En este artículo, no se describe cómo mover contenido hacia o desde unidades compartidas. Para obtener más información, consulta Cómo mover contenido a una unidad compartida.
Las carpetas compartidas son diferentes de las unidades compartidas. Si mueves un elemento de una carpeta compartida, es posible que cambie quién puede verlo y qué permisos se le aplican. Considera usar unidades compartidas en tu organización en lugar de simplemente compartir carpetas.
Nota: Si migras carpetas con muchos archivos o subcarpetas, puede tardar algo de tiempo trasladar todos los elementos a la nueva ubicación.
Antes de comenzar
Para mover archivos o carpetas de una carpeta compartida a Mi unidad, sigue estos pasos:
- Asegúrate de compartir el elemento con acceso de edición.
- Habilita el parámetro de configuración Los editores pueden cambiar permisos y compartir para el archivo o la carpeta. Para obtener instrucciones, consulta Cómo restringir las opciones de uso compartido de los archivos de Drive.
Permisos de archivo
Cuando se migra un archivo o una carpeta desde una carpeta compartida a Mi unidad, se trata de una migración y no de una copia. El contenido migrado ya no está en la carpeta compartida. Estos fueron algunos de los resultados:
- Se quitarán los permisos que el contenido migrado heredó de la carpeta compartida. Hereda los permisos nuevos de la carpeta de destino, además de otros permisos que se hayan establecido de forma explícita.
- Los usuarios ya no verán los archivos ni las carpetas que se migraron en la carpeta compartida.
Ejemplo
- Un usuario compartió un archivo con los usuarios A y B.
Los usuarios A y B tienen acceso al archivo, independientemente de su ubicación. - Un usuario compartió un archivo almacenado en la carpeta X con los usuarios A y C.
Los usuarios A, B y C tienen acceso al archivo. - Un archivo que se comparte con el usuario D se mueve a la carpeta Y.
Los usuarios A, B y D tienen acceso al archivo, pero el usuario C ya no lo ve en la carpeta X y ya no tiene acceso a él.
Notificaciones cuando se mueven archivos
Cuando un usuario mueve un archivo de una carpeta compartida a Mi unidad, ve una advertencia antes de que se realice el cambio. Esta notificación ayuda a reducir el riesgo de que un usuario mueva archivos por accidente y quite el acceso a otros usuarios.
Si el usuario continúa con el traslado, verá otro mensaje en el que se le notificará el cambio y se le dará la oportunidad de deshacerlo.
Los usuarios también pueden hacer un seguimiento de la actividad de los archivos y las carpetas en Mi unidad para ver el historial de cambios, incluidos los avisos cuando se mueven los archivos. Por lo tanto, si compartes una carpeta de Mi unidad y alguien quita un elemento de la carpeta compartida, verás un aviso en el historial de actividad que indica que se quitó el archivo. En el aviso, también se indica quién movió el archivo y cuándo.
¿Qué deberían hacer en la organización?
Si tu organización no tiene una estructura de carpetas compartidas extensa, es posible que no necesites hacer nada. Sin embargo, las organizaciones que usan carpetas compartidas de forma extensiva podrían hacer lo siguiente:
- Considera usar unidades compartidas en tu organización en lugar de compartir carpetas: Lee ¿Qué son las unidades compartidas?
- Bloquea tus carpetas compartidas para que solo se pueda acceder a ellas con el permiso Puede ver: Si un usuario solo tiene acceso de lectura a una carpeta, no puede quitar ni agregar archivos en ella. Esta es la forma más segura de garantizar que nadie agregue ni quite contenido de una carpeta compartida. Sin embargo, desarrolla un proceso empresarial para identificar a las personas con el parámetro de configuración de uso compartido Puede editar para una carpeta compartida. Como alternativa, puedes educar a tus usuarios para que tengan cuidado cuando otorguen acceso de edición a las carpetas compartidas.
- Agrega accesos directos en lugar de mover archivos: Capacita a tus usuarios para que agreguen accesos directos cada vez que quieran acceder a un archivo desde otra carpeta. Remítelos a Cómo crear un acceso directo para un archivo o una carpeta y Cómo buscar archivos y carpetas con accesos directos de Google Drive.
Nota: Si aparece un elemento en la raíz de Mi unidad que antes no estaba allí, consulta Cómo encontrar un archivo que crees que no borraste.