Den 1 maj 2025 ändras lagringspolicyerna för 1:1-direktmeddelanden i Google Chat.
Före den 1 maj kunde lagringspolicyn för 1:1-direktmeddelanden med externa deltagare styras av båda organisationerna. Det innebär att varje organisations lagringspolicyer påverkar hur mycket historik användarna ser i direktmeddelandet. Detta skiljer sig från hur rumskonversationer hanteras. Där påverkas konversationerna endast av organisationens lagringspolicy.
Från och med den 1 maj börjar 1:1-direktmeddelanden att endast följa lagringsreglerna för den organisation som skapade dem.
Ändringen påverkar inte din möjlighet att tillämpa lagringspolicyer eller åtkomst till konversationer i Google Arkiv för användare med tillämpade Arkiv-policyer.
Tidsaxel för händelser
Från och med den 1 maj 2025 följer alla nya 1:1-direktmeddelanden med externa användare lagringspolicyn för meddelandeskaparen.
Från och med den 2 juni 2025 migreras befintliga 1:1-direktmeddelanden med externa användare så att meddelandeskaparens lagringspolicy följs.
Den 1 augusti 2025 förväntar vi oss att migreringsprocessen är klar för alla 1:1-direktmeddelanden.
Fram till den 1 februari 2026 bevarar vi berörda 1:1-direktmeddelanden i Google Arkiv eller Dataexport i sex månader efter att migreringen är klar så att organisationer kan ladda ned en kopia av datan. Regler som är inställda på att radera innehåll fortsätter dock att följas.
Obs! Om du som administratör vill behålla en kopia av alla meddelanden som användare i organisationen har med externa användare rekommenderar vi att du har en aktiv lagringspolicy i Arkiv.
Vad kan administratörer göra före datamigreringen?
Vi rekommenderar att administratörer gör följande före migreringen:
- Bekräfta dina externa chattinställningar
- Förbered dig på att svara på frågor från medarbetare om policy för chattlagring
- Kontrollera lagringspolicyerna
- (Valfritt) Konfigurera Arkiv för organisationen
- (Valfritt) Få en kopia av externa konversationer
- (Valfritt) Konfigurera extern arkivering
Kontrollera lagringspolicyerna
Se till att du har angett en Arkiv-policy för att lagra data under lämplig tidsperiod. Om ingen Arkiv-policy har konfigurerats kan meddelanden i vissa konversationer som du för närvarande har åtkomst till raderas. Läs mer i Hantera lagringsregler och spärrar.
(Valfritt) Konfigurera Arkiv för organisationen
Om du vill behålla alla meddelanden som skickas av organisationen och inte har en aktiv Arkiv-licens följer du anvisningarna i Arkiv-licensiering och Konfigurera Arkiv för organisationen.
(Valfritt) Få en kopia av externa konversationer i augusti
Så här får du en kopia av externa konversationer som kan påverkas av migreringen:
- Gör en Arkiv-export med sökoperatorn
is:externalmanaged. Den här operatorn returnerar endast 1:1-direktmeddelanden som hanteras av en annan organisation. Exportera denna data efter den 1 augusti 2025. - Begär en dataexport för din domän. Om du vill begära exporten gör du det efter den 1 augusti 2025.
(Valfritt) Konfigurera arkivering från tredje part
Om du vill lagra all chattdata men inte har Arkiv kan du konfigurera arkivering från tredje part.
Vanliga frågor om ändringar av lagring av direktmeddelanden
Hur fastställs tillämpningen av lagringspolicyer för 1:1-direktmeddelanden efter den här ändringen?
Den som skapade ett externt 1:1-direktmeddelande får sin lagringspolicy tillämpad för båda användarna i konversationen. Om en extern användare till exempel skapade ett 1:1-direktmeddelande med dig för två år sedan tillämpas lagringspolicyn för hen (eller hens organisation). Kreatören kan inte ändra även om konversationen raderas.
Får användare och administratörer reda på lagringspolicyn för en 1:1-direktmeddelandekonversation som de deltar i?
Nej, av integritetsskäl kan vi inte visa lagringspolicyn för en konversation. I alla konversationer visas dock text som anger vem som startade konversationen och därmed vems policy som gäller för den.
Ändras avsändaren när alla meddelanden har raderats av en lagringspolicy och en användare skickar ett nytt meddelande?
Nej, policyn fastställs första gången en användare skapar en konversation med en annan användare. Det går inte att ändra senare. Chat anger vem som startade 1:1-direktmeddelandet högst upp i konversationen för båda användarna.
Kan jag eller användare i organisationen välja vilka 1:1-direktmeddelanden som ska använda min lagringspolicy och vilka som ska använda en annan organisations?
Nej.
