Permitir el uso compartido con usuarios ajenos a Google a través del uso compartido con visitantes

Se admite en todas las ediciones de Google Workspace y G Suite. Algunas funciones no están disponibles para todas las ediciones. No se admite en las ediciones de Cloud Identity.

Con el uso compartido con visitantes, puedes permitir que tus usuarios inviten a personas que no tienen una Cuenta de Google a colaborar en archivos y carpetas. Puedes permitir el uso compartido con visitantes con cualquier persona o solo con visitantes de dominios de confianza. Puedes revisar quién tiene acceso a los archivos y carpetas de tu organización.

Cómo funciona el uso compartido con visitantes

  • Los usuarios comparten contenido con los visitantes de la misma manera que lo hacen con los usuarios de Google. Los visitantes reciben una invitación por correo electrónico para colaborar y un PIN para verificar su identidad. Podrán editar, comentar o ver un elemento durante 7 días después de que verifiquen su identidad. Si el visitante necesita colaborar por más tiempo, puede usar el vínculo original para volver a verificar su identidad.
  • Las opciones de uso compartido con visitantes también controlan el uso compartido con cuentas de invitado. Puedes usar cuentas de invitado para permitir que los usuarios externos colaboren en los servicios de Workspace con su dirección de correo electrónico existente. Para obtener más información, consulta Administra los invitados de Workspace.

Cuando se activa el uso compartido con visitantes

  • Los visitantes pueden usar Drive en la Web para ver, comentar, sugerir ediciones y editar archivos que se compartieron con ellos. Para obtener detalles sobre lo que se puede compartir, consulta Cómo compartir documentos con visitantes.
  • Tus usuarios pueden compartir archivos y carpetas específicos de las unidades compartidas con visitantes. Si los usuarios tienen las ediciones compatibles, los visitantes pueden crear y subir archivos en las carpetas que se compartieron con ellos. Los administradores y los administradores de unidades compartidas no pueden agregar visitantes como miembros directos de nivel superior de una unidad compartida.
  • Si un visitante tiene acceso de edición a un archivo, puede compartirlo con otro usuario de Google, pero no con otro visitante.
  • Los visitantes no pueden acceder a los archivos en dispositivos móviles ni en clientes descargados, como Google Drive para computadoras.
  • Los visitantes pueden borrar sus sesiones, lo que quita sus nombres del historial del documento y los comentarios que hayan hecho.
  • Las sesiones en un archivo compartido se pueden ver y cambiar, o se puede revocar su acceso, como el de cualquier otro colaborador.

Activa el uso compartido con visitantes

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario contar con el privilegio de administrador de Drive y Documentos.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Opciones de uso compartido.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Para permitir el uso compartido con cuentas de visitante o de invitado solo con dominios de confianza, sigue estos pasos:

    1. Agrega esos dominios a la lista de entidades permitidas de tu organización, si aún no lo hiciste. Para averiguar detalles, consulta Permitir el uso compartido externo solo con dominios de confianza.
    2. Selecciona Dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.

    3. Marca la casilla Permitir el uso compartido con cuentas de invitado y visitantes sin Cuentas de Google en los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.

      Problema conocido: Puedes ignorar el mensaje "Incompatible con los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas". Tus usuarios aún pueden compartir contenido con personas del dominio de confianza.

    Para permitir el uso compartido con visitantes para cualquier persona, sigue estos pasos:

    1. Selecciona Activar.
    2. Marca la casilla Permitir que los usuarios o las unidades compartidas de tu organización compartan elementos con cuentas de invitado y visitantes sin Cuentas de Google.

  5. (Opcional) Para advertir a los usuarios antes de que compartan contenido con alguien ajeno a tu organización, marca Advertir cuando se compartan archivos de usuarios o unidades compartidas de tu organización fuera de tu organización.

  6. En Verificador de acceso, selecciona Solo destinatarios, público objetivo sugerido o público (no se requiere una Cuenta de Google).

  7. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Actualiza una sesión de visitante a una cuenta de Google Workspace

Como administrador, puedes actualizar la sesión de visitante de un usuario a una cuenta de Google Workspace. Creas una cuenta de Google Workspace con la misma dirección de correo electrónico que la sesión de visitante. Este proceso conserva el historial de colaboración de la sesión del visitante, incluidos los comentarios y las ediciones del documento. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.

Nota: No puedes cambiar de una sesión de visitante a un Grupo de Google. Si un administrador crea un Grupo de Google con una dirección de correo electrónico que tiene una sesión de visitante, esta se borra.

Cómo un visitante actualiza su cuenta a una Cuenta de Google

Para actualizar de una sesión de visitante a una Cuenta de Google con la misma dirección de correo electrónico, el visitante primero debe borrar su sesión de visitante. Luego, podrán crear una Cuenta de Google o registrarse en Google Workspace.

Problemas conocidos y limitaciones

  • Algunos sitios que usan un acceso de Google podrían mostrar la cuenta del visitante en el selector de cuentas. Sin embargo, incluso si accedieron, los visitantes solo pueden acceder a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites.
  • Cuando los usuarios comparten una carpeta de una unidad compartida con un visitante, el permiso más alto que se le puede otorgar al visitante es el de acceso de Colaborador. Los administradores y los administradores de unidades compartidas no pueden agregar visitantes como miembros directos de nivel superior de una unidad compartida, y los visitantes no pueden acceder a la carpeta de nivel superior de una unidad compartida. Solo puedes compartir carpetas o archivos específicos dentro de una unidad compartida con visitantes.
  • No se pueden agregar visitantes a un grupo en Grupos de Google ni editar en Sites. Sin embargo, pueden ser lectores de la versión publicada de un sitio.
  • Si restringes el uso compartido con Cuentas de Google personales en tu organización, también se restringirá el uso compartido con visitantes. Si tú (o uno de tus usuarios) intentan compartir contenido con estas cuentas, recibirán un mensaje de error.
  • Un visitante no puede descargar carpetas.
  • Los usuarios con las ediciones Business Starter, Google Workspace for Education Fundamentals, Essentials Starter, Google Workspace for Nonprofits o G Suite Business no pueden permitir que los visitantes suban o creen archivos y carpetas en unidades compartidas. Compara tu edición.


Google, Google Workspace y las marcas y los logotipos relacionados son marcas comerciales de Google LLC. Todos los demás nombres de productos y empresas son marcas comerciales de las empresas con las que se encuentran asociados.