användare i min organisation välja vilka enskilda direktmeddelanden som ska använda min lagringspolicy och vilka som ska använda en annan organisations?
Inga.
Kommer lagringspolicyer att tillämpas på enskilda användare baserat på deras separata organisations policyer eller på båda användarna baserat på upphovsmannens policy?
Efter denna ändring tillämpas skaparens lagringspolicy på alla meddelanden i externa konversationer. Meddelanden raderas när de har godkänt den lagringspolicy som konfigurerats för skaparen.
Finns det något som ändrar min åtkomst till enskilda direktmeddelanden i Arkiv som administratör?
Om administratörer har en Arkiv-policy tillämpad på alla användare inom sin organisation kommer synligheten för användarnas meddelanden inte att minska. Det finns vissa fall där det kommer att bli en ökning av antalet meddelanden som är tillgängliga i Arkiv. Detta kan hända om skaparen har en längre lagringspolicy än någon annan i konversationen. För att säkerställa att administratörer för icke-skapare kan få åtkomst till meddelanden som deras användare kan se, kommer dessa meddelanden att finnas i Arkiv, även om en policy är konfigurerad för att ta bort dem.
Finns det något som ändrar vilka enskilda direktmeddelanden jag kan komma åt via dataexport som administratör?
Om du har Arkiv och har en Arkiv-policy tillämpad på alla användare kommer möjligheten att ladda ner enskilda direktmeddelanden via Data Export inte att påverkas. Om du inte har Arkiv eller inte har en policy tillämpad på alla konversationer är det möjligt att vissa konversationer som tidigare var tillgängliga i Data Export blir otillgängliga vid någon tidpunkt. Vi kommer att bevara all data i 6 månader efter migreringen för organisationer som vill utföra en Data Export. Eventuella regler som angetts för att radera innehåll kommer dock att fortsätta att respekteras.
Kommer det att påverka enskilda direktmeddelanden mellan två användare inom min organisation?
Om två användare inom samma organisation har motstridiga lagringspolicyer respekterar vi dessa policyer separat för varje användare i Chat och Arkiv. När migreringen har genomförts kommer vi att respektera den längre av de två lagringspolicyerna. Om en användare har en anpassad lagringsregel medan den andra har en standardlagringsregel, kommer den anpassade regeln att prioriteras för båda användarna.
Om en policy för automatisk borttagning gäller för en användare, kommer den policyn att radera meddelanden för båda användarna i Chat. Om båda användarna har en policy för automatisk borttagning kommer den kortaste av de två policyerna att följas för båda användarna. Även om meddelanden raderas från Chat kommer de att fortsätta att lagras i Arkiv i enlighet med den konfigurerade policyn för lagring.
Kommer den här förändringen att ha någon inverkan på rättsliga spärrar?
Inga.
Kommer den här förändringen att ha någon inverkan på dataregioner?
Inga.
Kan jag tillämpa en policy för lagring eller automatisk borttagning på ett 1:1-direktmeddelande som skapats av en annan organisation?
Efter den här migreringen kommer Chat endast att respektera den policy som skaparen har angett. För data i Arkiv kommer dock policyerna att fortsätta att respekteras oavsett vem som skapade konversationen.
Kommer slutanvändarnas avhämtning att påverkas?
Slutanvändarens takeout kommer att fortsätta exportera alla meddelanden som en användare kan se i Chat-gränssnittet, men det kommer tillfälligt att inkludera alla meddelanden som påverkas av denna migrering fram till den 1 februari 2026.
Vilka är några exempel på hur retention fungerade före och efter denna förändring?
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar före ändringen : Användare A från företag A har en lagringspolicy på 3 månader, användare B från företag B har en lagringspolicy på 6 månader. Ett meddelande skickas mellan användare A och användare B. I chatten kommer användare A inte längre att se konversationen efter 3 månader, medan användare B inte kommer att se konversationen förrän 6 månader har gått. I Arkiv kommer administratörerna för varje organisation inte längre att kunna se konversationerna baserat på deras inställda policy (3 eller 6 månader*).
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar efter migreringen : Användare A från företag A (skaparen) har en lagringspolicy på 3 månader, användare B från företag B har en lagringspolicy på 6 månader. I Chat, efter 3 månader, kommer ingen av användarna att se konversationen. Detta beror på att skaparens (användare A) lagringspolicy avgör konversationens synlighet i Chat. Detta är annorlunda för Arkiv, där Arkiv-administratören har insyn i konversationen enligt sin lagringspolicy. Till exempel har administratören för företag A en lagringspolicy på 3 månader, medan företag B:s administratör har en längre policy på 6 månader. Varje administratör kommer att se konversationen i Arkiv för sin valda lagringspolicy*.
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar efter migreringen : Användare A från företag A har en lagringspolicy på 3 månader, användare B från företag B (skaparen) har en lagringspolicy på 6 månader. I likhet med exemplet ovan kommer båda användarna att behålla synligheten för konversationen i 6 månader, eftersom skaparens lagringspolicy följs i Chat. För administratörer i Arkiv kommer båda företagen att se konversationer i 6* månader. Företag A:s synlighet utökas för att säkerställa att de kan få åtkomst till meddelanden som deras användare kan se.
*Obs! Arkivet har också en raderingsperiod på 30 dagar efter att en lagringspolicy har löpt ut innan meddelanden raderas.