管理核准

支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。版本比較

使用者可以將 Google 雲端硬碟中的文件透過正式程序送交核准。審查者可以直接在 Google 雲端硬碟、Google 文件和其他 Google Workspace 編輯器內核准或拒絕文件，也可以在文件中加入意見回饋。無論是待核准的合約或聘僱決定、文件發布前的修訂核准，或其他需取得正式核准的情況，你都可以採用這個程序。

運作方式

使用者將文件送交核准後，核准者會收到要求核准的電子郵件通知或 Google 雲端硬碟通知。如果使用者設定了截止日，審查者就會在接近截止日時收到要求核准的電子郵件提醒。使用者可選擇是否鎖定文件，藉此決定編輯者是否可以編輯內容、在文件中加註或提出建議。根據預設，文件會是解鎖狀態。

核准者點選文件連結後，即可開始查看內容、在文件中加註，以及拒絕或核准文件。如果使用者將文件送交多位審查者要求核准，則必須等到所有審查者都核准後，該文件才算正式通過核准。有人編輯內容後，所有審查者都必須重新核准最新版本的檔案。只要其中一位審查者拒絕核准，系統就不會核准該檔案。

所有審查者都核准文件後，系統就會鎖定檔案。在檔案解除鎖定之前，任何人都無法編輯該檔案。將檔案解鎖不會取消目前的核准要求。

詳情請參閱「將 Google 雲端硬碟中的檔案送交核准」。

控管核准功能

管理員可以控管使用者和檔案在核准程序中的牽涉程度。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」圖示 接下來「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「雲端硬碟與文件」。

    必須擁有服務設定管理員權限。

  2. 按一下「核准」。
  3. (選用) 如果只要對部分使用者套用設定，請在側邊選取「組織單位」或「配置群組」，前者通常代表部門，後者為進階設定。

    群組設定會覆寫機構單位。瞭解詳情

  4. 如要讓機構外部使用者能夠核准機構擁有的文件，請按一下「允許針對貴機構擁有的檔案核准要求」下方的「開啟」。
  5. 如要讓使用者能夠將檔案送交機構外部人員要求核准，請按一下「允許機構中的使用者針對檔案提出核准要求」下方的「開啟」。
  6. 按一下「儲存」。如果是機構單位，您也可以按一下「覆寫」。

    如要日後還原沿用的值，請按一下「沿用」 (如果是群組，請點選「取消設定」)。