ในวันที่ 1 พฤษภาคม 2025 นโยบายการเก็บรักษาข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ใน Google Chat จะมีการเปลี่ยนแปลง
ก่อนวันที่ 1 พฤษภาคม นโยบายการเก็บรักษาข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 (1:1 DM) กับผู้เข้าร่วมภายนอกสามารถควบคุมได้โดยทั้ง 2 องค์กร ซึ่งหมายความว่านโยบายการเก็บรักษาของแต่ละองค์กรจะส่งผลต่อประวัติการสนทนาที่ผู้ใช้เห็นในข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ซึ่งแตกต่างจากวิธีจัดการการสนทนาในพื้นที่ทำงานที่จะมีเพียงนโยบายการเก็บรักษาขององค์กรผู้สร้างเท่านั้นที่มีผลต่อการสนทนาดังกล่าว
ตั้งแต่วันที่ 1 พฤษภาคมเป็นต้นไป ข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 จะเริ่มเปลี่ยนเป็นรูปแบบที่ระบบจะยึดตามกฎการเก็บรักษาขององค์กรที่สร้างข้อความเท่านั้น
การเปลี่ยนแปลงนี้จะไม่ส่งผลต่อความสามารถของคุณในการใช้นโยบายการเก็บรักษา หรือความสามารถในการเข้าถึงการสนทนาใน Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ที่ใช้นโยบายห้องนิรภัย
ไทม์ไลน์ของเหตุการณ์ต่างๆ
ตั้งแต่วันที่ 1 พฤษภาคม 2025 เป็นต้นไป ข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ใหม่ทั้งหมดกับผู้ใช้ภายนอกจะเป็นไปตามนโยบายการเก็บรักษาของผู้สร้าง
ตั้งแต่วันที่ 2 มิถุนายน 2025 เป็นต้นไป ข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 กับผู้ใช้ภายนอกที่มีอยู่จะย้ายข้อมูลเป็นรูปแบบที่ระบบจะยึดตามนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของผู้สร้าง
ภายในวันที่ 1 สิงหาคม 2025 เราคาดว่ากระบวนการย้ายข้อมูลข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์
จนถึงวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2026 เราจะเก็บรักษาข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ที่ได้รับผลกระทบใน Google ห้องนิรภัยหรือเครื่องมือส่งออกข้อมูลไว้เป็นเวลา 6 เดือนหลังจากสิ้นสุดการย้ายข้อมูลเพื่อให้องค์กรต่างๆ ดาวน์โหลดสำเนาข้อมูลได้ อย่างไรก็ตาม ระบบจะยังคงยึดตามกฎที่ตั้งค่าไว้ให้ลบเนื้อหา
หมายเหตุ: ในฐานะผู้ดูแลระบบ หากต้องการเก็บสำเนาข้อความทั้งหมดที่ผู้ใช้ในองค์กรของคุณส่งถึงผู้ใช้ภายนอก เราขอแนะนำให้มีนโยบายการเก็บรักษาของห้องนิรภัยที่ใช้งานอยู่
ผู้ดูแลระบบจะทำอะไรได้บ้างก่อนการย้ายข้อมูล
เราขอแนะนำให้ผู้ดูแลระบบดำเนินการต่อไปนี้ก่อนการย้ายข้อมูล
- ยืนยันการตั้งค่า Chat ภายนอก
- เตรียมพร้อมตอบคำถามจากพนักงานเกี่ยวกับนโยบายการเก็บรักษา Chat
- ตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษา
- (ไม่บังคับ) ตั้งค่าห้องนิรภัยสำหรับองค์กร
- (ไม่บังคับ) ดาวน์โหลดสำเนาการสนทนาภายนอก
- (ไม่บังคับ) ตั้งค่าการเก็บของบุคคลที่สาม
ตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษา
