En este artículo, no se describe cómo mover contenido a unidades compartidas ni desde ellas. Para obtener más detalles, consulta Mueve contenido a una unidad compartida.
Las carpetas compartidas son diferentes de las unidades compartidas. Si mueves un elemento de una carpeta compartida, es posible que cambie quién puede verlo y qué permisos se aplican al elemento. Considera usar unidades compartidas en tu organización en lugar de simplemente compartir carpetas.
Nota: Si mueves carpetas que tienen muchos archivos o subcarpetas, es posible que los cambios tarden un tiempo en aparecer.
Antes de comenzar
Para mover archivos o carpetas de una carpeta compartida a Mi unidad:
- Asegúrate de compartir el elemento con acceso de Puede editar.
- Habilita el parámetro de configuración Los editores pueden cambiar permisos y compartir para el archivo o la carpeta. Para obtener instrucciones, consulta Restringe las opciones de uso compartido en archivos de Drive.
Permisos del archivo
Cuando se migra un archivo o una carpeta desde una carpeta compartida a Mi unidad , se trata de una acción de movimiento y no de copia. El contenido migrado ya no está en la carpeta compartida. Estos fueron algunos de los resultados:
- Se quitaron los permisos que el contenido migrado heredó de la carpeta compartida. Hereda permisos nuevos de la carpeta de destino, además de otros permisos establecidos de forma explícita.
- Los usuarios ya no verán los archivos ni las carpetas que se migraron en la carpeta compartida.
Ejemplo
- Un usuario compartió un archivo con los usuarios A y B.
Los usuarios A y B tienen acceso al archivo, independientemente de su ubicación. - Un usuario compartió un archivo almacenado en la carpeta X con los usuarios A y C.
Los usuarios A, B y C tienen acceso al archivo. - Se mueve a la carpeta Y un archivo que se comparte con el usuario D.
Los usuarios A, B y D tienen acceso al archivo, pero el usuario C ya no lo ve en la carpeta X ni tiene acceso a él.
Notificaciones cuando se mueven archivos
Cuando un usuario mueve un archivo de una carpeta compartida a Mi unidad, ve una advertencia antes de que el movimiento se haga efectivo. Esta notificación ayuda a reducir el riesgo de que un usuario mueva archivos por accidente y quite el acceso a otros usuarios.
Si el usuario continúa con el movimiento, verá otro mensaje en el que se le notificará el cambio y se le dará la oportunidad de deshacerlo.
Los usuarios también pueden hacer un seguimiento de la actividad de los archivos y las carpetas en Mi unidad para ver el historial de los cambios, incluidos los avisos cuando se mueven archivos. Por lo tanto, si compartes una carpeta desde Mi unidad y alguien mueve un elemento fuera de la carpeta compartida, puedes ver un aviso en el historial de actividad que indica que se quitó el archivo. En el aviso, también se indica quién movió el archivo y cuándo.
¿Qué debe hacer tu organización?
Si tu organización no tiene una estructura extensa de carpetas compartidas, es posible que no necesites hacer nada. Sin embargo, las organizaciones que usan carpetas compartidas de forma extensa podrían hacer lo siguiente:
- Considerar usar unidades compartidas en tu organización en lugar de compartir carpetas: Lee ¿Qué son las unidades compartidas?
- Bloquear tus carpetas compartidas para que solo tengan acceso de lectura: Si un usuario solo tiene acceso de lectura a una carpeta, no puede quitar ni agregar archivos a ella. Esta es la forma más segura de garantizar que nadie agregue ni quite contenido de una carpeta compartida. Sin embargo, desarrolla un proceso empresarial para identificar a las personas con el parámetro de configuración de uso compartido Puede editar para una carpeta compartida. Como alternativa, es posible que quieras educar a tus usuarios para que tengan cuidado al otorgar acceso de edición a carpetas compartidas.
- Agregar accesos directos en lugar de mover archivos: Capacita a tus usuarios para que agreguen accesos directos donde quieran acceder a un archivo desde otra carpeta. Dirígelos a Cómo crear un acceso directo para un archivo o una carpeta y Cómo encontrar archivos y carpetas con los accesos directos de Google Drive.
Nota: Si aparece un elemento en la raíz de Mi unidad que antes no estaba allí, lee Cómo encontrar un archivo que crees no haber borrado.