Tillämpas lagringspolicyer på enskilda användare baserat på deras separata organisationspolicyer eller på båda användarna baserat på avsändarens policy?
Efter den här ändringen tillämpas lagringspolicyn för den som skapade konversationen på alla meddelanden i konversationen. Meddelanden raderas när de har passerat lagringspolicyn som har konfigurerats för kreatören.
Är det något som ändras i min åtkomst till enskilda direktmeddelanden i Arkiv som administratör?
Om administratörer har en Arkiv-policy som tillämpas på alla användare i organisationen minskar inte synligheten för användarnas meddelanden. I vissa fall ökar antalet meddelanden som är tillgängliga i Arkiv. Detta kan hända om kreatören har en längre lagringspolicy än någon annan i konversationen. För att säkerställa att administratörer för användare som inte är kreatörer kan få åtkomst till meddelanden som användaren kan se finns dessa meddelanden i Arkiv, även om en policy har konfigurerats för att radera dem.
Är det något som ändras i vilka enskilda direktmeddelanden jag kan komma åt via Dataexport som administratör?
Om du har Arkiv och har tillämpat en Arkiv-policy på alla användare påverkas inte möjligheten att ladda ned 1:1-direktmeddelanden via Dataexport. Om du inte har Arkiv eller inte har tillämpat en policy på alla konversationer kan det hända att vissa konversationer som tidigare var tillgängliga i Dataexport inte längre är tillgängliga. Vi bevarar all data i sex månader efter migreringen för organisationer som vill utföra en dataexport. Regler som är inställda på att radera innehåll fortsätter dock att följas.
Påverkas 1:1-direktmeddelanden mellan två användare i organisationen?
Om två användare inom samma organisation har motstridiga lagringspolicyer respekterar vi policyerna separat för varje användare i Chat och Arkiv. När migreringen har skett tillämpar vi den längsta av de två lagringspolicyerna. Om en användare har en anpassad lagringsregel och den andra har en standardlagringsregel har den anpassade regeln företräde för båda användarna.
Om en policy för automatisk radering gäller för en användare raderas meddelanden för båda användarna i Chat. Om båda användarna har en policy för automatisk radering tillämpas den kortaste av de två policyerna för båda användarna. Även om meddelanden raderas från Chat fortsätter de att lagras i Arkiv i enlighet med den konfigurerade lagringspolicyn.
Påverkar denna ändring spärrar av rättsliga skäl?
Nej.
Påverkar denna ändring dataregioner?
Nej.
Kan jag tillämpa en lagrings- eller policy för automatisk radering på ett direktmeddelande som har skapats av en annan organisation?
Efter migreringen följer Chat endast policyn som har angetts av kreatören. För data i Arkiv fortsätter dock policyerna att följas oavsett vem som skapade konversationen.
Påverkas slutanvändarens möjlighet att exportera data?
Slutanvändare kan fortsätta exportera meddelanden som de kan se i Chat-användargränssnittet, men tillfälligt inkluderas alla meddelanden som påverkas av migreringen fram till den 1 februari 2026.
Vilka är några exempel på hur lagring fungerade före och efter ändringen?
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar före ändringen: Användare A från företag A har en lagringspolicy på tre månader och användare B från företag B har en lagringspolicy på sex månader. Ett meddelande skickas mellan användare A och användare B. I Chat ser användare A inte längre konversationen efter tre månader, medan användare B inte ser konversationen förrän sex månader har gått. I Arkiv kan administratörerna för varje organisation inte längre se konversationerna utifrån den angivna policyn (tre eller sex månader*).
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar efter migreringen: Användare A från företag A (meddelandeskaparen) har en lagringspolicy på tre månader och användare B från företag B har en lagringspolicy på sex månader. Efter tre månader ser ingen av användarna konversationen i Chat. Det beror på att lagringspolicyn för kreatören (användare A) avgör konversationens synlighet i Chat. Detta skiljer sig från Vault, där Vault-administratören kan se konversationen enligt lagringspolicyn. Administratören för företag A har till exempel en lagringspolicy på tre månader, medan administratören för företag B har en längre policy på sex månader. Varje administratör ser konversationen i Arkiv för den valda lagringspolicyn*.
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar efter migreringen: Användare A från företag A har en lagringspolicy på tre månader och användare B från företag B (kreatören) har en lagringspolicy på sex månader. I likhet med exemplet ovan behåller båda användarna synligheten för konversationen i sex månader eftersom kreatörens lagringspolicy följs i Chat. För administratörer i Arkiv ser båda företagen konversationer i sex* månader. Företag A:s synlighet utökas för att säkerställa att de kan se meddelanden som deras användare kan se.
*Obs! Arkiv har även en raderingsperiod på 30 dagar efter att en lagringspolicy löper ut innan meddelanden raderas.