ตรวจสอบว่าคุณได้ตั้งค่านโยบายห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษาข้อมูลไว้เป็นระยะเวลาที่เหมาะสม หากไม่ได้กำหนดค่านโยบายห้องนิรภัย ระบบอาจลบข้อความในการสนทนาบางรายการที่คุณเข้าถึงได้ในปัจจุบัน โปรดอ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่จัดการกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราว
(ไม่บังคับ) ตั้งค่าห้องนิรภัยสำหรับองค์กร
หากต้องการเก็บข้อความทั้งหมดที่องค์กรส่งและไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยที่ใช้งานอยู่ ให้ทำตามวิธีการในหัวข้อ การอนุญาตให้ใช้สิทธิห้องนิรภัย แล้ว ตั้งค่าห้องนิรภัยสำหรับองค์กร
(ไม่บังคับ) ในเดือนสิงหาคม ให้ดาวน์โหลดสำเนาการสนทนาภายนอก
หากต้องการรับสำเนาการสนทนาภายนอกที่อาจได้รับผลกระทบจากการย้ายข้อมูลนี้ ให้ดำเนินการดังนี้
- ดำเนินการส่งออกห้องนิรภัยโดยใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา
is:externalmanagedโอเปอเรเตอร์นี้จะแสดงเฉพาะข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ที่องค์กรอื่นจัดการ โปรดส่งออกข้อมูลนี้หลังจากวันที่ 1 สิงหาคม 2025 - ส่งคำขอส่งออกข้อมูลสำหรับโดเมนของคุณ หากต้องการส่งคำขอส่งออกนี้ โปรดดำเนินการหลังจากวันที่ 1 สิงหาคม 2025
(ไม่บังคับ) ตั้งค่าการเก็บของบุคคลที่สาม
หากต้องการเก็บข้อมูล Chat ทั้งหมดแต่ไม่มีห้องนิรภัย คุณสามารถตั้งค่าการเก็บของบุคคลที่สามได้
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการเก็บรักษาข้อความส่วนตัว
ระบบกำหนดการใช้นโยบายการเก็บรักษาสำหรับข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 อย่างไรหลังจากการเปลี่ยนแปลงนี้
ผู้ใช้รายใดสร้างข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ภายนอก ระบบจะใช้นโยบายการเก็บรักษาของผู้ใช้รายนั้นกับผู้ใช้ทั้ง 2 รายในการสนทนา เช่น หากผู้ใช้ภายนอกส่งข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 กับคุณเมื่อ 2 ปีที่แล้ว ระบบจะใช้นโยบายการเก็บรักษาของผู้ใช้ (หรือองค์กรของผู้ใช้) ดังกล่าว ผู้สร้างจะเปลี่ยนแปลงไม่ได้แม้ว่าจะมีการลบการสนทนาแล้วก็ตาม
ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบจะทราบนโยบายการเก็บรักษาของการสนทนาข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ที่ตนเข้าร่วมไหม
ไม่ เนื่องด้วยเหตุผลด้านความเป็นส่วนตัว เราจึงไม่สามารถแสดงนโยบายการเก็บรักษาของการสนทนา อย่างไรก็ตาม การสนทนาทั้งหมดจะแสดงข้อความที่ระบุว่าใครเป็นผู้เริ่มการสนทนา และนโยบายของผู้ใดจะมีผลกับการสนทนานั้น
ผู้สร้างจะมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากข้อความทั้งหมดถูกลบตามนโยบายการเก็บรักษา และผู้ใช้ส่งข้อความใหม่หรือไม่
ไม่ ระบบจะกำหนดนโยบายเมื่อผู้ใช้สร้างการสนทนากับผู้ใช้รายอื่นเป็นครั้งแรก และจะเปลี่ยนแปลงไม่ได้หลังจากนั้น Chat จะระบุให้ผู้ใช้ทั้ง 2 รายทราบว่าใครเป็นผู้เริ่มข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ที่ด้านบนของการสนทนา
