Dit artikel beschrijft niet hoe u inhoud naar of van gedeelde schijven verplaatst. Zie Inhoud naar een gedeelde schijf verplaatsen voor meer informatie.
Gedeelde mappen zijn anders dan gedeelde schijven. Het verplaatsen van een item vanuit een gedeelde map kan veranderen wie het item kan zien en welke machtigingen erop van toepassing zijn. Overweeg om in uw organisatie gedeelde schijven te gebruiken in plaats van alleen mappen te delen.
Let op : als u mappen met veel bestanden of submappen verplaatst, kan het even duren voordat alle items naar de nieuwe locatie zijn overgezet.
Voordat je begint
Om bestanden of mappen van een gedeelde map naar Mijn Drive te verplaatsen:
- Zorg ervoor dat je het item deelt met iemand die bewerkingsrechten heeft.
- Schakel de optie ' Editors kunnen machtigingen en deelinstellingen voor het bestand of de map wijzigen' in . Zie ' Deelopties voor Drive-bestanden beperken' voor instructies.
Bestandsrechten
Het verplaatsen van een bestand of map vanuit een gedeelde map naar Mijn Drive is een verplaatsing en geen kopie. De verplaatste inhoud bevindt zich niet langer in de gedeelde map. Dit heeft als gevolg:
- Alle machtigingen die de verplaatste inhoud van de gedeelde map heeft overgenomen, worden verwijderd. De inhoud erft nieuwe machtigingen van de bestemmingsmap, naast andere, expliciet ingestelde machtigingen.
- Gebruikers zien de verplaatste bestanden of mappen niet meer in de gedeelde map.
Voorbeeld
- Een gebruiker deelde een bestand met gebruikers A en B.
Gebruikers A en B hebben toegang tot het bestand, ongeacht de locatie ervan. - Een gebruiker deelde een bestand uit map X met gebruikers A en C.
Gebruikers A, B en C hebben toegang tot het bestand. - Een bestand dat gedeeld is met gebruiker D wordt verplaatst naar map Y.
Gebruikers A, B en D hebben toegang tot het bestand, maar gebruiker C ziet het niet meer in map X en heeft er geen toegang meer toe.
Meldingen bij het verplaatsen van bestanden
Wanneer een gebruiker een bestand van een gedeelde map naar Mijn Drive verplaatst, ziet hij of zij een waarschuwing voordat de verplaatsing wordt uitgevoerd. Deze melding helpt het risico te verkleinen dat een gebruiker per ongeluk bestanden verplaatst en de toegang voor andere gebruikers blokkeert.
Als de gebruiker doorgaat met de verplaatsing, krijgt hij of zij een nieuw bericht te zien waarin de wijziging wordt aangekondigd en de gebruiker de mogelijkheid krijgt deze ongedaan te maken.
Gebruikers kunnen ook de activiteit van bestanden en mappen in Mijn Drive volgen om de geschiedenis van alle wijzigingen te bekijken, inclusief meldingen wanneer bestanden worden verplaatst. Als u bijvoorbeeld een map vanuit Mijn Drive deelt en iemand verplaatst een item uit de gedeelde map, ziet u een melding in de activiteitsgeschiedenis dat het bestand is verwijderd. De melding laat ook zien wie het bestand heeft verplaatst en wanneer.
Wat moet uw organisatie doen?
Als uw organisatie geen uitgebreide gedeelde mapstructuur heeft, hoeft u wellicht niets te doen. Organisaties die echter veelvuldig gebruikmaken van gedeelde mappen, kunnen wel het volgende overwegen:
- Overweeg om in uw organisatie gedeelde schijven te gebruiken in plaats van gedeelde mappen . Lees ook: Wat zijn gedeelde schijven?
- Beveilig uw gedeelde mappen zodat gebruikers alleen leesrechten hebben . Als een gebruiker alleen leesrechten heeft voor een map, kan hij of zij er geen bestanden aan toevoegen of verwijderen. Dit is de veiligste manier om te voorkomen dat iemand inhoud toevoegt of verwijdert uit een gedeelde map. Ontwikkel echter een bedrijfsproces om personen te identificeren die de instelling ' Bewerken ' hebben voor een gedeelde map. U kunt er ook voor kiezen om uw gebruikers te instrueren voorzichtig te zijn met het verlenen van bewerkingsrechten voor gedeelde mappen.
- Voeg snelkoppelingen toe in plaats van bestanden te verplaatsen — Train je gebruikers om snelkoppelingen toe te voegen waar ze ook maar een bestand uit een andere map willen openen. Verwijs ze naar Een snelkoppeling maken voor een bestand of map en Bestanden en mappen zoeken met Google Drive-snelkoppelingen .
Tip : Als er een item in de hoofdmap van Mijn Drive verschijnt dat er voorheen niet stond, lees dan ' Een bestand vinden waarvan je denkt dat je het niet hebt verwijderd' .