ฉันหรือผู้ใช้ในองค์กรของฉันเลือกได้ไหมว่าจะให้ข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 รายการใดใช้นโยบายการเก็บรักษาของฉันและรายการใดใช้นโยบายขององค์กรอื่น
ไม่ได้
ระบบจะใช้นโยบายการเก็บรักษากับผู้ใช้แต่ละรายตามนโยบายขององค์กรของผู้ใช้แต่ละราย หรือกับผู้ใช้ทั้ง 2 รายตามนโยบายของผู้เริ่มการสนทนา
หลังจากการเปลี่ยนแปลงนี้ นโยบายการเก็บรักษาของผู้สร้างจะมีผลกับข้อความทั้งหมดในการสนทนาภายนอก ระบบจะลบข้อความออกเมื่อข้อความผ่านนโยบายการเก็บรักษาที่กำหนดค่าไว้สำหรับผู้สร้าง
ในฐานะผู้ดูแลระบบ มีอะไรเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับสิทธิ์เข้าถึงข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ในห้องนิรภัยไหม
หากผู้ดูแลระบบใช้นโยบายห้องนิรภัยกับผู้ใช้ทุกคนภายในองค์กร ระดับการเข้าถึงข้อความของผู้ใช้จะไม่ลดลง ในบางกรณี ข้อความที่ดูได้ในห้องนิรภัยจะเพิ่มขึ้น ซึ่งอาจเกิดขึ้นหากผู้สร้างมีนโยบายการเก็บรักษานานกว่าผู้อื่นในการสนทนา ทั้งนี้ข้อความดังกล่าวจะอยู่ในห้องนิรภัยเพื่อให้ผู้ดูแลระบบของผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้สร้างเข้าถึงข้อความที่ผู้ใช้ของตนเห็นได้ แม้ว่าจะมีการกำหนดค่านโยบายให้ลบข้อความเหล่านั้นก็ตาม
ในฐานะผู้ดูแลระบบ มีอะไรเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ที่เข้าถึงได้ผ่านเครื่องมือส่งออกข้อมูล
หากคุณใช้ห้องนิรภัยและมีการใช้นโยบายห้องนิรภัยกับผู้ใช้ทุกคน ความสามารถในการดาวน์โหลดข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ผ่านเครื่องมือส่งออกข้อมูลจะไม่ได้รับผลกระทบ หากคุณไม่ได้ใช้ห้องนิรภัยหรือไม่มีการใช้นโยบายที่ใช้กับการสนทนาทั้งหมด การสนทนาบางรายการที่เคยมีอยู่ในเครื่องมือส่งออกข้อมูลอาจใช้งานไม่ได้ เราจะเก็บรักษาข้อมูลทั้งหมดไว้เป็นเวลา 6 เดือนหลังจากการย้ายข้อมูลสำหรับองค์กรที่ต้องการดำเนินการส่งออกข้อมูล อย่างไรก็ตาม ระบบจะยังคงยึดตามกฎที่ตั้งค่าไว้ให้ลบเนื้อหา
ข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ระหว่างผู้ใช้ 2 รายในองค์กรของฉันจะได้รับผลกระทบไหม
ในกรณีที่ผู้ใช้ 2 รายในองค์กรเดียวกันมีนโยบายการเก็บรักษาที่ขัดแย้งกัน เราจะใช้นโยบายเหล่านั้นแยกกันสำหรับผู้ใช้แต่ละรายใน Chat และห้องนิรภัย เมื่อการย้ายข้อมูลเกิดขึ้นแล้ว เราจะใช้นโยบายการเก็บรักษาที่มีระยะเวลานานกว่าสำหรับผู้ใช้ทั้ง 2 ราย หากผู้ใช้รายหนึ่งมีกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ขณะที่อีกรายมีกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น กฎที่กำหนดเองจะมีผลเหนือกว่าสำหรับผู้ใช้ทั้ง 2 ราย
หากนโยบายการลบอัตโนมัติมีผลกับผู้ใช้รายเดียว นโยบายดังกล่าวจะลบข้อความของผู้ใช้ทั้ง 2 รายใน Chat หากผู้ใช้ทั้ง 2 รายมีนโยบายการลบอัตโนมัติ ระบบจะใช้นโยบายที่มีระยะเวลาสั้นกว่ากับผู้ใช้ทั้ง 2 ราย แม้ว่าระบบจะลบข้อความออกจาก Chat แล้ว แต่ระบบจะยังคงเก็บรักษาข้อความไว้ในห้องนิรภัยตามนโยบายการเก็บรักษาที่กำหนดค่าไว้
การเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีไหม
ไม่
การเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อเขตข้อมูลไหม
ไม่
ฉันสามารถใช้นโยบายการเก็บรักษาหรือนโยบายการลบอัตโนมัติกับข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ที่สร้างโดยองค์กรอื่นได้ไหม
หลังจากการย้ายข้อมูลนี้ Chat จะยึดตามนโยบายที่ผู้สร้างตั้งค่าไว้เท่านั้น อย่างไรก็ตาม สำหรับข้อมูลในห้องนิรภัย ระบบจะยังคงยึดตามนโยบายไม่ว่าใครจะเป็นผู้สร้างการสนทนา
การถ่ายโอนข้อมูลของผู้ใช้ปลายทางจะได้รับผลกระทบไหม
การถ่ายโอนข้อมูลผู้ใช้ปลายทางจะยังคงส่งออกข้อความที่ผู้ใช้เห็นในอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของ Chat ต่อไป แต่ระบบจะรวมข้อความที่ได้รับผลกระทบจากการย้ายข้อมูลนี้ไว้ชั่วคราวจนถึงวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2026
ตัวอย่างวิธีการทำงานของการเก็บรักษาก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลงนี้มีอะไรบ้าง
ตัวอย่างวิธีการทำงานของนโยบายการเก็บรักษาก่อนการเปลี่ยนแปลง: ผู้ใช้ ก จากบริษัท ก มีนโยบายการเก็บรักษา 3 เดือน ส่วนผู้ใช้ ข จากบริษัท ข มีนโยบายการเก็บรักษา 6 เดือน โดยมีการส่งข้อความระหว่างผู้ใช้ ก กับผู้ใช้ ข ใน Chat ผู้ใช้ ก จะไม่เห็นการสนทนาอีกหลังจากผ่านไป 3 เดือน ขณะที่ผู้ใช้ ข จะไม่เห็นการสนทนาจนกว่าจะผ่านไป 6 เดือน ในห้องนิรภัย ผู้ดูแลระบบของแต่ละองค์กรจะไม่เห็นการสนทนาอีกต่อไปตามนโยบายที่ตั้งไว้ (3 หรือ 6 เดือน*)
ตัวอย่างวิธีการทำงานของนโยบายการเก็บรักษาหลังจากการย้ายข้อมูล: ผู้ใช้ ก จากบริษัท ก (ผู้สร้าง) มีนโยบายการเก็บรักษา 3 เดือน ส่วนผู้ใช้ ข จากบริษัท ข มีนโยบายการเก็บรักษา 6 เดือน ใน Chat หลังจากผ่านไป 3 เดือน ผู้ใช้ทั้งคู่จะไม่เห็นการสนทนานั้นอีก เนื่องจากนโยบายการเก็บรักษาของผู้สร้าง (ผู้ใช้ ก) เป็นตัวกำหนดระดับการเข้าถึงการสนทนาใน Chat ซึ่งแตกต่างจากห้องนิรภัยที่ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยจะเข้าถึงการสนทนาได้ตามนโยบายการเก็บรักษาของตน เช่น ผู้ดูแลระบบของบริษัท ก มีนโยบายการเก็บรักษา 3 เดือน ขณะที่ผู้ดูแลระบบของบริษัท ข มีนโยบายที่นานกว่าคือ 6 เดือน ผู้ดูแลระบบแต่ละคนจะเห็นการสนทนาในห้องนิรภัยตามนโยบายการเก็บรักษาที่เลือกไว้*
ตัวอย่างวิธีการทำงานของนโยบายการเก็บรักษาหลังจากการย้ายข้อมูล: ผู้ใช้ ก จากบริษัท ก มีนโยบายการเก็บรักษา 3 เดือน ส่วนผู้ใช้ ข จากบริษัท ข (ผู้สร้าง) มีนโยบายการเก็บรักษา 6 เดือน เช่นเดียวกับตัวอย่างข้างต้น ผู้ใช้ทั้ง 2 รายจะยังคงเห็นการสนทนาเป็นเวลา 6 เดือน เนื่องจาก Chat ใช้นโยบายการเก็บรักษาของผู้สร้าง สำหรับผู้ดูแลระบบในห้องนิรภัย ทั้ง 2 บริษัทจะเห็นการสนทนาเป็นเวลา 6* เดือน ระดับการมองเห็นของบริษัท ก จะขยายออกเพื่อให้เข้าถึงข้อความที่ผู้ใช้ของตนเห็นได้
*หมายเหตุ: ห้องนิรภัยยังมีระยะเวลาการลบข้อมูล 30 วันหลังจากที่นโยบายการเก็บรักษาหมดอายุก่อนที่จะลบข้อความ